Внедрение электронного документооборота включает в себя несколько этапов. В самом начале процесса должна быть автоматизирована работа отделов, имеющих дело с максимальным количеством документов, что диктует необходимость строгого контроля за документацией. Внедрение СЭД позволяет добиться максимально возможного результата.

Этапы внедрения СЭД

Этап 1, или подготовительный. Его целью является понимание целей заказчика. Для этого проводится анализ и классификация проблем. Использование электронного документооборота позволяет решить такие задачи, как:

• потеря информации;
• поступление информации не по назначению;
• ее опоздание;
• неточность;
• дороговизна процесса документооборота.

Этап 2. Обследование документооборота и его оптимизация. Проводится для уточнения используемой схемы и особенностей документооборота: маршрута, правил регистрации, секретности и т.д.

Этап 3. Подготовка технического задания. Учитываются требования относительно функциональности системы, ее настройки, организационной структуры, технических характеристик, обеспечения надежности и т.д.

Этап 4. Заключение договора. Проводится для сведения к минимуму возможных недоразумений, утверждения графика работ, их объема, стоимости.

Этап 5. Подготовка инфраструктуры. Инфраструктура заказчика приводится в соответствие с требованиями ТЗ.

Этап 6. Приведение технической инфраструктуры заказчика в соответствие с требованиями технического задания.

Этап 7. Инсталляция системы. Включает в себя:

• установку серверного ПО;
• подготовку пользовательских мест;
• тестирование работы системы;
• ее настройку для соответствия особенностям организационной структуры предприятия.

Этап 8. Обучение. Должно включать полные курсы обучения администратора системы. Обучение в группе проводится посредством презентаций.

Этап 9. Опытная эксплуатация. Ее суть состоит в работе сотрудников с настроенной функционирующей системой.

Этап 10. Корректировка. Проводится на основе полученных при опытной эксплуатации результатов.

Этап 11. Ввод СЭД в промышленную эксплуатацию.

Электронный архив и его возможности

Электронный архив документов представляет собой систему информационного плана, позволяющую автоматизировать хранение электронной и бумажной документации и обеспечивающую к ним многопользовательский доступ.

Основные функции системы:

• организация каталога документов с конкретной иерархией;
• их хранение в электронном формате;
• легкий доступ пользователей к документам;
• потоковое сканирование;
• возможность просмотра и работы с электронными копиями;
• многоаспектный поиск документов: по каталогу и необходимым параметрам;
• заверение электронной цифровой подписи;
• интегрирование с внешним программным обеспечением;
• копирование и печать документов.

Внедрение системы позволяет:

• с легкостью организовать хранение файлов разного формата;
• обеспечить надежный и быстрый доступ к любым документам благодаря централизации системы хранения;
• хранить документацию неограниченного объема;
• автоматизировать процессы учета, контролирования, передачи в том числе бумажных документов.

Использование электронного архива документов гарантирует повышение эффективности работы как частных, так и государственных организаций, связанной с необходимостью обработки и дальнейшего хранения значительного объема информации.