Для любой компании или производства информация так же важна, как и профессионализм ее сотрудников и ценовая политика. Управление ею должно быть четко регламентировано и структурировано. Управление бизнес процессами и документооборотом сегодня осуществляют системы управления корпоративной информацией, т.е. ЕСМ-системы различного типа.

Их цели можно разделить на две основные группы:

1. Организация и ведение делопроизводства, создание электронных архивов;
2. Управление бизнес-процессами.

Входящая информация проходит определенные стадии обработки, соответствующие установленному в компании или организации регламенту. Вся работа с документами связана непосредственно с общими бизнес-процессами и должна отвечать определенным требованиям:

• Созданы условия для работы со всеми типами носителей информации – бумажными, электронными и цифровыми;
• Имеются настройки для структурирования документов;
• Возможность отслеживать связи между отдельными документами или разными версиями одного из них;
• Поток бумажных документов может быть существенным и потому производительность их обработки должна быть также достаточной;
• Для удобства поиска нужного документа есть возможность их группирования по определенным критериям.

Применение ЕСМ саму процедуру обработки документов не меняет: она лишь помогает отследить путь документа на всех стадиях его обработки, которые в зависимости от сложившейся ситуации могут изменяться.

И еще одно очень важное требование – это конфиденциальность информации. Делопроизводство должно быть построено так, чтобы не допустить ее утечки, т.е. применены средства защиты от копирования и несанкционированного изменения документов. Это могут быть системные настройки, средства шифрования и криптографии. Также должно быть осуществлено разграничение прав доступа разных категорий сотрудников к документам.

Автоматизированное ведение делопроизводства

Автоматизация процессов делопроизводства предполагает применение прогрессивных продуктов линейки IRM Doc. Она разработана под потребности представителей бизнеса и государственного управления.

Например, IRM businessdoc создана для крупных предприятий со сложной технологией и множеством сотрудников в структуре, работающих на разных территориях. Такая многофункциональная система позволяет создавать не только электронный документооборот и комплексное управление им. Это еще и автоматизация управления бизнес процессами любой сложности.

Автоматизированное ведение делопроизводства предоставляет возможность отслеживания маршрутов документов, их изменений и организацию их хранения. При этом продукты линейки IRM Doc отличаются не только богатой функциональностью, но еще и гибкостью их внедрения и надежностью в эксплуатации. Особо актуальны такие возможности, как защищенные электронные архивы. Например, IRM archive Doc обеспечивает ведение хранилищ любых типов документов.