Предназначением электронного документооборота и делопроизводства является автоматизация процесса документооборота в государственных и коммерческих организациях, предприятиях независимо от их размеров, рода деятельности и форм собственности. С помощью системы осуществляется:

• автоматизация традиционного делопроизводства;
• упорядочение работы корреспонденцией (как входящей, так и исходящей);
• оптимальная организация передвижения внутренней документации на предприятии;
• работа с обращениями клиентов, граждан;
• облегчается задача организации электронного архива документов.

В настоящее время делопроизводство часто называется “документационным обеспечением управления”, поскольку документы особенно ценны для управления.

Требования к документообороту

• Вся важная информация должна отражаться в документах.
• Их хранение организуется таким образом, чтобы как для руководителя, так и для рядового работника была возможность быстро находить требуемый документ.
• Еще одной задачей ДОУ является возможность постоянного контроля заданий и поручений, поскольку при невыполнении принятых решений даже идеальные технологии управления не смогут эффективно работать.
• Другая задача документооборота – внедрение и последующая организация самых передовых методов работы с документами. По этой причине инициатором внедрения электронного документооборота и делопроизводства должен стать руководитель предприятия.
• Важно обеспечить надежность хранения документации.
• Еще одно условие - обязательность исполнения принятых решений.
• Работа с документами не должна тормозить деятельность организации или предприятия.

Внедрение электронного документооборота и делопроизводства позволяет решить все указанные проблемы. Последующее надежное хранение документов возможно при организации электронного архива.

Особенности СЭД для различных организаций

Государственные органы, крупные предприятия с государственным участием используют форму административного делопроизводства. Ее отличием является обязательность следующих действий:

• тотального учета документов;
• фиксации этапов их движения;
• долгосрочного хранения.

Коммерческие предприятия среднего и небольшого размеров в большинстве случаев используют форму электронного документооборота и делопроизводства, которая позволяет решать задачу управления документацией в ограниченных масштабах.

В таких случаях учитываются самые важные документы. По ним должны быть требования со стороны государства относительно учета и последующего хранения.

Важность документа зависит от масштабов риска в случае несвоевременной обработки, выполнения, утери или искажения. К категории наиболее важных, как правило, относятся:

• переписка с государственными органами;
• переписка с заказчиками, поставщиками;
• договорная документация;
• должностные инструкции;
• документы, относящиеся к кадровому учету.

Вся необходимая документация должна сохраняться.