Преуспевающее, востребованное, прибыльное предприятие - цель, к которой стремятся абсолютно все руководители. В ведении любого бизнеса важно не только качество выпускаемой продукции или предлагаемой услуги, но и оперативность в решении ряда необходимых текущих вопросов. Ведение делопроизводства - очень значимый аспект работы. Большинству руководителей хорошо знакомы трудности, возникающие при традиционном документообороте. Для заполнения каждого документа требуется время, согласование и подпись невозможны без непосредственного присутствия руководителя, легкость доступа к бумажным документам может привести к утечке важных сведений.

Со всеми перечисленными проблемами легко справится внедренный электронный документооборот, СЭД способствует сокращению времени на обработку документации и позволяет его более рационально использовать на решение вопросов, связанных с производством продукции или повышением качества предоставляемых услуг. Внедрение электронного документооборота актуально и для крупномасштабных предприятий, где систематизация делопроизводства затруднительна из-за огромного количества документов, и для небольших компаний и фирм, где потеря времени часто приводит к снижению конкурентоспособности.

Существующие программы электронного документооборота достаточно просты для усвоения. Руководителю предприятия и всем сотрудникам, занимающимся делопроизводством не потребуется серьезных усилий, чтобы их освоить и внедрить в рабочую практику. Это позволит руководителю упорядочить процесс управления делопроизводством, четко и быстро систематизировать все имеющиеся и вновь поступающие документы.

Каковы возможности программы СЭД? Как эти возможности помогут повысить эффективность деятельности и прибыльность предприятия?

1. Оперативная, аккуратная обработка каждого документа, исключающая вероятность ошибки. Это не только существенно сокращает затрачиваемое время, но и повышает качество работы с документацией;
2. Быстрое отслеживание и своевременный контроль всего документального потока; что позволяет руководителю постоянно владеть данными обо всех тонкостях бизнес-процессов;
3. Создание электронного архива документов, что полностью решает проблему хранения;
4. Распределение обязанностей при решении задач делопроизводства, вследствие чего повышаются результативность труда и исполнительная дисциплина на предприятии;
5. Возможность создания нескольких уровней доступа к имеющимся папкам и файлам. Это минимизирует риск утечки важной для продуктивной деятельности информации;
6. Возможность заверять документы с помощью электронной печати, что позволит руководителю или доверенным лицам на расстоянии подготовить необходимый документ.

Даже на самом крупном предприятии с помощью программы документооборота можно в кратчайшие сроки упорядочить и ускорить сложный и объемный процесс делопроизводства. Для менее масштабных предприятий, где документальный поток не так велик, подойдут программы со стандартной комплектацией. Стоит внедрить электронный документооборот, и делопроизводствомоментально превратится в четкий, полезный для работы предприятия процесс.