Автоматизированный документооборот включает в себя несколько приложений, например, автоматизация канцелярии, электронный архив документов, системы управления и другие программы, необходимые для качественного управления предприятием.

Современный автоматизированный документооборот состоит из двух различных подсистем. Первая подсистема – это базовая платформа, предназначенная непосредственно для автоматизации бизнес процессов. Вторая – конкретные приложения, с помощью которых автоматизируются отдельные направления в деятельности предприятия. Очень часто смешивание задач в этих подсистемах приводит к неправильной или неэффективной работе автоматизированного документооборота.

Все приложения автоматизации можно разбить на группы по функциональному принципу. Рассмотрим это на примере линейки продуктов IRM Doc:

1. IRMbusinessDoc. ЕСМ-система управления документами, административными и бизнес процессами

Включает в себя:

• автоматизация заключения договоров;
• согласование договоров;
• контроль над исполнением поручений;
• документооборот в границах отдельных проектов;
• и другие.

2. IRM classicDoc. Классическое делопроизводство

Включает в себя:

• защищенный электронный документооборот;
• контроль знаний работниками должностных инструкций;
• оформление пропусков, командировок, доверенностей;
• регистрация корреспонденции;
• и другие.

3. IRM archiveDoc. Электронные архивы

Включает:

• архив документов;
• библиотека регламентов процедур управления;
• архив технологической и конструкторской документации;
• и др.

Можно внедрять данные приложения и отдельно, не тратя средства на создание системной инфраструктуры. Но в таком случае эффект от подобной автоматизации будет крайне низок из-за действия следующих факторов:

• наличие на рабочем месте сотрудника множества приложений с различными интерфейсами и инструкциями пользователя;
• не регулярное пользование работниками отдельных приложений;
• необходимость организации в ручном режиме совместного информационного пространства;
• потребность в гибких и эффективных инструментах модификации приложений;
• сложность управления большим количеством разнообразных приложений.

Эти недостатки отсутствуют в комплексных системах автоматизации документооборота, таких как IRM Doc. В них процесс автоматизации разбивается на 2 этапа – внедрение платформы автоматизации документооборота и реализация на ее основе интегрированных приложений.

В результате, при использовании базовой платформы при автоматизации СЭД, система получает следующие преимущества:

• снижение стоимости внедрения и использования конечных приложений;
• унификация интерфейсов для всех приложений;
• построение совместного информационного пространства;
• получение унифицированных средств контроля над процессами производства;
• автоматизированный сбор аналитической и статистической информации об исполнении бизнес процессов предприятия;
• обеспечение последовательного расширения автоматизации процессов и их модификации, в зависимости от технологических и структурных изменений.

Пожалуй, единственным недостатком внедрения платформы автоматизации является высокая стоимость начального этапа. Но в дальнейшем, при эксплуатации автоматизированного документооборота издержки будут снижаться, а эффективность использования постоянно возрастать.