С течением времени в работе организации любого профиля возникает необходимость автоматизации бизнес-процессов, поскольку по мере роста производства увеличивается количество действий, информации, документов, которые обязательно должны контролироваться. Для обеспечения слаженной работы, повышения эффективности производства и извлечения максимальной выгоды требуется автоматизация всей организации или предприятия.

Несмотря на достаточно длительное существование термина “автоматизация бизнес-процессов”, до сих пор нет четкой формулировки данного понятия и конкретного разграничения его главных функций.

В чем же суть?

Основным объектом автоматизации бизнес-процессов, как и следует из названия, являются процессы, связанные с организованной последовательностью целенаправленных действий по созданию определенного продукта или оказанию услуги.

В основном в бизнес-процесс входят действия работников, производимые или фиксируемые ими в информационно-коммуникативных системах. При автоматизации бизнес-процессов данные системы выполняют следующие функции:

• организующую;
• контролирующую;
• управляющую;
• связующую.

Задачи автоматизации

При автоматизации бизнес-процессов появляется возможность контроля за всеми этапами производства, документооборотом, своевременного внесения необходимых корректив.

Основными задачами автоматизации являются:

• улучшение качества товаров или услуг;
• быстрая корректировка поставленных задач при изменении внешних условий (например, ситуации на рынке);
• обеспечение слаженной работы всех подразделений;
• защита от не очень добросовестных работников;
• сведение к минимуму наносимого ими вреда;
• строгий контроль за материальной базой;
• мониторинг производственного процесса;
• упрощенность информирования контролирующих органов (как внешних, так и внутренних).

Фиксирование всей информации в системе позволяет повысить эффективность управления бизнес-процессами. Руководитель имеет возможность в любой момент узнать детали производственного процесса, проанализировать ситуацию, при обнаружении упущений внести поправки.

Массовое применение технологий автоматизации бизнес-процессов началось в достаточно продвинутых системах электронного делопроизводства с целью автоматизации обработки документации в соответствии с требованиями определенных регламентов. Однако работа с документами является лишь частью процесса. Ключевой объект – это именно бизнес-процессы. Создание и обработка документов – их следствие. Особенности электронного делопроизводства определяются спецификой производственных процессов.

В настоящее время границы применения самых продвинутых систем электронного документооборота значительно расширились и начали проявлять тенденцию к эволюционированию в направлении автоматизации бизнес-процессов.