Современный бизнес продолжает стремительно развиваться. В этом процессе активно участвуют информационные технологии, играя в развитии бизнеса очень важную роль. Сейчас эти технологии стали неотъемлемой частью любого процесса, происходящего внутри компании. Дело в том, что каждое предприятие нуждается в правильной организации документооборота, так как с увеличением количества документации усложняется работа компании. Электронный документооборот во многом упрощает работу со всеми существующими документами.

Если говорить кратко, то основными предпосылками создания СЭД можно назвать:

• Необходимость в автоматизации административного управления крупной компании.
• Наличие большого бумажного архива.
• Необходимость в быстром управлении документами.
• Крайнюю необходимость в выполнении всех требований по срокам хранения документов.
• Возможность интеграции с уже существующими системами.
• Наличие подразделений компании, которые расположены в другой части города или даже в другом регионе страны.
• Необходимость в быстром поиске нужной информации.
• Обеспечение безопасности для важных данных.
• Соответствие международным стандартам ведения бизнеса.

Наличие хотя бы нескольких предпосылок является первым знаком, указывающим на то, что предприятию нужна автоматизация электронного документооборота. И действительно, он во многом упрощает работу с документацией.

Функции электронного документооборота

Предметная область, которая автоматизируется с помощью средств документооборота, довольно простая. СЭД – это всего лишь виртуальное хранилище для всех документов компании, поэтому она может выполнять следующие функции:

• Централизованное хранение всех документов компании.
• Создание карточки для каждого документа.
• Обеспечение безопасности для всей информации.
• Удобный поиск по большому массиву информации.
• Возможность получения уведомлений после внесения изменений в документацию.
• Создание заданий для пользователей.
• Объединение с электронной почтой компании и сотрудников.
• Возможность архивирования.
• Удобная структура электронного хранилища.
• Понятный интерфейс.
• Возможность пользовательской поддержки.

Возможности СЭД

По сути сэд система является централизованным местом для хранения документов. С ее помощью любой пользователь сможет найти нужный ему документ, используя удобную систему поиска. При этом у каждого документа имеется своя карточка. В ней администратор и некоторые пользователи СЭД могут записывать все изменения, происходившие в документе.

Во время коллективной работы с документами в общем ресурсе на первое место должна ставиться безопасность. СЭД позволяет администраторам настраивать ролевую или персональную безопасность. Таким образом, некоторые пользователи могут получить доступ к редактированию документов, а другие – только к их просмотру. Также любая система электронного документооборота позволяет пользователям хранить все версии документов.

Возможности СЭД позволяют крупным компаниям забывать о проблемах, возникающих во время работы с документами. С помощью СЭД можно быстро найти нужный документ, отредактировать его или же распечатать.