При организации электронного документооборота самым трудоемким, рутинным этапом является обработка и ввод документации в систему. Автоматизированный потоковый ввод документов в СЭД позволяет значительно ускорить этот процесс. Необходимость в потоковом режиме ввода чаще всего возникает в различных учреждениях, где рабочий процесс связан с большим количеством входящей документации, обработка которой требует и предельного внимания, и оперативности.

За счет чего происходит ускорение работы при использовании потокового режима ввода?

Традиционный порядок работы по вводу документов предполагает выполнение нескольких последовательных операций: сначала в СЭД создается карточка, затем сканируется и распознается документ, после чего делается прикрепление файла к карточке. Даже при четкой слаженности действий осуществление этих процессов потребует определенных затрат времени и расхода энергии.

Потоковый ввод обеспечивает выполнение всех названных операций практически одновременно. Процесс сканирования призводится на потоковом сканере. Отсканированная документация автоматически делится на файлы изображений и текстовые документы и прикрепляется к приготовленным оператором карточкам. Специально нанесенные на каждый документ штрих-коды позволяют связывать отсканированные документы и карточку регистрации оригинального варианта.

При потоковом режиме есть возможность вести быструю работу с самыми сложными версиями документов (тексты, тексты и изображения, изображения с поверхностным слоем нанесенного текста, таблицы, счета-фактуры, бланки, заполненные от руки). При необходимости можно использовать систему, которая позволит извлекать отдельные атрибуты нужных документов (реквизиты, номера договоров).

Подводя итог, можно сформулировать ряд основных преимуществ, которые дает использование потокового ввода в СЭД:

1. Намного увеличивается скорость работы при обработке и вводе документации, что сокращает продолжительность выполняемых работ.
2. Экономятся финансовые затраты, поскольку отпадает потребность оплачивать лишнее рабочее время, расходы на энергию.
3. Значительно снижается количество допущенных в документах ошибок.
4. Возможность использования широкого спектра сканеров и программного обеспечения, осуществляющего распознавание.

При автоматизированном потоковом вводе документов любое учреждение, предприятие, организация смогут гораздо быстрее внедрить систему электронного документооборота и в полной мере прочувствовать насколько значимо изменилась производительность осуществляемой ими деятельности. При четком функционировании СЭД документооборот превращается во вспомогательный инструмент, помогающий продуктивно осуществлять основную работу. Именно поэтому владельцы и учредители должны иметь заинтересованность в организации потокового режима ввода документации в СЭД на своих предприятиях.