Под термином «юридическая значимость документа» подразумевают его доказательную силу – к примеру, в арбитражном суде, в других организациях.

Электронные документы сами не обладают юридической силой по следующим причинам:

• они не могут обеспечить конфиденциальность передаваемой информации;
• ЭД не имеют определенной защиты от изменений.

Для придания документам в электронной форме значимости необходим юридически значимый ЭДО - электронный документооборот в организации. Для достижения этого требуется выполнение трех обязательных пунктов:

1. Необходимо наличие аналога собственноручной подписи. Функцию таковой в электронном документообороте выполняет электронная цифровая подпись (ЭЦП). Она является гарантией подлинности ЭД на всех стадиях его существования:

   — подписания;
   — согласования
   — утверждения;
   — ознакомления;
   — дальнейшего хранения

2. Процесс создания ключей электронной цифровой подписи и их последующее применение должно осуществляться исключительно посредством сертифицированных средств ЭЦП и СКЗИ (средств криптозащиты информации).
3. Каждый электронный документооборот в организации (т. е. его отдельная система) должен иметь собственный регламент использования ЭЦП. Возможно также использование определенного соглашения о применении цифровой подписи. Подобные нормы должны охватывать все возможные моменты использования ЭЦП в электронных документах.

Соблюдение этих условий позволит осуществлять полноценный значимый в юридическом плане электронный документооборот.

Преимущества ЭДО

Использование систем электронного документооборота (полное или частичное, если полностью отказаться от традиционного бумажного делопроизводства пока нет возможности) дает ряд преимуществ. Основные из них:

• высокая скорость обмена документами между участниками системы;
• мгновенное попадание требуемого документа в рабочее пространство круга исполнителей и его доступность для руководителя непосредственно после формирования исполнителем;
• обеспечение идеального порядка в документах: быстрое нахождение, автоматический контроль за сроками исполнения и т.д.;
• повышение имиджа компании, поддержка его престижа в глазах партнеров, вышестоящих организаций: результативное управление бизнес процессами и эффективное развитие бизнеса сегодня невозможны без ЭДО;
• обеспечение качественно нового уровня исполнительской дисциплины сотрудников с одновременным облегчением их работы;
• увеличение производительности труда;
• уменьшение стоимости хранения документации на 80 % по сравнению с хранением обычных бумажных документов;
• сокращение времени реагирования на запросы;
• обеспечение высокого уровня обслуживания заказчиков;
• возможность контролировать все происходящие бизнес-процессы;
• качественное и быстрое принятие решений;
• повышение корпоративной культуры благодаря созданию максимально эффективных деловых коммуникаций;
• соответствие выполняемой работы существующим законам и правилам;
• значительное повышение привлекательности бизнеса для инвестиций.