Автоматизация снимет с плеч контроллеров обязанности по учету и обработке всех имеющихся в организации электронных документов. Электронное делопроизводство еще никогда не было таким простым и прозрачным.

Возможности

Внедрение системы электронного документооборота позволяет все трудоемкие процедуры по обработке информации вести автоматически, что значительно облегчает работу исполнителей.

Системе под силу автоматизировать следующие процедуры:

• регистрация документов,
• назначение поручений,
• организация контроля исполнения документов,
• поиск документов,
• администрирование.

Регистрация документов

Вся поступившая корреспонденция регистрируется в системе с учетом своего назначения и типа. Получив регистрационный номер, документ поступает в работу. При помощи функциональных возможностей система создает контрольные карточки, по которым можно отслеживать ход исполнения документа, с указанием сроков и исполнителей. Для упрощения поиска каждый документ получает свой штрих-код. На смену обычной подписи, необходимость простановки которой возникает при работе с каждым документом, приходит электронно-цифровой аналог.

Назначение поручений

Автоматическая система предусматривает создание проекта резолюции по каждому документу, в котором указываются исполнители. После чего документы автоматически отправляются конкретным исполнителям. При этом исполнители могут отписывать порученные документы на нижний уровень с автоматическим учетом всех получившихся ветвей. Руководитель имеет доступ к полной картине поручений, а также к отчетам по выполнению документов.

Контроль исполнения

Контроль исполнения документов также ведется в автоматическом режиме. Система поддерживает возможность устанавливать контрольные сроки для каждого документа в соответствии с российским законодательством. Отправка уведомлений из карточки учета и установка напоминаний о необходимости возврата к работе с документом помогает избежать ситуации, когда исполнитель по причине забывчивости не успевает закончить работу в срок. Для вышестоящих структур формируются различные отчеты за определенный период.

Поиск документов

Упрощение поиска нужных документов достигается наличием у каждого документа набора реквизитов, по которому ведется отбор. Наиболее часто используемые поисковые запросы запоминаются системой, которая предлагает доступ к ним непосредственному исполнителю. Система предусматривает также контекстный поиск с дальнейшей печатью или сохранением в различных офисных форматах.

Администрирование

Все действия пользователей автоматически фиксируются в журналах. Каждый пользователь обеспечивается своими правами доступа, которые назначаются администратором при регистрации в системе согласно структуре организации. При этом пользователь наделяется правами самостоятельно настраивать параметры своего рабочего стола и личные папки.

Итог