Любая современная компания, каким бы видом деятельности она не занималась, прежде всего – это море документов, которые нужно оформлять и обрабатывать:

• Приказы и распоряжения
• Договоры и отчеты
• Корреспонденция и архивы
• Базы данных и информации

И все это сегодня в основном переведено в электронную форму и хранится и обрабатывается с помощью компьютеров. Количество файлов, вмещающих все необходимые данные, может исчисляться сотнями тысяч. И с каждым днем их общая численность увеличивается, поскольку компания растет, ее деятельность активизируется, происходят изменения и усовершенствования в методах и стилях ее работы. Все это сопровождается усилением потока документов, в которых отображаются даже самые мелкие и незаметные шаги и принятые решения.

Чтобы упростить и облегчить процесс работы с документами, их учет и обработку, а также перемещение и надежное хранение, целесообразно ввести в использование электронный документооборот. Эта система позволяет взять под контроль и управление абсолютно всю массу документации, находящейся в ведении компании. Благодаря внедрению электронной системы управления документами можно сделать значительный рывок в модернизации деятельности предприятия, вывести его на совершенно новый уровень работы и сделать компанию еще более эффективной и способной составить конкуренцию многим представителям своей сферы деятельности.

В чем преимущество использования СЭД?

Прежде всего – это создание единого фирменного информационного пространства, охватывающего все подразделения компании, даже если она имеет удаленные филиалы, отделенные от головного офиса территориально. Общая база документации может стать доступна любому сотруднику, обладающему необходимыми полномочиями, для совершения множества действий:

• Создания базы шаблонов стандартных документов, используемых в делопроизводстве компании
• Регистрации корреспонденции, входящей и исходящей, всех внутренних документов и распоряжений
• Ввода в систему документов путем их сканирования
• Рассылки документации внутреннего пользования и контроля выполнения распоряжений исполнителями
• Работы со всеми текущими документами – согласования, утверждения, регистрации, пересылки
• Создания собственных архивов и хранения документов

Используемая в работе система электронного документооборота позволяет сотрудникам всех уровней не тратить рабочее время на оформление и передачу файлов вручную. Сложная логистика и автоматизация процессов дают возможность не задумываться о путях перемещения информации, позволяя любому сотруднику работать только со своим пакетом документов для решения узко определенной задачи. А используемая программа «электронный архив» помогает сохранить в памяти компьютерных систем каждый, даже самый незначительный, документ.

Мало того, что электронная документация значительно сокращает трудозатраты на делопроизводство, она дает уникальную возможность вести дела на расстоянии. Имея доступ к интернету, каждый из допущенных может войти в СЭД, находясь в любой точке планеты и ознакомиться с новыми документами, внести коррективы в работу или отдать распоряжение. Удобный и простой вариант управления документооборотом позволяет пользоваться системой даже с помощью телефона.

Удаленное управление является гарантом непрерывности всех процессов руководства и функционирования компании. Это непременно положительно отразится на темпе и интенсивности ведения дел, а соответственно и на конечном результате.