При внедрении системы электронного документооборота (СЭД) важно понимать, что ее основное назначение не в экономии расходных материалов, а в организации современной и качественной структуры управления, контроля и анализа хозяйственной деятельности компании.

Быстрый доступ к определенной категории документов

Первое и главное преимущество электронного документооборота – быстрый, практически мгновенный доступ определенной категории сотрудников к обусловленной некоторыми ограничительными рамками информации. Пользователь может быстро и легко найти только те документы, к которым у него есть персональный доступ.

Всеобъемлющий контроль над документооборотом

Любой документ, заведенный в электронный документооборот, получает свою историю. Все операции с ним, все сотрудники, работающие с этим документом, протоколируются в специальных регистрах и хранятся там сколь угодно долго. Теперь руководителю доступен действенный контроль над документооборотом и нерадивыми сотрудниками, изображающими подчас бурную деятельность.

Исключение неумышленных ошибок

Практическое исключение из рабочего процесса так называемого «человеческого фактора». В отличие от бумажного документооборота исключаются случаи неумышленной пропажи документов или их размещения в неподходящих местах. При этом экономится огромное количество времени в масштабе предприятия при поиске нужного документа.

Автоматизация составления отчетности движения документов среди подразделений предприятия

Автоматизация делопроизводства и документооборота – еще одно неоспоримое преимущество СЭД. Она позволяет автоматизировать процесс составления отчетов по оперативной, тактической и стратегической деятельности предприятия. Подразделение сможет сформировать отчет по любым объективным критериям: количество задействованных документов в обработке, количество документов в очереди к каждому сотруднику и т. д.

Общий доступ к базе данных и совместная обработка документов

Автоматизация документооборота дает возможность организовать только одну базу данных, в которой будут находиться все документы, необходимые для функционирования предприятия. Кроме того, это позволит работать с одним документом нескольким сотрудникам одновременно, что значительно сокращает временные затраты на его обработку.

Интеграция СЭД с корпоративными информационными системами организации

На многих российских предприятиях действует «лоскутная» автоматизация. Внедрение СЭД позволит объединить различные АСУП в единое целое именно на основе электронного документооборота. В настоящее время существует несколько интегрированных систем управления предприятием на основе СЭД, а значит, есть из чего выбрать.

Поиск документов в базе данных по заданным атрибутам

Осуществлять поиск в базе данных СЭД можно не только по конкретному документу, но и для определенных последовательностей. Параметры поиска ограничены лишь фантазией сотрудников предприятия и компетентностью обслуживающего персонала системы электронного документооборота.

Сокращение материальных расходов предприятия

СЭД сокращает расходы предприятия за счет следующих шагов:

1. Автоматизация высвобождает работников, занятых непроизводительным трудом, таким как обслуживание бумажных носителей, их хранение, обработка и т. д.;
2. Сокращаются издержки на приобретение расходных материалов, необходимых для бумажных документов;
3. Высвобождаются производственные площади, необходимые для хранения и обработки бумажных носителей информаци.

Организация безопасной мобильной работы сотрудников с документами

СЭД позволяет организовать работу с документами через корпоративную сеть или через глобальную сеть Интернет без потери безопасности. Защищенный электронный документооборот – реальная возможность сегодняшнего дня. При этом можно легко внедрить удаленный режим работы для сотрудников или использовать мобильные приложения.

Интеграция с офисными программами

СЭД система построена по модульному принципу. Таким образом, можно легко встраивать в систему новые блоки с нужными функциями - такими, например, как электронная почта, сканирование, электронные факсы и т. д. Офисные программы также легко интегрируются в СЭД.