+7(495) 660-18-14
+7(495) 660-18-14
Полезные статьи
Ежедневно в мире создаются миллиарды бумажных страниц, а в архивах находятся триллионы разнообразных документов. И объем информации раз в три года удваивается. Чем солиднее предприятие, тем больше документооборот, и тем ответственнее становятся вопросы его оптимизации.
Аналитические службы предоставляют данные о том, что руководители основную часть времени на обработку информации, рядовые сотрудники используют треть времени на поиск, подготовку, отправку и другие операции с документами, все проходящие внутренние бумаги копируются до двадцати раз и почти каждый пятнадцатый документ теряется навсегда.
Бесценной в этом случае оказывается помощь компьютерных технологий. Автоматизация документооборота в разы сокращает время на обработку документов, причем электронные документы почти невозможно потерять. Ранее электронным документооборотом пользовались только крупные компании, но сейчас такие программы стали доступны для небольших предприятий.
Автоматизация документооборота позволяет, зарегистрировав документ, с легкостью находить любому пользователю. С документом могут работать сотрудники разных отделов одновременно. Удобно, что в каждую единицу времени видно, кто именно работает с документом и на какой стадии находится процесс.
Единая база документации не дает продублировать документы, а хорошо реализованный поиск позволяет найти нужные данные при минимуме известной информации. Немаловажна система анализа и создания отчетов, когда руководитель получает все данные о движении документов, видит их статусы и исполнителя.
Автоматизация документооборота на предприятии косвенно повышает эффективность персонала благодаря обучению сотрудников навыкам работы с информационными технологиями.
Использующиеся сейчас системы автоматизации позволяют провести не только учет и анализ всех документов предприятия, но и создать базу с информацией о всех процессах крупной компании или небольшой фирмы. Учет документации имеет основополагающую роль, но важны и другие бизнес-процессы.
Система автоматизации бизнес процессов дает возможность свести вместе всю информацию о состоянии компании, ее активах, заполнении складов, объемах продаж и т.п. Руководитель с правом доступа может получить анализ того, сколько прибыли получит компания, ооценить эффективность персонала и прочие данные.
Также можно проводить автоматизацию определенных бизнес-процессов:
Системы автоматизации делают управление персоналом, работу с документами, учет рабочего времени на предприятии прозрачным и понятным, что позволяет добиться максимальной эффективности.
Прямая ссылкаПри внедрении системы электронного документооборота (СЭД) важно понимать, что ее основное назначение не в экономии расходных материалов, а в организации современной и качественной структуры управления, контроля и анализа хозяйственной деятельности компании.
Первое и главное преимущество электронного документооборота – быстрый, практически мгновенный доступ определенной категории сотрудников к обусловленной некоторыми ограничительными рамками информации. Пользователь может быстро и легко найти только те документы, к которым у него есть персональный доступ.
Любой документ, заведенный в электронный документооборот, получает свою историю. Все операции с ним, все сотрудники, работающие с этим документом, протоколируются в специальных регистрах и хранятся там сколь угодно долго. Теперь руководителю доступен действенный контроль над документооборотом и нерадивыми сотрудниками, изображающими подчас бурную деятельность.
Практическое исключение из рабочего процесса так называемого "человеческого фактора". В отличие от бумажного документооборота исключаются случаи неумышленной пропажи документов или их размещения в неподходящих местах. При этом экономится огромное количество времени в масштабе предприятия при поиске нужного документа.
Автоматизация делопроизводства и документооборота – еще одно неоспоримое преимущество СЭД. Она позволяет автоматизировать процесс составления отчетов по оперативной, тактической и стратегической деятельности предприятия. Подразделение сможет сформировать отчет по любым объективным критериям: количество задействованных документов в обработке, количество документов в очереди к каждому сотруднику и т. д.
Автоматизация документооборота дает возможность организовать только одну базу данных, в которой будут находиться все документы, необходимые для функционирования предприятия. Кроме того, это позволит работать с одним документом нескольким сотрудникам одновременно, что значительно сокращает временные затраты на его обработку.
На многих российских предприятиях действует "лоскутная" автоматизация. Внедрение СЭД позволит объединить различные АСУП в единое целое именно на основе электронного документооборота. В настоящее время существует несколько интегрированных систем управления предприятием на основе СЭД, а значит, есть из чего выбрать.
Осуществлять поиск в базе данных СЭД можно не только по конкретному документу, но и для определенных последовательностей. Параметры поиска ограничены лишь фантазией сотрудников предприятия и компетентностью обслуживающего персонала системы электронного документооборота.
СЭД сокращает расходы предприятия за счет следующих шагов:
СЭД позволяет организовать работу с документами через корпоративную сеть или через глобальную сеть Интернет без потери безопасности. Защищенный электронный документооборот – реальная возможность сегодняшнего дня. При этом можно легко внедрить удаленный режим работы для сотрудников или использовать мобильные приложения.
СЭД система построена по модульному принципу. Таким образом, можно легко встраивать в систему новые блоки с нужными функциями - такими, например, как электронная почта, сканирование, электронные факсы и т. д. Офисные программы также легко интегрируются в СЭД.
Прямая ссылкаСистемы межведомственного электронного документооборота внедряются в России в 2008 года, когда была подписана "Стратегия развития информационного общества в РФ". Впоследствии Президент и члены Правительства многократно высказывались по поводу её претворения в жизнь. Главная задача её формулируется как интеграция в глобальное информационное сообщество.
Перед системами межведомственного электронного документооборота (МЭДО) ставится множество задач. Первая и главнейшая – упрощение взаимодействия между органами государственной власти и гражданами страны. Наверняка все помнят, как несколько лет назад, еще до того, как появились автоматизированные системы документооборота и многофункциональные центры, чтобы оформить пособие, субсидию или внести изменения в какие-либо документы, приходилось посещать сразу несколько ведомств – брать справки из паспортной службы, кадастровой, органов соцзащиты и т. д. Но ведь все это – государственные и муниципальные службы, которые могли бы обмениваться информацией между собой, не привлекая к этому заинтересованного гражданина.
С тех пор, как в каждом из подразделений внедрены системы электронного документооборота, это возможно. Во-первых, можно использовать одну общую систему, но в таком случае в ней получаются слишком громоздкие справочники, возрастает нагрузка на базу данных, требуются каналы связи с повышенной пропускной способностью. Второй вариант – каждая организация пользуется своей СЭД, но они связаны системой шлюзов, через которые передаются запросы и ответы. Это и есть МЭДО.
Ключевой момент тут – обеспечить достаточно надежные каналы связи. Кроме того, посредством этой системы может происходить обмен не только общедоступной информацией, но и той, что связана со служебной тайной. Поэтому должна тщательно продумываться структура уровней доступа и прав пользователей.
Итак, межведомственный электронный документооборот для наиболее эффективного взаимодействия должен выполнять следующие задачи:
Все это помогает решать и другие, более практические, задачи – снижение материальных и трудовых затрат. В частности, снижает время прохождения документа, ликвидирует расходы на почтовую пересылку, ручную регистрацию, снятие копий (ксерокопирование, сканирование), позволяет уменьшить штат работников
Прямая ссылкаДля любой компании или производства информация так же важна, как и профессионализм ее сотрудников и ценовая политика. Управление ею должно быть четко регламентировано и структурировано. Управление бизнес процессами и документооборотом сегодня осуществляют системы управления корпоративной информацией, т.е. ЕСМ-системы различного типа.
Их цели можно разделить на две основные группы:
Входящая информация проходит определенные стадии обработки, соответствующие установленному в компании или организации регламенту. Вся работа с документами связана непосредственно с общими бизнес-процессами и должна отвечать определенным требованиям:
Применение ЕСМ саму процедуру обработки документов не меняет: она лишь помогает отследить путь документа на всех стадиях его обработки, которые в зависимости от сложившейся ситуации могут изменяться.
И еще одно очень важное требование – это конфиденциальность информации. Делопроизводство должно быть построено так, чтобы не допустить ее утечки, т.е. применены средства защиты от копирования и несанкционированного изменения документов. Это могут быть системные настройки, средства шифрования и криптографии. Также должно быть осуществлено разграничение прав доступа разных категорий сотрудников к документам.
Автоматизация процессов делопроизводства предполагает применение прогрессивных продуктов линейки IRM Doc. Она разработана под потребности представителей бизнеса и государственного управления.
Например, IRM businessdoc создана для крупных предприятий со сложной технологией и множеством сотрудников в структуре, работающих на разных территориях. Такая многофункциональная система позволяет создавать не только электронный документооборот и комплексное управление им. Это еще и автоматизация управления бизнес процессами любой сложности.
Автоматизированное ведение делопроизводства предоставляет возможность отслеживания маршрутов документов, их изменений и организацию их хранения. При этом продукты линейки IRM Doc отличаются не только богатой функциональностью, но еще и гибкостью их внедрения и надежностью в эксплуатации. Особо актуальны такие возможности, как защищенные электронные архивы. Например, IRM archive Doc обеспечивает ведение хранилищ любых типов документов.
Прямая ссылкаСовременные тенденции и скорость развития IT - информационных технологий, - позволяют утверждать, что уже сейчас эффективность роста любого предприятия определяется степенью его обеспеченности информационными системами управления бизнес-процессами.
Автоматизация бизнеса – это возможность:
Для конкретного пользователя – сотрудника предприятия, - автоматизация производства – это увеличение производительности труда, высокая точность расчетов, возможность планирования на большой период времени, гарантия информационной безопасности.
Одним словом, информационные системы управления бизнес процессами, разумеется, при условии их профессионального внедрения и сопровождения, – это выгодно и перспективно.
Самыми востребованными IT комплексами управления бизнесом являются системы:
К последним относятся продукты линейки IRM Doc, представленные системами "IRMbusinessDoc", "IRMсlassic Doc" и "IRMarchiveDoc".
Системы рассчитаны на предприятия, работающие в различных сферах народного хозяйства, в области экономики и управления. Внедрение СЭД обеспечивает качественный скачок в развитии бизнеса и эффективное управление предприятием. Благодаря СЭД осуществляется контроль движения документов, которые на предприятии представляют собой информационную поддержку для выбора и внедрения управленческих решений.
Для эффективного ведения и безупречной организации финансовой отчетности, оптимизированного управленческого учета требуется строгий контроль документооборота. Автоматизированное делопроизводство является инструментом, благодаря которому можно максимально точно и профессионально организовать решение вопросов так или иначе связанных с движением документов - как в масштабе структурного подразделения, так и в разрезе всего предприятия.
В программное обеспечение IRM Doc включено множество приложений по автоматизации делопроизводства. Внедрение системы позволяет оптимизировать регистрацию почты ( входящей и исходящей), согласовывать и утверждать документы, регламентирующие организационные мероприятия, осуществлять контроль исполнения поручений, вести электронный архив, систематизировать библиотеку регламентов процедур, оформлять командировки, контролировать выполнение должностных обязанностей, организовывать внутренний портал головного предприятия и подчиненных подразделений и т.д.
Автоматизированные информационные системы управления бизнесом IRM Doc объединяют в себе преимущества профессионального исполнения, дружественного интерфейса и богатого функционала, простоту в освоении любого приложения и высокую степень надежности. Их универсальность позволяет использовать программное обеспечение на предприятиях в любой отрасли экономики, как на уровне частных фирм, так и в масштабе государственных структур.
Прямая ссылкаПонятие МЭДО появилось относительно недавно, в 2009 году, и обозначает межведомственный электронный документооборот. Информационная федеральная система разработана для обеспечения взаимодействия между участниками документооборота, которыми являются:
МЭДО объединяет информационную среду участников межведомственного документооборота и регулирует взаимодействие между системами электронного документооборота (СЭД-системы) каждого из них.
Взаимодействие предполагает обмен электронными документами и уведомлениями, содержащими важную информацию о ходе выполнения распоряжений, указов и этапах исполнения документов, полученных по МЭДО.
МЭДО была разработана для повышения эффективности управления на всех уровнях государственной власти за счет максимального сокращения срока прохождения документации между ведомствами и организациями, а также для сокращения временных затрат на обработку, проведение и отправку документов.
Эффективность МЭДО для каждого из ее участников основана на:
Главным принципом МЭДО является интеграция систем электронного документооборота участников МЭДО в единую информационную сеть, обеспечивающую автоматический режим обработки электронной документации и максимальную степень ее защищенности от несанкционированного доступа.
Инфраструктура МЭДО объединяет:
Продукты IRM Doc предлагают оптимальное решение для интеграции с внешними информационными системами, включая МЭДО и СМЭВ – систему межведомственного электронного взаимодействия.
Основными критериями технической организации проекта является использование всеми участниками МЭДО:
Объединение информационной системы межведомственного электронного взаимодействия с МЭДО позволяет оптимизировать процессы передачи всех видов электронных документов между участниками системы. В основе работы системы лежит принцип централизованного управления отдельными информационными потоками участников межведомственного взаимодействия и обеспечение их информационной безопасности.
Прямая ссылкаАвтоматизация бизнес процессов – это создание такой информационной системы, при которой есть условия для эффективного управления всеми направлениями хозяйственной деятельностью предприятия. В результате, предприятие будет действовать как единое целое.
Именно такую возможность предоставляет система управления бизнес процессами IRM businessDoc. Благодаря модульному построению системы, настройка и дальнейшая работа в ней является простой и удобной.
Системы автоматизации бизнес-процессов должны решать следующие проблемы деятельности предприятия (рассмотрим на примере IRM businessDoc):
Главная задача автоматизации бизнес процессов на предприятии - каждый процесс должен достигать одну или несколько целей. В этом случае вся деятельность предприятия будет носить целенаправленный характер. IRM businessDoc позволяет уже на этапах проектирования и описания бизнес-процессов привязать деятельность предприятия к конкретной цели. Основными считаются четыре цели:
Любой бизнес-процесс обязательно должен иметь своего владельца, который отвечает за его эффективность, может влиять на выполнение этого процесса, оптимизировать его и т. д. В IRM businessDoc руководитель всегда будет знать, кто ответственный за определенный процесс и кто в данный момент времени выполняет задачи в этом бизнес процессе.
Одно из самых узких мест в управлении – искажение, задержка и даже потеря информации. IRM businessDoc с успехом решает и эту проблему. Исполнителю информация предоставляется комплексно – к описанию задачи прилагаются исчерпывающие данные для выполнения этой задачи. В результате, информация при движении от одного исполнителя к другому не искажается и не теряется.
IRM businessDoc содержит модуль для управления сроками выполнения заданий. В этой системе можно задавать сроки как в абсолютном выражении, так и в относительном. Руководство может контролировать ход выполнения любого процесса в режиме онлайн, а также видеть статистику исполнения по срокам в прошлые периоды.
IRM businessDoc имеет развитую систему формирования отчетности. Можно получить отчет о текущем состоянии предприятия, отчет по статистическому анализу определенных бизнес процессов в прошедшие периоды. На основе анализа сформированных отчетов можно принимать грамотные управленческие решения, которые оптимизируют деятельность предприятия в нужном направлении.
Электронный архив и документооборот предприятия является базовым элементом при автоматизации бизнес процессов. Как правило, система электронного документооборота образует ядро, вокруг которого и развиваются прикладные системы автоматизации процессов на предприятии.
Прямая ссылкаАвтоматизированный документооборот включает в себя несколько приложений, например, автоматизация канцелярии, электронный архив документов, системы управления и другие программы, необходимые для качественного управления предприятием.
Современный автоматизированный документооборот состоит из двух различных подсистем. Первая подсистема – это базовая платформа, предназначенная непосредственно для автоматизации бизнес процессов. Вторая – конкретные приложения, с помощью которых автоматизируются отдельные направления в деятельности предприятия. Очень часто смешивание задач в этих подсистемах приводит к неправильной или неэффективной работе автоматизированного документооборота.
Все приложения автоматизации можно разбить на группы по функциональному принципу. Рассмотрим это на примере линейки продуктов IRM Doc:
Включает в себя:
Включает в себя:
Включает:
Можно внедрять данные приложения и отдельно, не тратя средства на создание системной инфраструктуры. Но в таком случае эффект от подобной автоматизации будет крайне низок из-за действия следующих факторов:
Эти недостатки отсутствуют в комплексных системах автоматизации документооборота, таких как IRM Doc. В них процесс автоматизации разбивается на 2 этапа – внедрение платформы автоматизации документооборота и реализация на ее основе интегрированных приложений.
В результате, при использовании базовой платформы при автоматизации СЭД, система получает следующие преимущества:
Пожалуй, единственным недостатком внедрения платформы автоматизации является высокая стоимость начального этапа. Но в дальнейшем, при эксплуатации автоматизированного документооборота издержки будут снижаться, а эффективность использования постоянно возрастать.
Прямая ссылкаПри организации электронного документооборота самым трудоемким, рутинным этапом является обработка и ввод документации в систему. Автоматизированный потоковый ввод документов в СЭД позволяет значительно ускорить этот процесс. Необходимость в потоковом режиме ввода чаще всего возникает в различных учреждениях, где рабочий процесс связан с большим количеством входящей документации, обработка которой требует и предельного внимания, и оперативности.
Традиционный порядок работы по вводу документов предполагает выполнение нескольких последовательных операций: сначала в СЭД создается карточка, затем сканируется и распознается документ, после чего делается прикрепление файла к карточке. Даже при четкой слаженности действий осуществление этих процессов потребует определенных затрат времени и расхода энергии.
Потоковый ввод обеспечивает выполнение всех названных операций практически одновременно. Процесс сканирования призводится на потоковом сканере. Отсканированная документация автоматически делится на файлы изображений и текстовые документы и прикрепляется к приготовленным оператором карточкам. Специально нанесенные на каждый документ штрих-коды позволяют связывать отсканированные документы и карточку регистрации оригинального варианта.
При потоковом режиме есть возможность вести быструю работу с самыми сложными версиями документов (тексты, тексты и изображения, изображения с поверхностным слоем нанесенного текста, таблицы, счета-фактуры, бланки, заполненные от руки). При необходимости можно использовать систему, которая позволит извлекать отдельные атрибуты нужных документов (реквизиты, номера договоров).
Подводя итог, можно сформулировать ряд основных преимуществ, которые дает использование потокового ввода в СЭД:
При автоматизированном потоковом вводе документов любое учреждение, предприятие, организация смогут гораздо быстрее внедрить систему электронного документооборота и в полной мере прочувствовать насколько значимо изменилась производительность осуществляемой ими деятельности. При четком функционировании СЭД документооборот превращается во вспомогательный инструмент, помогающий продуктивно осуществлять основную работу. Именно поэтому владельцы и учредители должны иметь заинтересованность в организации потокового режима ввода документации в СЭД на своих предприятиях.
Прямая ссылкаДаже на небольшом предприятии документооборот может быть весьма объемным, а весь процесс обработки документов – трудоемким. Крупные предприятия, в свою очередь, и вовсе погрязли бы со временем под ворохом бумаг, если бы не переход на систему электронного документооборота. Однако и этого недостаточно для качественной работы по той причине, что обработка документов – это лишь малая составляющая бизнес-процесса.
Важно не только максимально оптимизировать процесс обработки и маршрутизации документа внутри всех задействованных структур предприятия, но и эффективно организовать сопутствующие работы, а также мероприятия, необходимость в которых возникает в промежуточных точках маршрута документа.
Система автоматизации документооборота способна идеально справиться с этой задачей. Более того, она создает ряд дополнительных возможностей, которые могут понадобиться предприятию по мере его развития и расширения сферы его деятельности. Доступные приложения системы эффективно взаимодействуют между собой, выстраивая оптимальную структуру задач и подбирая грамотные способы их решения.
Система управления электронным документооборотом действует в соответствии с законодательными и отраслевыми нормами, а также учитывает индивидуальный регламент предприятия для обеспечения высочайшего уровня делопроизводства. Решающую роль в эффективной работе этой системы играет то, что она полностью подстраивается под потребности определенной организации. При этом пользователю гарантируется абсолютная правовая и техническая защищенность.
Данная система контролирует жизненный цикл документов в полном объеме и в каждой точке их маршрута. Импорт и экспорт, управление и архивирование – все происходит в соответствии с поставленными задачами и рабочими состояниями. В специальной базе данных хранятся не только архивы, но и сведения о завершенных процессах и их результатах. Они используются системой для принятия важных управленческих решений на основе анализа предшествующей деятельности. Это способствует организации профессионального менеджмента на предприятии, за счет чего растут показатели его эффективности.
Информация, используемая системой для организации бизнес-процессов, является на сто процентов релевантной, то есть не только соответствует запросам, но и оказывается практически применимой для решения тех или иных задач. Это обеспечивается благодаря работе подсистемы управления знаниями, которая эффективна даже в условиях изменчивости внешней среды.
Масштабный бизнес-процесс требует не только ускорения документооборота, но и его контроля на всех этапах. Система автоматизации полностью контролирует исполнение всех поставленных задач в соответствии с техническим заданием и формирует отчетность. Самоконтроль на предприятиях, использующих систему управления электронным документооборотом, организован на высшем уровне и является залогом дальнейшего совершенствования процессов менеджмента и маркетинга.
Таким образом, максимальная автоматизация и оптимизация бизнес-процесса действительно возможна благодаря новейшим ИТ-технологиям. Процесс документооборота с их помощью организовывается безукоризненно. Кроме того, система управления полностью заменяет на предприятии web-мастера и является предельно объективной.
Прямая ссылкаВсе руководители заинтересованы, чтобы осуществляемая их предприятием деятельность шла успешно. От этого зависит репутация, рейтинг, конкурентоспособность, уровень зарплаты сотрудников.
Работа с документами - неотъемлемая составляющая любого из существующих видов бизнеса.
Даже на самом маленьком предприятии поток ежедневно поступающей информационной документации достаточно велик.
Он требует постоянной срочной обработки, систематизации, своевременного реагирования. Промедление в работе с документами чревато потерей клиентов, невыполнением обязательств по договорам, снижением доходов предприятия.
Электронный документооборот на предприятии позволяет не только результативно обрабатывать поток документов, но и способствует направлению этого потока в нужное, выгодное для предприятия русло. Благодаря организации СЭД у ответственного персонала есть возможность быстро справляться с большими объемами документации (письма, договора, архивы, сведения из различных баз данных), а руководитель может легко контролировать этот процесс даже на удаленном расстоянии.
Потребность в организации автоматизации документооборота может возникнуть на предприятии по разным причинам:
Некоторые руководители оттягивают внедрение системы электронного документооборота, опасаясь, что этот процесс долго продлится, потребует больших финансовых расходов на установку программ и обучение персонала. Самому руководителю также необходимо научиться пользоваться системой для эффективного управления документами. Практически доказано, что все вложенные затраты очень быстро окупаются за счет большей оперативности работы с документами и возросшей производительностью труда. СЭД позволяет большую часть рабочих усилий направить не на обработку и систематизацию документации, а на анализ имеющихся сведений. То есть можно больше времени уделить корректировке непосредственной деятельности предприятия и разработке новых результативных способов работы.
Программы, внедряемые в работу при системе электронного документооборота достаточно просты для усвоения. Тем более, что при автоматизации можно очень четко распределить конкретные обязанности сотрудников по ведению документации.
Уже на первых этапах можно оценить, какие преимущества дает электронный документооборот, программы автоматически выполняют целый ряд операций, которые раньше производились только при участии сотрудника. Установленные документальные шаблоны и настроенный маршрут прохождения позволяет автоматизировать:
СЭД позволяет каждому руководителю осуществлять управление всеми процессами дистанционно, поскольку есть возможность удаленного доступа к документации при помощи мобильного приложения (например, наша версия - мобильный клиент и управление поручениями через iPad).
Прямая ссылкаПреуспевающее, востребованное, прибыльное предприятие - цель, к которой стремятся абсолютно все руководители. В ведении любого бизнеса важно не только качество выпускаемой продукции или предлагаемой услуги, но и оперативность в решении ряда необходимых текущих вопросов. Ведение делопроизводства - очень значимый аспект работы. Большинству руководителей хорошо знакомы трудности, возникающие при традиционном документообороте. Для заполнения каждого документа требуется время, согласование и подпись невозможны без непосредственного присутствия руководителя, легкость доступа к бумажным документам может привести к утечке важных сведений.
Со всеми перечисленными проблемами легко справится внедренный электронный документооборот, СЭД способствует сокращению времени на обработку документации и позволяет его более рационально использовать на решение вопросов, связанных с производством продукции или повышением качества предоставляемых услуг. Внедрение электронного документооборота актуально и для крупномасштабных предприятий, где систематизация делопроизводства затруднительна из-за огромного количества документов, и для небольших компаний и фирм, где потеря времени часто приводит к снижению конкурентоспособности.
Существующие программы электронного документооборота достаточно просты для усвоения. Руководителю предприятия и всем сотрудникам, занимающимся делопроизводством не потребуется серьезных усилий, чтобы их освоить и внедрить в рабочую практику. Это позволит руководителю упорядочить процесс управления делопроизводством, четко и быстро систематизировать все имеющиеся и вновь поступающие документы.
Каковы возможности программы СЭД? Как эти возможности помогут повысить эффективность деятельности и прибыльность предприятия?
Даже на самом крупном предприятии с помощью программы документооборота можно в кратчайшие сроки упорядочить и ускорить сложный и объемный процесс делопроизводства. Для менее масштабных предприятий, где документальный поток не так велик, подойдут программы со стандартной комплектацией. Стоит внедрить электронный документооборот, и делопроизводствомоментально превратится в четкий, полезный для работы предприятия процесс.
Прямая ссылкаСоздание электронного документооборота на предприятии вне зависимости от его размеров – важный шаг на пути стремления к совершенству. Иначе говоря, СЭД, то есть система электронного документооборота, дает возможность приумножения капитала, числа инвесторов и процента лояльных потребителей. Причем данная система может сыграть важную роль в оптимизации различных процессов (маркетинга, менеджмента и прочих) не только в бизнес-структурах, но и на государственных предприятиях. Каждый потребитель сможет адаптировать СЭД под свои индивидуальные потребности, успешно создавая единое и эффективное информационное поле.
Внедрение системы электронного документооборота позволяет решить новые задачи и упростить привычные за счет обеспечения следующих условий, например, возможности качественного управления не только логически проистекающими из регламентированных процессов заданиями, но и директивными, вновь потребовавшими выполнения и возникающими спонтанно.
Этот момент крайне важен в жизни предприятия, так как он отражает гибкость его внутренних систем в реагировании на динамичные изменения внешних условий. Свойственная им хаотичность не должна сбивать с ритма работу организации, и СЭД прекрасно обеспечивает его стабильность в этом плане, создавая все условия для возможности быстрого внедрения новых заданий. Все, что требуется от сотрудника в этом случае:
Даже если данное задание не является отработанной частью регламентированных процессов документооборота, система обеспечит надлежащее его выполнение. При этом ответственный сотрудник всегда может вмешаться в процесс, при необходимости подкорректировать или перенаправить его: нет необходимости скрупулезного разъяснения деталей с каждым из исполнителей, если их несколько.
Качественное техническое исполнение и надежность в соответствии с самыми современными требованиями (в том числе, требованиями конфиденциальности) делают систему электронного документооборота незаменимой. Управление заданиями административной или производственной сфер должно быть таким же простым и естественным, как дыхание, и СЭД способна обеспечить для этого все условия.
Прямая ссылкаРано или поздно любая компания приходит в своём развитии к стадии, когда обработка документов немыслима без автоматизации. Связано это с тем, что большинство важной для бизнеса информации существует исключительно в электронном виде и эти разрозненные данные нуждаются в систематизации. Созданием папок с файлами и использованием е-мейла уже не ограничишься. Логика и взаимосвязь контента предприятия должна содержаться не в человеческой голове, которая не в состоянии удержать такой объём данных. Поэтому появились автоматизированные системы делопроизводства. Специалисты в области информационных технологий ставят ЕСМ (Enterprise Content Management) на второе место по значимости задачи – сразу за безопасностью.
Ещё в конце девяностых, до эпохи массового внедрения интернета, более 80 процентов корпоративного контента начало скапливаться в виде неструктурированных данных. Надёжно хранить и пользоваться коллективной памятью фирмы, ценнейшим её интеллектуальным активом, получать к ней лёгкий доступ становилось всё труднее.
ЕСМ – стратегическая концепция, предназначенная помочь преодолеть последствия информационного взрыва, объединить отдельные IT-технологии, работающие с неструктурированным контентом.
В буквальном переводе Enterprise Content Management означает "управление корпоративным содержанием". Точнее, умение с ним обращаться, справляться. Сначала родилось понятие Web Content Management, связанное с необходимостью публиковать и обновлять информацию на веб-сайте, отслеживать его актуальность. Затем речь зашла о потребности работать с корпоративным контентом, управлять им, свободно ориентироваться в информационных ресурсах компании.
Почему разработчики автоматизированных систем управления контентом предпочли именно этот термин слову "документ"? Документ создают в одном формате (предположим, txt или doc), затем публикуют на сайте в html или преобразуют в рdf для последующего распространения. С формальной точки зрения это три разных документа. Но информацию-то он содержит одну и ту же! Содержание победило форму.
По старой привычке мы предпочитаем воспринимать данные распечатанными на принтере на бумаге формата А4 и сильно негодуем, если на лист не влезает распечатка с веб-страницы или пара последних строчек документа оказывается на отдельном листе. Но будущее явно за мультимедиа. Очевидно, со временем появятся общепринятые стандарты и инструменты для работы с видеоконтентом.
До этого ещё далеко. Однако уже сегодня умение пользоваться технологиями ЕСМ и их "дирижёром" – системами workflow или соllaboration, которые обеспечивают необходимое автоматизированное руководство коллективным ведением деловых процессов, включая разработку маршрутов и контроль исполнительской дисциплины, – показатель зрелости компании.
При этом фирма не обязательно должна быть крупной корпорацией. Малый и средний бизнес оперирует меньшим объёмом информации, однако требует такого же функционала, скорости доступа и удобства пользования IT-технологиями. Вне зависимости от размера компании ЕСМ-системы являются могучим инструментом управления документами, информацией на интернет-ресурсах, автоматизацией бизнес-процедур, работы исполнителей в группе. Применение этого комплексного решения обеспечивает систематизацию неструктурированного контента и даёт возможность его анализа во славу процветания предприятия и реального увеличения его доходов.
Прямая ссылкаЭлектронный документооборот сейчас является одним из наиболее популярных направлений автоматизации управления предприятием. С помощью этого направления руководители компаний могут решить многие проблемы, которые касаются организации менеджмента. Но сможет ли электронный документооборот решить все проблемы предприятия? Получит ли руководство должный эффект от его использования?
Для начала поговорим о согласовании документов. Ни для кого не секрет, что этот процесс занимает большой отрезок времени, нередко сильно затягивается. Кроме того, документы во время передачи могут где-то потеряться. Именно по этой причине сотрудникам компании проще лично обойти своих коллег, чтобы передать документы из рук в руки.
Стоит отметить, что электронный документооборот в организации значительно упростит этот процесс. Сотрудник, ответственный за передачу документов, создаст задачу, к которой будут приложены все документы с указанием адреса доставки или маршрута. При этом каждый сотрудник компании будет иметь свои сроки выполнения этой задачи. После этого все сотрудники получат письма с заданиями, отправленные в папку "Входящие". Удобство такой системы заключается в том, что инициатор сразу видит, на каком этапе находится поставленная задача, а исполнители могут видеть точный адрес, а также писать и читать примечания. Также можно пересмотреть выполненные до этого задачи, если это понадобилось руководству.
На первый взгляд может показаться, что автоматизация электронного документооборота должна быть в каждом предприятии. Однако это не совсем так. Этот механизм хорошо "приживется" только в тех фирмах, которые соответствуют следующим требованиям:
В результате внедрения электронного документооборота предприятие становится единым механизмом, каждый элемент которого работает правильно и быстро. Она позволит руководству фирмы быстрее принимать важные решения, что обязательно приведет к ее стремительному развитию.
Прямая ссылкаСистема автоматизации документооборота, которую внедряют на современных предприятиях и компаниях, направлена на повышение продуктивности и ускорение движения информации. Часто процесс внедрения СЭД терпит неудачи или сталкивается с различными трудностями. Для того чтобы избежать этих препятствий необходимо понять типичные ошибки при внедрении СЭД, определить основу для становления стратегии СЭД, подготовить персонал к технологическим изменениям и настроить сотрудников на успешный результат.
При внедрении СЭД многие руководители предприятий сталкиваются с препятствиями в системе корпоративного документооборота. Эти препятствия связаны со следующими факторами:
Для того чтобы избежать сбоев в работе СЭД следует исключить все основные препятствия и планомерно настроить персонал к переходу на новую систему. Сотрудникам необходимо объяснить важность инновационных и конкурентоспособных технологий, повышения качества услуг и продуктивности работы предприятия. В первую очередь, следует пояснить сотрудникам степень эффективности системы электронного документооборота.
При внедрении СЭД руководитель должен провести совещание со служащими всех уровней и поставить перед ними задачи, направленные на эффективное освоение электронного документооборота. Достаточное внимание следует уделить опросу персонала, чтобы выявить недочеты и трудности в документообороте. Процесс внедрения СЭД не следует затягивать, так как сотрудникам необходимо применять на практике электронную систему.
Каждый сотрудник должен пройти специальный обучающий курс, который поможет правильно пользоваться СЭД, вносить информацию и настраивать систему. Уровень обучения должен быть выбран в соответствии со специализацией сотрудников, в том числе с отдельным обучением специалистов отдела IT. Также сотрудникам необходимо представить систему электронного документооборота как технологию, представляющую особую важность для каждой категории сотрудников предприятия. Развертывание данной системы следует представлять как общий процесс повышения эффективности деятельности компании.
При внедрении СЭД необходимо выбрать наиболее современный вариант системы, оценить и сравнить разработчиков и поставщиков. В процессе внедрения системы автоматизации документооборота руководитель и его помощники должны начинать ввод электронного оборота с тех отделов, в которых выявлено наибольшее количество трудностей в документообороте. Также важно провести интеграцию системы с полезными Интернет-сервисами и операционными отделами.
Ключевыми составляющими для успешного внедрения СЭД и продуктивной работы служащих являются правильная расстановка приоритетов по отделам, четкий план ввода новой системы в рабочий процесс и правильная учебная подготовка.
Прямая ссылкаСистема электронного документооборота является основой делопроизводства современных компаний и организаций. Для того чтобы ускорить процесс документооборота и повысить уровень его эффективности, к делопроизводству предъявляются новые требования и вводятся специальные мобильные приложения. Основными функциями этих приложений являются обеспечение оперативности удаленной работы и повышение качества систематизации документооборота.
Разработка мобильных приложений для СЭД ведется на различных платформах и основана на использовании нескольких мобильных решений, которые обладают определенными чертами,необходимыми для конкретных групп пользователей (руководители, топ-менеджеры, IT-специалисты и т.д.)
Мобильные приложения, используемые в СЭД должны обеспечивать непрерывность рабочего процесса и взаимодействие между руководителем и подчиненными на расстоянии, ускорять процесс доставки документов и доступа к ним. То есть пользователи с доступом к системе могут с мобильных устройств в любое время выполнить необходимую работу с документами. Особенно, актуальны такие приложения для руководителей, которые находятся в командировке, на совещании или конференции.
Эффективные мобильные приложения для СЭД помогают получить информацию в удобном виде, концентрироваться на важных целях и задачах, выполнять различные поручения.
Мобильные приложения для СЭД, прежде всего, должны быть эргономичными, простыми и удобными в использовании, а также отвечать современным требованиям к документообороту. В настоящее время разрабатываются мобильные приложения с высокой адаптацией к потребностям пользователей и надежной защитой корпоративной информации на мобильных устройствах.
Прямая ссылкаВ последние годы практически во всех отраслях промышленности резко обозначилась тенденция существенного увеличения расходов на информационные технологии. Если еще недавно ИТ подразделения направляли свои усилия на прокладывание сетей, покупку компьютерного оборудования и подключение к интернету, то сейчас на первый план вышла система автоматизации документооборота. Прежде всего, это касается кадровых и бухгалтерских программ, системы электронного документооборота.
Внедрение автоматизированных систем управления оптимизирует работу предприятия, делает ее более эффективной и прибыльной. Современные руководители осознают необходимость внедрения новых информационных технологий, их перспективность и вкладывают деньги в развитие ИТ подразделений. Более того, мощной причиной внедрения электронных систем является необходимость плотного взаимодействия предприятия с контролирующими и государственными органами самого различного уровня. Они, в соответствии с целевыми программами, уже давно осуществляют активный переход на СЭД документооборот.
Компаниям, занимающимся внедрением электронного документооборота, приходится подключать к системам и отдельных работников, и целые филиалы вместе с дочерними подразделениями, расположенные в разных точках страны. Отличным ИТ решением был бы вывод СЭД в облака, но этот ход пока еще не у всех находит понимание. На сегодняшний день, только 4% организаций используют облачные технологии. В подавляющем большинстве компаний считают, что внедрению такого сервиса помешают специфические отраслевые требования.
С появлением первых сетей, соединяющих компьютерное оборудование для обмена информацией, сразу же встал вопрос о возможности передачи решения сложных задач сверхмощным машинам. Содержать такие аппараты на балансе одного предприятия и использовать их только для своих нужд экономически нецелесообразно, да и непрактично из-за неполной загруженности. В связи с развитием телекоммуникационных возможностей физическая удаленность между компьютерами перестала быть актуальной, и идеология облачных технологий стала вполне реальной.
Ее суть в том, что пользователь через свой компьютер получает в распоряжение все необходимые ресурсы, соответствующие его потребностям. Где находится источник искомых ресурсов, потребителю даже не интересно знать – пусть он будет хоть в облаках. Для пользователя самым важным будет наличие канала связи с источником, который имеет хорошую пропускную способность для передачи информации. Технология предусматривает максимально комфортные условия для выполнения задач любой сложности. Она полностью отвечает современным требованиям безопасности, универсальности и гибкости, приспособляемости к нуждам конкретного клиента.
Облачные СЭД сулят значительные выгоды, поэтому их массовое использование уже не за горами. Существенно упрощается процесс соблюдения требований закона по защите персональных данных – их можно хранить не на своей локальной площадке, а в облаке. Заботы о сертификации системы сразу лягут на плечи провайдера. Оптимизируется документооборот с клиентами и партнерами.
Облачный сервис выгоден для всех участников процесса. Массовое потребление услуг дает возможность провайдеру устанавливать умеренную плату за предоставление дорогостоящих ресурсов, оборудование обеспечено высокой загрузкой и быстро окупается. Потребитель может позволить себе воспользоваться высококачественным облачным ресурсом по вполне разумной цене.
Кроме того, он:
Внедрение электронного документооборота включает в себя несколько этапов. В самом начале процесса должна быть автоматизирована работа отделов, имеющих дело с максимальным количеством документов, что диктует необходимость строгого контроля за документацией. Внедрение СЭД позволяет добиться максимально возможного результата.
Этап 1, или подготовительный. Его целью является понимание целей заказчика. Для этого проводится анализ и классификация проблем. Использование электронного документооборота позволяет решить такие задачи, как:
Этап 2. Обследование документооборота и его оптимизация. Проводится для уточнения используемой схемы и особенностей документооборота: маршрута, правил регистрации, секретности и т.д.
Этап 3. Подготовка технического задания. Учитываются требования относительно функциональности системы, ее настройки, организационной структуры, технических характеристик, обеспечения надежности и т.д.
Этап 4. Заключение договора. Проводится для сведения к минимуму возможных недоразумений, утверждения графика работ, их объема, стоимости.
Этап 5. Подготовка инфраструктуры. Инфраструктура заказчика приводится в соответствие с требованиями ТЗ.
Этап 6. Приведение технической инфраструктуры заказчика в соответствие с требованиями технического задания.
Этап 7. Инсталляция системы. Включает в себя:
Этап 8. Обучение. Должно включать полные курсы обучения администратора системы. Обучение в группе проводится посредством презентаций.
Этап 9. Опытная эксплуатация. Ее суть состоит в работе сотрудников с настроенной функционирующей системой.
Этап 10. Корректировка. Проводится на основе полученных при опытной эксплуатации результатов.
Этап 11. Ввод СЭД в промышленную эксплуатацию.
Электронный архив документов представляет собой систему информационного плана, позволяющую автоматизировать хранение электронной и бумажной документации и обеспечивающую к ним многопользовательский доступ.
Основные функции системы:
Внедрение системы позволяет:
Использование электронного архива документов гарантирует повышение эффективности работы как частных, так и государственных организаций, связанной с необходимостью обработки и дальнейшего хранения значительного объема информации.
Прямая ссылкаПод термином "юридическая значимость документа" подразумевают его доказательную силу – к примеру, в арбитражном суде, в других организациях.
Электронные документы сами не обладают юридической силой по следующим причинам:
Для придания документам в электронной форме значимости необходим юридически значимый ЭДО - электронный документооборот в организации. Для достижения этого требуется выполнение трех обязательных пунктов:
Необходимо наличие аналога собственноручной подписи. Функцию таковой в электронном документообороте выполняет электронная цифровая подпись (ЭЦП). Она является гарантией подлинности ЭД на всех стадиях его существования:
Соблюдение этих условий позволит осуществлять полноценный значимый в юридическом плане электронный документооборот.
Использование систем электронного документооборота (полное или частичное, если полностью отказаться от традиционного бумажного делопроизводства пока нет возможности) дает ряд преимуществ. Основные из них:
Системы электронного документооборота (СЭД) являются обязательным элементом ИТ-инфраструктуры в организации любого масштаба. Они позволяют значительно увеличить эффективность работы той или иной компании или небольшого предприятия. Что касается государственных учреждений, то в них СЭД дают возможность быстро решать задачи, связанные со внутренним управлением, межведомственным взаимодействием, а также взаимодействием со всем населением.
Сразу же нужно заметить, что система управления электронным документооборотом (СЭД) по своей сути является технической системой, способствующей упрощению процесса создания, управления доступом и распространения электронных документов по компьютерным сетям фирмы. Кроме того, она обеспечивает полный контроль над всеми существующими потоками документации в компании.
Системы электронного документооборота поддерживают множество полезных функций, которые в любом случае найдут применение.
Одним из наиболее важных и полезных инструментов можно назвать управление жизненным циклом документации и его последующая маршрутизация. С помощью СЭД можно запросто создать регламент – описание процесса работы в графическом виде. Таким образом, обработка документа происходит в соответствии с конкретным порядком, а не хаотично.
Также СЭД системы позволяют легко и быстро осуществлять управление статусами всех электронных документов. Теперь каждый ответственный сотрудник может посмотреть, а также исправить статус документа, указанного в программе.
В системе электронного документооборота каждому документу можно присвоить свою атрибутивную карточку. В ней можно указать тему, название и номер контракта, а также приложить некоторые файлы. В этой же карточке размещается строка "Срок согласования", "Модель согласования", "Замечания".
Сотрудники крупных компаний могут осуществлять следующие простые действия:
В самом начале внедрения СЭД подобные системы рассматривались управленцами только в качестве инструмента, позволяющего автоматизировать задачи делопроизводства по классическому сюжету. Однако теперь такие системы могут охватить достаточно широкий спектр всех возможных задач.
Современные разработчики сэд системы стараются ориентировать ее на работу с разными внутренними документами. Ранее эти системы могли работать только с корреспонденцией и организационно-распорядительными бумагами. Кроме того, системы такого рода сейчас применяются для решения любых прикладных задач, связанных с электронной документацией. С их помощью можно быстро осуществить:
Системы электронного документооборота существенно упрощают работу с документами в любых организациях. Они особенно хорошо подойдут для крупных компаний, имеющих большое количество документации. С помощью СЭД управление документами становится простым и может выполняться в любое время в кратчайшие сроки.
Прямая ссылкаСистема управления электронным документооборотом представляет собой автоматизированную систему, дающую возможность выстраивания процесса управления бизнес процессами в многопользовательском режиме для всех сотрудников. Разработка продуктовой линейки велась с учетом запросов и потребностей заказчиков – представителей сферы государственного управления и разных областей бизнеса. Переход на систему электронного документооборота дает возможность решения широкого круга производственных и административных задач благодаря эффективной интеграции со множеством информационных систем и охвату самых разных деловых процессов.
Внедрение системы электронного документооборота позволяет сделать большой шаг к полной автоматизации бизнес-процесса, всей деятельности канцелярии, предоставления услуг, связанных с обменом документами. Его основные возможности:
Внедрение СЭД в государственных, коммерческих организациях, на предприятиях позволяет поднять качество работы на совершенно новый уровень. Из основных достоинств использования программ СЭД необходимо отметить:
Исследования доказывают, что внедрение системы электронного документооборота повышает эффективность и производительности на 30%, а стоимость хранения электронных документов на 80% ниже стоимости хранения бумажных архивов. СЭД уже стал неизменным атрибутом современной бизнес-организации.
Прямая ссылкаПосле принятия решения о внедрении электронного документооборота перед руководителем встает множество различных вопросов, основным из которых является конкретный способ, посредством которого осуществляется автоматизация документооборота на предприятии.
Независимо от выбора системы деятельности необходимо пройти следующие этапы:
На обучении персонала не стоит пытаться экономить, поскольку допускаемые работниками ошибки заметно снижают эффективность даже идеальной системы электронного документооборота.
IRM businessDoc- это предназначенная для эффективного управления бизнес-процессами система электронного документооборота.
Система предназначена для организаций и предприятий, деятельность которых охватывает большое количество участников и достаточно сложный технологический процесс.
Ее использование позволяет за короткий срок автоматизировать документооборот малого бизнеса и госучреждений. Представляет собой классический вариант электронной канцелярии, охватывающий стандартный функционал документооборота и делопроизводства в РФ.
Преимущества использования IRM classicDoc:
Предназначенная для среднего и крупного бизнеса современная ЕСМ-система, представляющая собой полнофункциональное решение, дающая возможность создания полной электронной версии документооборота предприятия и автоматизации любого типа бизнес-процессов.
Современный бизнес продолжает стремительно развиваться. В этом процессе активно участвуют информационные технологии, играя в развитии бизнеса очень важную роль. Сейчас эти технологии стали неотъемлемой частью любого процесса, происходящего внутри компании. Дело в том, что каждое предприятие нуждается в правильной организации документооборота, так как с увеличением количества документации усложняется работа компании. Электронный документооборот во многом упрощает работу со всеми существующими документами.
Если говорить кратко, то основными предпосылками создания СЭД можно назвать:
Наличие хотя бы нескольких предпосылок является первым знаком, указывающим на то, что предприятию нужна автоматизация электронного документооборота. И действительно, он во многом упрощает работу с документацией.
Предметная область, которая автоматизируется с помощью средств документооборота, довольно простая. СЭД – это всего лишь виртуальное хранилище для всех документов компании, поэтому она может выполнять следующие функции:
По сути сэд система является централизованным местом для хранения документов. С ее помощью любой пользователь сможет найти нужный ему документ, используя удобную систему поиска. При этом у каждого документа имеется своя карточка. В ней администратор и некоторые пользователи СЭД могут записывать все изменения, происходившие в документе.
Во время коллективной работы с документами в общем ресурсе на первое место должна ставиться безопасность. СЭД позволяет администраторам настраивать ролевую или персональную безопасность. Таким образом, некоторые пользователи могут получить доступ к редактированию документов, а другие – только к их просмотру. Также любая система электронного документооборота позволяет пользователям хранить все версии документов.
Возможности СЭД позволяют крупным компаниям забывать о проблемах, возникающих во время работы с документами. С помощью СЭД можно быстро найти нужный документ, отредактировать его или же распечатать.
Прямая ссылкаВремена, когда управление бизнес-процессами в организации сопровождалось огромным количеством бумажных документов, подходят к своему логическому завершению. Сегодня на смену нескончаемому потоку служебных записок, приказов, распоряжений, актов, архивных папок приходят эффективные системы электронного документооборота.
Даже если вы пока не встречались с этим термином, понять что это такое и каковы его основные преимущества не составит для вас никакого труда. Система электронного документооборота позволяет автоматизировать все процессы управления, принятия решений, распределения поручений, взаимоотношений с контрагентами, облегчает контроль и в разы повышает оперативность и эффективность взаимодействия различных подразделений компании.
На рынке представлено множество готовых решений, которые позволят осуществить переход на электронный документооборот быстро и безболезненно для вашей компании. А вам нужно лишь найти вариант, которые отвечал бы потребностям именно вашей организации. Перед принятием решения вам стоит ответить на несколько определяющих вопросов:
Также стоит учесть форму собственности организации и ее размер.
Лучшим вариантом будет сразу прибегнуть к помощи специализированной компании, которая подтвердила высокий уровень оказываемых услуг и может предложить вам программы, доказавшие свою надежность и эффективность на практике. Как правило, крупные поставщики будут готовы предложить вам несколько систем, каждая из которых будет ориентирована на решение определенного круга проблем:
Линейка продуктов IRM Doc поможет выбрать подходящую систему организации любой формы собственности, вне зависимости от количества подразделений и числа сотрудников, а также круга задач, требующих решения.
Системы электронного документооборота – верный выбор для тех, кто ценит удобство, оперативность и надежность!
Прямая ссылкаЛюбая компания постоянно сталкивается с необходимостью обработки огромного количества документов. Поэтому сегодня многие руководители пытаются максимально возможно автоматизировать собственный документооборот. Электроника позволяет удобно хранить и искать документы, обеспечивает сохранность и полноту информации, оптимизирует время обработки и согласования материалов.
Функциональные возможности электронного оборота документов разнообразны. Назовем только некоторые из них:
С каждым днем растет актуальность вопросов защиты электронного документооборота. Все чаще встречаются случаи нарушения конфиденциальности, отправки ложных электронных документов, несанкционированного искажения информации. При полностью защищенном электронном документообороте предполагается использование дополнительных механизмов защиты. Кроме классических задач (разделение доступа, идентификация, контроль целостности документа) вводятся новые программы, обеспечивающие криптографическую и антивирусную защиту, регистрацию событий, межсетевое экранирование, контроль целостности программного обеспечения, независимый аудит информации и так далее.
Нередко руководители с помощью автоматизации хотят улучшить координацию деятельности своей фирмы. Однако автоматика не сможет исправить управленческие ошибки, допущенные при организации работы. С помощью автоматизации бизнес-процессов увеличивается скорость обработки информации и прозрачность бизнеса, обеспечивается контроль и согласовываются действия сотрудников, повышается технологичность бизнеса (например, автоматически подсчитываются налоги и цены). Но увеличить поток клиентов, определить перспективы развития или обеспечить своевременную сдачу отчетов автоматические информационные системы не смогут.
Автоматизированный документооборот легко реализуется на базе продуктовой линейки IRM Doc – системе электронного оборота документами и управления бизнес-процессами. Продукты IRM Doc отличаются большой функциональностью, гибкостью внедрения и интеграции, грамотным технологическим исполнением, надежностью в эксплуатации. Эти автоматизированные системы позволят сократить сроки согласования документов, обеспечат контроль исполнительской дисциплины, сформируют благоприятную среду для разрешения любых задач. В итоге, все это обернется ростом репутации и стремительным увеличением капитала.
Прямая ссылкаС течением времени в работе организации любого профиля возникает необходимость автоматизации бизнес-процессов, поскольку по мере роста производства увеличивается количество действий, информации, документов, которые обязательно должны контролироваться. Для обеспечения слаженной работы, повышения эффективности производства и извлечения максимальной выгоды требуется автоматизация всей организации или предприятия.
Несмотря на достаточно длительное существование термина “автоматизация бизнес-процессов”, до сих пор нет четкой формулировки данного понятия и конкретного разграничения его главных функций.
Основным объектом автоматизации бизнес-процессов, как и следует из названия, являются процессы, связанные с организованной последовательностью целенаправленных действий по созданию определенного продукта или оказанию услуги.
В основном в бизнес-процесс входят действия работников, производимые или фиксируемые ими в информационно-коммуникативных системах. При автоматизации бизнес-процессов данные системы выполняют следующие функции:
При автоматизации бизнес-процессов появляется возможность контроля за всеми этапами производства, документооборотом, своевременного внесения необходимых корректив.
Основными задачами автоматизации являются:
Фиксирование всей информации в системе позволяет повысить эффективность управления бизнес-процессами. Руководитель имеет возможность в любой момент узнать детали производственного процесса, проанализировать ситуацию, при обнаружении упущений внести поправки.
Массовое применение технологий автоматизации бизнес-процессов началось в достаточно продвинутых системах электронного делопроизводства с целью автоматизации обработки документации в соответствии с требованиями определенных регламентов. Однако работа с документами является лишь частью процесса. Ключевой объект – это именно бизнес-процессы. Создание и обработка документов – их следствие. Особенности электронного делопроизводства определяются спецификой производственных процессов.
В настоящее время границы применения самых продвинутых систем электронного документооборота значительно расширились и начали проявлять тенденцию к эволюционированию в направлении автоматизации бизнес-процессов.
Прямая ссылкаВнедрение электронного документооборота является одним из основных условий успешности современного бизнеса, развивающегося в условиях стремительного темпа жизни и жесткой конкуренции. Использование СЭД обеспечивает ряд неоспоримых преимуществ.
При использовании СЭД можно почти мгновенно находить необходимые документы, причем как в последней версии, так и в предыдущих.
Электронная система документооборота дает возможность оперативно следить за всеми этапами осуществления бизнес-процессов, благодаря чему деятельность предприятия становится полностью контролируемой.
Согласно деловой статистике, до 25% заданий руководства по тем или причинам остаются невыполненными. При автоматизации делопроизводства и документооборота можно быть полностью уверенными в четком выполнении всех поручений, поскольку система позволяет контролировать все этапы работы, действия ответственных сотрудников и при необходимости прибегать к корректирующим мерам.
Квалифицированное применение системы электронного документооборота приводит к сокращению затрат времени на проведение всех рутинных операций: создание документов, их поиск, согласование и т.д. В результате работники получают дополнительное время на выполнение основных функций, влияющих на эффективность деятельности предприятия.
Утечка важной информации может стать причиной значительных убытков. При автоматизации делопроизводства и документооборота появляется возможность ограничивать доступ к конкретным документам, открыв его только для определенных пользователей. При этом можно контролировать все действия, которые сотрудник совершает над документом: чтение, подписание, внесение изменений и т.д.
СЭД позволяет улучшить взаимодействие между различными отделами и департаментами предприятия или организации, поскольку при этом:
Внедрение электронного документооборота оказывает непосредственное воздействие на повышение конкурентоспособности предприятия благодаря тому, что оно позволяет:
При использовании электронного документооборота заметно сокращаются общие расходы организации. Это достигается благодаря:
Сегодня необходимость внедрения электронного документооборота на предприятиях не вызывает никаких сомнений. Она продиктована в первую очередь значимостью быстрой и качественной обработки большого потока информации и предупреждения ее попадания в чужие руки.
Процесс автоматизации бизнеса и документооборота проходит в несколько этапов.
Этап 1. Осуществляется всестороннее обследование деятельности компании-клиента. Квалифицированные специалисты проводят анализ, изучают все возможные маршруты движения документов, специфику этого процесса. В результате складывается четкое представление о направлении деятельности и структуре организации.
Этап 2. Выявляются потребности конкретного заказчика относительно следующих пунктов:
Этап 3. Разрабатывается план действий на основе особенностей бизнеса, с помощью которого можно будет оптимизировать работу с документами. Производится подготовка технического задания по проекту.
Этап 4. Проводится подбор персонального оборудования, которое оптимально подходит для работы с конкретной системой. При необходимости подбирается специализированное оборудование.
Этап 5. После осуществления всех перечисленных действий переходят к непосредственному внедрению электронного документооборота. Система запускается и тестируется. На основе полученных результатов производится ее настройка.
Этап 6. Проводятся обучающие курсы для будущих пользователей, поскольку даже самая совершенная система не сможет эффективно работать при недостаточном уровне квалификации персонала.
Компания, как правило осуществляет дальнейшее сопровождение внедренной системы, включая техническую поддержку, в случае необходимости – ее доработку и периодическое обновление.
Сроки автоматизации бизнеса определяются в зависимости от ряда факторов. Основными из них являются:
Предназначением электронного документооборота и делопроизводства является автоматизация процесса документооборота в государственных и коммерческих организациях, предприятиях независимо от их размеров, рода деятельности и форм собственности. С помощью системы осуществляется:
В настоящее время делопроизводство часто называется "документационным обеспечением управления", поскольку документы особенно ценны для управления.
Внедрение электронного документооборота и делопроизводства позволяет решить все указанные проблемы. Последующее надежное хранение документов возможно при организации электронного архива.
Государственные органы, крупные предприятия с государственным участием используют форму административного делопроизводства. Ее отличием является обязательность следующих действий:
Коммерческие предприятия среднего и небольшого размеров в большинстве случаев используют форму электронного документооборота и делопроизводства, которая позволяет решать задачу управления документацией в ограниченных масштабах.
В таких случаях учитываются самые важные документы. По ним должны быть требования со стороны государства относительно учета и последующего хранения.
Важность документа зависит от масштабов риска в случае несвоевременной обработки, выполнения, утери или искажения. К категории наиболее важных, как правило, относятся:
Вся необходимая документация должна сохраняться.
Прямая ссылкаОтслеживание исполнения документов в организации – процесс трудоемкий и запутанный. В бумажном документообороте контроль за исполнением документов лежит на одном человеке, который работает только с бумагами, получившими резолюцию руководителя "На контроль" с указанием фамилии исполнителя. Как правило, контролирование исполнителей по разным документам сопряжено с множеством звонков, писем, служебных записок и заполнением сразу нескольких журналов. Именно для систематизации и упрощения этой работы, что является важной частью управления бизнес-процессами, и служит система автоматизации контроля исполнения документов.
Для начала необходимо "завести" документ в систему. Для этого заполняется его электронная карточка: в ней указываются информация о содержании документа, сроках его исполнения и ответственных исполнителях. Кроме этого, здесь будет видно, руководитель какого уровня отправил документ на контроль и какие при этом сделал поручения. Сформировать контрольную карточку – дело достаточно кропотливое. Однако если на предприятии введен электронный документооборот, и нужный документ уже загружен в систему, то для контроля работы над ним достаточно добавить специальные разделы с указанием сроков исполнения и ответственного лица. После этого электронная карточка документа будет видна всем пользователям системы, они смогут отслеживать любые изменения в статусе документа и в ходе работы над ним.
При традиционном ведении дел в организации, когда все записывается на бумаге, есть специальный журнал контроля документов, заполняется он вручную. Автоматизированный документооборот позволяет просто присвоить нужному документу статус "На контроль", и после отправки на исполнение он автоматически попадет в журнал контроля. Такой журнал значительно облегчает работу того сотрудника, который отвечает за контроль исполнения документов и поручений, при этом список документов к исполнению доступен для просмотра не только ему, но и всем ответственным лицам. Электронный журнал контроля систематизирован по календарному принципу: он показывает процесс исполнения тех документов, срок контроля которых наступает сегодня, завтра, на следующей неделе, через 2 недели и т. д. О том, что заканчивается срок исполнения по документу, всех ответственных работников система будет уведомлять электронными сообщениями на рабочую почту.
Запрос или сведения об исполнении поручения по документу контролер может направить исполнителю сразу из контрольной карточки документа, и, получив ответ, внести нужную информацию сюда же, в карточку, в качестве контрольных отметок.
Отчеты исполнителей в системе формируются также автоматически в любую нужную дату. В отчете будет видна текущая работа по документу, контрольные отметки, исправления, возможные отправки на доработку и другая информация.
Документ, который не был исполнен в срок, перемещается в журнал "Просроченные документы".
Если отчет исполнителя по документу принят, оценен как удовлетворяющий требованиям, то руководством, как правило, принимается решение об исполнении документа. Перед тем как отправить его в архив, документ надо снять с контроля. При бумажном делопроизводстве в этом случае в карточке документа и в журнале контроля делаются соответствующие пометки. В электронном варианте все проще. Когда в журнале контроля контролер нажмет кнопку "Снять документ с контроля", информация эта сразу будет отражена в карточке документа с указанием даты и времени снятия, а также фамилии и должности лица, которое это сделало. Можно установить и автоматическое снятие с контроля документа после проверки отчетов по нему. Надо помнить, что "отработанный" документ всегда можно поднять из архива и посмотреть всю историю работы над ним.
Система контроля исполнения документов может значительно упростить работу человека, отвечающего за исполнение важных документов на предприятии и в организации, избавить его от лишней бумажной и рутинной работы. А электронный документооборот в целом сделает управление бизнес-процессами более простым и прозрачным.
Прямая ссылкаАвтоматизация снимет с плеч контроллеров обязанности по учету и обработке всех имеющихся в организации электронных документов. Электронное делопроизводство еще никогда не было таким простым и прозрачным.
Внедрение системы электронного документооборота позволяет все трудоемкие процедуры по обработке информации вести автоматически, что значительно облегчает работу исполнителей.
Системе под силу автоматизировать следующие процедуры:
Вся поступившая корреспонденция регистрируется в системе с учетом своего назначения и типа. Получив регистрационный номер, документ поступает в работу. При помощи функциональных возможностей система создает контрольные карточки, по которым можно отслеживать ход исполнения документа, с указанием сроков и исполнителей. Для упрощения поиска каждый документ получает свой штрих-код. На смену обычной подписи, необходимость простановки которой возникает при работе с каждым документом, приходит электронно-цифровой аналог.
Автоматическая система предусматривает создание проекта резолюции по каждому документу, в котором указываются исполнители. После чего документы автоматически отправляются конкретным исполнителям. При этом исполнители могут отписывать порученные документы на нижний уровень с автоматическим учетом всех получившихся ветвей. Руководитель имеет доступ к полной картине поручений, а также к отчетам по выполнению документов.
Контроль исполнения документов также ведется в автоматическом режиме. Система поддерживает возможность устанавливать контрольные сроки для каждого документа в соответствии с российским законодательством. Отправка уведомлений из карточки учета и установка напоминаний о необходимости возврата к работе с документом помогает избежать ситуации, когда исполнитель по причине забывчивости не успевает закончить работу в срок. Для вышестоящих структур формируются различные отчеты за определенный период.
Упрощение поиска нужных документов достигается наличием у каждого документа набора реквизитов, по которому ведется отбор. Наиболее часто используемые поисковые запросы запоминаются системой, которая предлагает доступ к ним непосредственному исполнителю. Система предусматривает также контекстный поиск с дальнейшей печатью или сохранением в различных офисных форматах.
Все действия пользователей автоматически фиксируются в журналах. Каждый пользователь обеспечивается своими правами доступа, которые назначаются администратором при регистрации в системе согласно структуре организации. При этом пользователь наделяется правами самостоятельно настраивать параметры своего рабочего стола и личные папки.
Снабдив свое предприятие автоматической системой, которая будет вести электронный документооборот с чутким участием администратора, имеющего доступ к ее настройкам, вы получаете наиболее эффективную обработку всей поступающей информации и упрощение контроля над сроками выдачи конечного результата.
Прямая ссылкаАктуальность внедрения системы электронного документооборота давно уже воспринимается как факт, способствующий усилению оперативности и результативности работы, а также конкурентоспособности предприятия. Трудности при выборе системы вполне объяснимы.
Требования к концепции системы электронного документооборота должны основываться на полноценном обеспечении функций, неизбежных в работе с документами. А именно:
При выборе необходимо проверить, что система способна успешно справляться с перечисленными функциями.
Первоначальные этапы работы с документами (подготовка, согласование) – наиболее кропотливые. В согласовании могут быть задействованы филиалы (подразделения), расположенные на различных территориях. Потому значимо, чтобы система электронного документооборота была снабжена средствами для формирования версий документов и редактирования их, если участники данной деятельности сочтут нужным внести изменения. Это будет способствовать существенному сокращению сроков данных видов работы, поскольку все задействованные лица смогут работать дистанционно в единой документальной базе.
Регистрация в рамках системы решает ряд проблем, характерных для предприятий, где этот этап не автоматизирован. В частности, это позволяет:
Автоматизация контроля исполнения документов помогает обеспечить прозрачную четкость процедуры. С помощью системы очень легко:
Электронный архив, в котором структурированно размещаются полностью отработанные документы, способствует четкости ведения учетной деятельности. При возникшей необходимости любой документ можно быстро отыскать или удалить, если потребность в сохранении отпала. Функция была хорошо отлажена еще в первых системах электронного документооборота. Современные системы снабжены электронным архивом, снабженным полным перечнем функций.
В числе важных требований концепции электронного документооборота следует также назвать:
Последнее требование особо значимо, поскольку с его помощью осуществляются:
В итоге, система электронного документооборота должна как полноценно выполнять все перечисленные функции, так и гибко адаптироваться под постоянно меняющиеся в бизнес-среде обстоятельства.
Прямая ссылкаС развитием компьютерных и сетевых технологий появилась возможность организовать по-настоящему эффективное делопроизводство и документооборот на предприятии. Причем прогресс коснулся практически всех сторон создания, движения, визирования, регистрации документации:
Системы делопроизводства и документооборота позволяют также в реальном времени контролировать:
С развитием программного обеспечения для делопроизводства и документооборота на предприятии и сетевых технологий стало также возможным взаимодействие в системе не только между внутренними структурными подразделениями организации, но и с другими предприятиями и учреждениями. Теперь можно сдать отчетность в контролирующие органы при помощи электронной системы делопроизводства и документооборота, обменяться прайсами и справочниками номенклатуры с поставщиками и покупателями, наладить с торговыми партнерами синхронизацию остатков на складе и многое другое.
В итоге современная организация делопроизводства и документооборота на предприятии позволяет более чем на 60% сэкономить затраты рабочего времени сотрудников и на четверть поднять эффективность управления и производительность труда.
Прямая ссылка115114, г. Москва, 2-й Кожевнический переулок, д.12 Схема проезда
©1997-2024 Акционерное общество «Научно-Технологический Центр ИРМ»