Актуальность внедрения системы электронного документооборота давно уже воспринимается как факт, способствующий усилению оперативности и результативности работы, а также конкурентоспособности предприятия. Трудности при выборе системы вполне объяснимы.

• Насколько быстро оправдаются сделанные вложения?
• Сколько времени займет переобучение сотрудников?
• Действительно ли система сможет освободить от ряда операций, которые ранее осуществлялись вручную, требуя немало времени?
• Так как же выбрать систему электронного документооборота с минимальным риском напрасных, бессмысленных затрат?

Основа концепции - многофункциональность

Требования к концепции системы электронного документооборота должны основываться на полноценном обеспечении функций, неизбежных в работе с документами. А именно:

• подготовка с последующим согласованием;
• регистрация в информационной базе;
• контроль за исполнением;
• архивация готового документа.

При выборе необходимо проверить, что система способна успешно справляться с перечисленными функциями.

Автоматизация с первых этапов

Первоначальные этапы работы с документами (подготовка, согласование) — наиболее кропотливые. В согласовании могут быть задействованы филиалы (подразделения), расположенные на различных территориях. Потому значимо, чтобы система электронного документооборота была снабжена средствами для формирования версий документов и редактирования их, если участники данной деятельности сочтут нужным внести изменения. Это будет способствовать существенному сокращению сроков данных видов работы, поскольку все задействованные лица смогут работать дистанционно в единой документальной базе.

Регистрация документации — основа качества исполнения

Регистрация в рамках системы решает ряд проблем, характерных для предприятий, где этот этап не автоматизирован. В частности, это позволяет:

• полностью избежать риска потери документа;
• четко разграничить документы по статусу, чтобы находящиеся в работе отличать от уже завершенных.

Контроль: ясность, четкость, прозрачность

Автоматизация контроля исполнения документов помогает обеспечить прозрачную четкость процедуры. С помощью системы очень легко:

• проверить соблюдение сроков, отведенных на исполнение;
• выстроить дополнительные поручения;
• отследить статусы документов.

Электронный архив: гарантии безупречного учета

Электронный архив, в котором структурированно размещаются полностью отработанные документы, способствует четкости ведения учетной деятельности. При возникшей необходимости любой документ можно быстро отыскать или удалить, если потребность в сохранении отпала. Функция была хорошо отлажена еще в первых системах электронного документооборота. Современные системы снабжены электронным архивом, снабженным полным перечнем функций.

Полноценное функционирование, возможности совершенствования

В числе важных требований концепции электронного документооборота следует также назвать:

• открытый код;
• распространенный язык программирования;
• снабженность развитыми, профессиональными, суперсовременными средствами настройки, перспективной разработки процессов.

Последнее требование особо значимо, поскольку с его помощью осуществляются:

• обработка каждого документа по индивидуально разработанной схеме;
• маршрутизация движения документации
• регулирование прав доступа задействованных в работе лиц;
• обепечение внутренних коммуникаций через подсистему уведомлений и напоминаний.

В итоге, система электронного документооборота должна как полноценно выполнять все перечисленные функции, так и гибко адаптироваться под постоянно меняющиеся в бизнес-среде обстоятельства.