Любая компания постоянно сталкивается с необходимостью обработки огромного количества документов. Поэтому сегодня многие руководители пытаются максимально возможно автоматизировать собственный документооборот. Электроника позволяет удобно хранить и искать документы, обеспечивает сохранность и полноту информации, оптимизирует время обработки и согласования материалов.

Функциональные возможности электронного оборота документов разнообразны. Назовем только некоторые из них:

• централизованное управление документами (например, внесение изменений в формализованные бланки исключает использование устаревшей формы);
• установление жизненного цикла документа;
• совместная работа над одним материалом;
• обеспечение высокого уровня конфиденциальности и безопасности хранения информации;
• автоматическая маршрутизация документа;
• интеграция с другими программами и системами;
• установление порядка и уровня доступа к различной информации.

С каждым днем растет актуальность вопросов защиты электронного документооборота. Все чаще встречаются случаи нарушения конфиденциальности, отправки ложных электронных документов, несанкционированного искажения информации. При полностью защищенном электронном документообороте предполагается использование дополнительных механизмов защиты. Кроме классических задач (разделение доступа, идентификация, контроль целостности документа) вводятся новые программы, обеспечивающие криптографическую и антивирусную защиту, регистрацию событий, межсетевое экранирование, контроль целостности программного обеспечения, независимый аудит информации и так далее.

Нередко руководители с помощью автоматизации хотят улучшить координацию деятельности своей фирмы. Однако автоматика не сможет исправить управленческие ошибки, допущенные при организации работы. С помощью автоматизации бизнес-процессов увеличивается скорость обработки информации и прозрачность бизнеса, обеспечивается контроль и согласовываются действия сотрудников, повышается технологичность бизнеса (например, автоматически подсчитываются налоги и цены). Но увеличить поток клиентов, определить перспективы развития или обеспечить своевременную сдачу отчетов автоматические информационные системы не смогут.

Автоматизация бизнес-процесса просто необходима при:

• неспособности старой системы удовлетворять потребности компании;
• переориентации предприятия на новые задачи;
• изменении принципов управления и проведении реформ;
• подготовке бизнеса к продаже (существенно увеличивается стоимость).

Автоматизированный документооборот легко реализуется на базе продуктовой линейки IRM Doc – системе электронного оборота документами и управления бизнес-процессами. Продукты IRM Doc отличаются большой функциональностью, гибкостью внедрения и интеграции, грамотным технологическим исполнением, надежностью в эксплуатации. Эти автоматизированные системы позволят сократить сроки согласования документов, обеспечат контроль исполнительской дисциплины, сформируют благоприятную среду для разрешения любых задач. В итоге, все это обернется ростом репутации и стремительным увеличением капитала.