Этапы

Процесс автоматизации бизнеса и документооборота проходит в несколько этапов.

Этап 1. Осуществляется всестороннее обследование деятельности компании-клиента. Квалифицированные специалисты проводят анализ, изучают все возможные маршруты движения документов, специфику этого процесса. В результате складывается четкое представление о направлении деятельности и структуре организации.

Этап 2. Выявляются потребности конкретного заказчика относительно следующих пунктов:

• требования клиента к функционалу системы;
• количество мест, которые должны быть охвачены в процессе автоматизации бизнеса;
• преследуемые цели и т.д.

Этап 3. Разрабатывается план действий на основе особенностей бизнеса, с помощью которого можно будет оптимизировать работу с документами. Производится подготовка технического задания по проекту.

Этап 4. Проводится подбор персонального оборудования, которое оптимально подходит для работы с конкретной системой. При необходимости подбирается специализированное оборудование.

Этап 5. После осуществления всех перечисленных действий переходят к непосредственному внедрению электронного документооборота. Система запускается и тестируется. На основе полученных результатов производится ее настройка.

Этап 6. Проводятся обучающие курсы для будущих пользователей, поскольку даже самая совершенная система не сможет эффективно работать при недостаточном уровне квалификации персонала.

Компания, как правило осуществляет дальнейшее сопровождение внедренной системы, включая техническую поддержку, в случае необходимости – ее доработку и периодическое обновление.

О сроках внедрения

Сроки автоматизации бизнеса определяются в зависимости от ряда факторов. Основными из них являются:

• Класс внедряемой системы. Если в нее входит один АРМ секретарь, весь процесс может занять всего неделю – время, за которое один секретарь научится работать с системой. Если осуществляется внедрение системы класса ERP, длительность может составить год независимо от числа АРМ.
• Масштаб системы. Сроки внедрения электронного документооборота определяются числом АРМ, а также серверов, на которых предполагается эксплуатировать систему. Все пользователи должны пройти обучение, а на серверах произведена настройка программного обеспечения.
• Настраиваемость выбранной системы. Система должна быть адаптирована в соответствии с конкретными требованиями заказчика. Производится это двумя способами: посредством настройки и изменения программного кода. В тех случаях, когда адаптация осуществляется при помощи изменения настроек, адаптация проходит за более короткие сроки.