Внедрение электронного документооборота  является одним из основных условий успешности современного бизнеса, развивающегося в условиях стремительного темпа жизни и жесткой конкуренции. Использование СЭД обеспечивает ряд неоспоримых преимуществ.

1. Быстрый доступ к требуемой информации

При использовании СЭД можно почти мгновенно находить необходимые документы, причем как в последней версии, так и в предыдущих.

2. Прозрачность бизнес-процессов

Электронная система документооборота дает возможность оперативно следить за всеми этапами осуществления бизнес-процессов, благодаря чему деятельность предприятия становится полностью контролируемой.

3. Обеспечение исполнительской дисциплины

Согласно деловой статистике, до 25% заданий руководства по тем или причинам остаются невыполненными. При автоматизации делопроизводства и документооборота  можно быть полностью уверенными в четком выполнении всех поручений, поскольку система позволяет контролировать все этапы работы, действия ответственных сотрудников и при необходимости прибегать к корректирующим мерам.

4. Экономия времени

Квалифицированное применение системы электронного документооборота приводит к сокращению затрат времени на проведение всех рутинных операций: создание документов, их поиск, согласование и т.д. В результате работники получают дополнительное время на выполнение основных функций, влияющих на эффективность деятельности предприятия.

5. Соблюдение конфиденциальности информации

Утечка важной информации может стать причиной значительных убытков. При автоматизации делопроизводства и документооборота появляется возможность ограничивать доступ к конкретным документам, открыв его только для определенных пользователей. При этом можно контролировать все действия, которые сотрудник совершает над документом: чтение, подписание, внесение изменений и т.д.

6. Обеспечение оптимального взаимодействия

СЭД позволяет улучшить взаимодействие между различными отделами и департаментами предприятия или организации, поскольку при этом:

• облегчается коммуникация;
• ускоряется обмен информацией;
• разрушаются барьеры между подразделениями.

7. Рост конкурентных преимуществ

Внедрение электронного документооборота оказывает непосредственное воздействие на повышение конкурентоспособности предприятия благодаря тому, что оно позволяет:

• ускорить движение информационных потоков;
• повысить качество и скорость обслуживания;
• четко контролировать все процессы;
• повысить мобильность функционирования предприятий независимо от объема выполняемой работы;
• снизить зависимость от конкретных сотрудников.

8. Возможность значительной экономии

При использовании электронного документооборота заметно сокращаются общие расходы организации. Это достигается благодаря:

• увеличению производительности сотрудников в результате автоматизации работы;
• сокращению издержек на расходные материалы, которые неизбежны при использовании бумажного документооборота.