После принятия решения о внедрении электронного документооборота перед руководителем встает множество различных вопросов, основным из которых является конкретный способ, посредством которого осуществляется автоматизация документооборота на предприятии.

Основные этапы

Независимо от выбора системы деятельности необходимо пройти следующие этапы:

1. Исследование структуры организации с целью выделения основных бизнес-процессов, потоков работ с последующим формальным описанием схем документооборота.
2. Формирование номенклатуры документов, составление классификаторов, справочников, инструкций.
3. Адаптация СЭД на основе полученной на этапе исследований информации.
4. Установка программного обеспечения с последующей настройкой.
5. Опытная эксплуатация установленных программ.
6. Исправление выявленных на этапе опытной эксплуатации недочетов и окончательная настройка СЭД.
7. Обеспечение штата предприятия необходимыми знаниями, при необходимости — организация специальных курсов обучения.

На обучении персонала не стоит пытаться экономить, поскольку допускаемые работниками ошибки заметно снижают эффективность даже идеальной системы электронного документооборота.

Типы СЭД

IRM businessDoc

IRM businessDoc- это предназначенная для эффективного управления бизнес-процессами система электронного документооборота.

• Ее применение позволяет автоматизировать как работу всей канцелярии, так и подразумевающие обмен документами бизнес-процессы.
• IRM businessDoc охватывает неограниченное количество процессов, включая происходящие в рамках территориально-распределенных структур.
• Внедрение подобной СЭД дает возможность выстраивания комплексного управления документацией и бизнес-процессами любого уровня сложности.
• Обеспечивается функция мобильный клиент.
• Включен механизм цифровой подписи.

Система предназначена для организаций и предприятий, деятельность которых охватывает большое количество участников и достаточно сложный технологический процесс.

IRM classicDoc

Ее использование позволяет за короткий срок автоматизировать документооборот малого бизнеса и госучреждений. Представляет собой классический вариант электронной канцелярии, охватывающий стандартный функционал документооборота и делопроизводства в РФ.

Преимущества использования IRM classicDoc:

• оперативность процесса внедрения;
• легкость адаптации;
• обучение персонала;
• обеспечение технической поддержки;
• минимальные финансовые затраты;
• при необходимости — удаленная установка программного обеспечения.

IRM portalDoc

Предназначенная для среднего и крупного бизнеса современная ЕСМ-система, представляющая собой полнофункциональное решение, дающая возможность создания полной электронной версии документооборота предприятия и автоматизации любого типа бизнес-процессов.

• Благодаря ее использованию обеспечивается информационная прозрачность всех действий, включая проектное управление, заключение договоров, конкурсы.
• Доступна функция мобильного клиента.
• Реализована функция ЭЦП.