Ежедневно в мире создаются миллиарды бумажных страниц, а в архивах находятся триллионы разнообразных документов. И объем информации раз в три года удваивается. Чем солиднее предприятие, тем больше документооборот, и тем ответственнее становятся вопросы его оптимизации.

Аналитические службы предоставляют данные о том, что руководители основную часть времени на обработку информации, рядовые сотрудники используют треть времени на поиск, подготовку, отправку и другие операции с документами, все проходящие внутренние бумаги копируются до двадцати раз и почти каждый пятнадцатый документ теряется навсегда.

Бесценной в этом случае оказывается помощь компьютерных технологий. Автоматизация документооборота в разы сокращает время на обработку документов, причем электронные документы почти невозможно потерять. Ранее электронным документооборотом пользовались только крупные компании, но сейчас такие программы стали доступны для небольших предприятий.

Преимущества электронного документооборота

Автоматизация документооборота позволяет, зарегистрировав документ, с легкостью находить любому пользователю. С документом могут работать сотрудники разных отделов одновременно. Удобно, что в каждую единицу времени видно, кто именно работает с документом и на какой стадии находится процесс.

Единая база документации не дает продублировать документы, а хорошо реализованный поиск позволяет найти нужные данные при минимуме известной информации. Немаловажна система анализа и создания отчетов, когда руководитель получает все данные о движении документов, видит их статусы и исполнителя.

Автоматизация документооборота на предприятии косвенно повышает эффективность персонала благодаря обучению сотрудников навыкам работы с информационными технологиями.

Автоматизация бизнес-процессов

Использующиеся сейчас системы автоматизации позволяют провести не только учет и анализ всех документов предприятия, но и создать базу с информацией о всех процессах крупной компании или небольшой фирмы. Учет документации имеет основополагающую роль, но важны и другие бизнес-процессы.

Система автоматизации бизнес процессов дает возможность свести вместе всю информацию о состоянии компании, ее активах, заполнении складов, объемах продаж и т.п. Руководитель с правом доступа может получить анализ того, сколько прибыли получит компания, ооценить эффективность персонала и прочие данные.

Также можно проводить автоматизацию определенных бизнес-процессов:

• закупки сырья;
• маркетинговой деятельности;
• работы персонала;
• планирования бюджета.

Системы автоматизации делают управление персоналом, работу с документами, учет рабочего времени на предприятии прозрачным и понятным, что позволяет добиться максимальной эффективности.