Отслеживание исполнения документов в организации – процесс трудоемкий и запутанный. В бумажном документообороте контроль за исполнением документов лежит на одном человеке, который работает только с бумагами, получившими резолюцию руководителя «На контроль» с указанием фамилии исполнителя. Как правило, контролирование исполнителей по разным документам сопряжено с множеством звонков, писем, служебных записок и заполнением сразу нескольких журналов. Именно для систематизации и упрощения этой работы, что является важной частью управления бизнес-процессами, и служит система автоматизации контроля исполнения документов.

Этап первый: контрольная карточка

Для начала необходимо «завести» документ в систему. Для этого заполняется его электронная карточка: в ней указываются информация о содержании документа, сроках его исполнения и ответственных исполнителях. Кроме этого, здесь будет видно, руководитель какого уровня отправил документ на контроль и какие при этом сделал поручения. Сформировать контрольную карточку – дело достаточно кропотливое. Однако если на предприятии введен электронный документооборот, и нужный документ уже загружен в систему, то для контроля работы над ним достаточно добавить специальные разделы с указанием сроков исполнения и ответственного лица. После этого электронная карточка документа будет видна всем пользователям системы, они смогут отслеживать любые изменения в статусе документа и в ходе работы над ним.

Этап второй: постановка на контроль

При традиционном ведении дел в организации, когда все записывается на бумаге, есть специальный журнал контроля документов, заполняется он вручную. Автоматизированный документооборот позволяет просто присвоить нужному документу статус «На контроль», и после отправки на исполнение он автоматически попадет в журнал контроля. Такой журнал значительно облегчает работу того сотрудника, который отвечает за контроль исполнения документов и поручений, при этом список документов к исполнению доступен для просмотра не только ему, но и всем ответственным лицам. Электронный журнал контроля систематизирован по календарному принципу: он показывает процесс исполнения тех документов, срок контроля которых наступает сегодня, завтра, на следующей неделе, через 2 недели и т. д. О том, что заканчивается срок исполнения по документу, всех ответственных работников система будет уведомлять электронными сообщениями на рабочую почту.

Запрос или сведения об исполнении поручения по документу контролер может направить исполнителю сразу из контрольной карточки документа, и, получив ответ, внести нужную информацию сюда же, в карточку, в качестве контрольных отметок.

Отчеты исполнителей в системе формируются также автоматически в любую нужную дату. В отчете будет видна текущая работа по документу, контрольные отметки, исправления, возможные отправки на доработку и другая информация.

Документ, который не был исполнен в срок, перемещается в журнал «Просроченные документы».

Этап третий: исполнение и снятие с контроля

Если отчет исполнителя по документу принят, оценен как удовлетворяющий требованиям, то руководством, как правило, принимается решение об исполнении документа. Перед тем как отправить его в архив, документ надо снять с контроля. При бумажном делопроизводстве в этом случае в карточке документа и в журнале контроля делаются соответствующие пометки. В электронном варианте все проще. Когда в журнале контроля контролер нажмет кнопку «Снять документ с контроля», информация эта сразу будет отражена в карточке документа с указанием даты и времени снятия, а также фамилии и должности лица, которое это сделало. Можно установить и автоматическое снятие с контроля документа после проверки отчетов по нему. Надо помнить, что "отработанный" документ всегда можно поднять из архива и посмотреть всю историю работы над ним.

Система контроля исполнения документов может значительно упростить работу человека, отвечающего за исполнение важных документов на предприятии и в организации, избавить его от лишней бумажной и рутинной работы. А электронный документооборот в целом сделает управление бизнес-процессами более простым и прозрачным.