В девяностые годы прошлого века созрела необходимость автоматизации бухгалтерского учета. И тут же появились аппаратные и программные средства, которые с успехом решили эту задачу.

В наше время автоматизация на предприятиях различных отраслей является не только возможностью, но и необходимостью для тех организаций, которые хотят быть первыми в конкурентной борьбе и знают, как этого достичь. Внедрение системы электронного документооборота – это тот базис, на котором будет строиться вся автоматизация бизнес процессов предприятия, и от того, насколько этот базис будет компетентным, гибким, доступным необходимым изменениям и дополнениям, будет зависеть очень многое.

Когда необходимо внедрять систему электронного документооборота на предприятии

Правильный ответ – вчера. Если на предприятии еще нет СЭД, значит, Вы уже отстаете. Информационные потоки по значимости сравнимы с материальными, а в некоторых случаях и превосходят их по важности. Следовательно, информацию необходимо оперативно собирать, надежно хранить, анализировать по большому количеству аргументов и т. д. Эффективная работа при этом возможна, только когда документы представлены в электронном виде, то есть в СЭД.

Система электронного документооборота – как правильно выбрать

Не стоит основывать свой выбор только на рекламных презентациях фирм-разработчиков.

Выбор конкретной СЭД системы – дело очень ответственное. Вот несколько рекомендаций, которые помогут сделать осознанный выбор:

1. Первый шаг – необходимо определить, какие задачи нужно автоматизировать в первую очередь.

2. Исходя из этого, изучите максимальное количество предложений разработчиков. Причем надо учитывать, что со временем придется добавлять новые модули с дополнительным функционалом. Ориентиром здесь может служить линейка продуктов IRM Doc – системы электронного документооборота.

3. Обратитесь к независимому специалисту, чтобы он проинспектировал выбранную Вами СЭД и выдал заключение об ее соответствии Вашим требованиям.

4. Перед покупкой установите СЭД в своей организации и протестируйте ее. Серьезные и ответственные организации, такие, например, как АО "НТЦ ИРМ", оказывают своим клиентам такую услугу.

Внедрение СЭД: определяем сроки и стоимость

Срок внедрения зависит от нескольких факторов:

1. Класс СЭД.

Согласитесь, что установить АРМ секретаря можно за одну неделю. Внедрение системы ERPс множеством АРМ, расположенных в разных концах предприятия может занять время до года.

2. Объем СЭД.

Чем больше количество серверов и АРМ, задействованных в электронном документообороте, тем больше времени потребуется на внедрение и отладку оборудования, а также на обучение персонала. Электронное хранилище документов, его установка, отладка и наполнение контентом, также внесет свою лепту в увеличение сроков внедрения.

3. Кастомизация (настройка) СЭД.

Чем гибче система (адаптация под требования заказчика производится настройкой программного обеспечения), тем меньше времени понадобится для внедрения системы.

Стоимость СЭД также зависит от ряда факторов:

1. Класс СЭД.
2. Объем функциональных возможностей СЭД.
3. Наличие технологических способностей системы.
4. Масштабности внедряемой СЭД.
5. Стоимости программного обеспечения.

СЭД одного класса имеют примерно одинаковую стоимость. Поэтому, если поступило предложение о приобретении СЭД, а цена у нее сильно отличается от аналогов в ту или иную сторону, лучше отказаться от такой системы.

Самый важный этап при установке СЭД – это ее внедрение. Не стоит экономить на этом шаге. Именно внедрение главным образом влияет на эффективность работы системы электронного документооборота. Некоторые фирмы делают скидку на этап внедрения, при условии, что в дальнейшем им поручат работы по техническому обслуживанию и сопровождению системы. Такой подход к клиентам практикует, в частности, АО "НТЦ ИРМ".

Электронный архив – это файловая система, предназначенная для хранения электронных документов.

Основные функции электронного архива:

• конфиденциальность;
• надежность хранения;
• удобство пользования;
• высокая скорость поиска;
• разграничение доступа для пользователей.

Как правило, электронные архивы и хранилища данных построены по следующему принципу: документы в них находятся в неструктурированном виде (текстовые файлы, графические файлы, электронные таблицы и т. д.), которые, в свою очередь, сопровождаются карточкой документа со структурированным описанием.

Подходы к организации хранилищ данных

До недавнего времени существовало два основных подхода к организации хранилищ электронных документов:

1. Хранение на SQL-сервере.
2. Хранение данных в файлах.

Сейчас разработан и применяется комбинированный вариант, который сочетает в себе преимущества этих методов: высокую рабочую производительность и простоту управления SQL-сервера и неограниченный объем хранимых данных, многопользовательский доступ к данным и невысокую стоимость хранения в современных файловых хранилищах.

Схемы построения единого архива документов

Применение той или иной типовой схемы зависит от объема хранимых данных, количества пользователей и требуемой скорости работы с документами.

Наибольшее применение нашли четыре схемы организации электронного архива:

1. Базовая

Данная схема рекомендуется на начальной стадии построения архива. При необходимости, электронное хранилище может быть увеличено до требуемого объема и снабжено дополнительными рабочими функциями.

Главное преимущество – простота хранения и управления.

2. Классическая

При таком построении система состоит из двух составляющих, между которыми организован двухсторонний обмен данными: SQL-сервер выступает как оперативное хранилище, а файловое хранилище как архивное.

Данное решение обеспечивает работу с файлами до 100 МБ с высокой скоростью обработки документов на стороне оперативного хранилища. При этом стоимость хранения получается достаточно низкая, а объем архива практически неограниченный.

3. Мультимедийная

При работе с файлами большого объема, такими как графика, видео, подкасты, карты и пр., требования к организации хранилища документов повышаются. Одно из главных при такой схеме – организация потокового доступа к файлам (считывание не всего документа в целом, а лишь его требуемую часть).

Здесь ставят четыре хранилища: первая пара – оперативный SQL-сервер и файловый архив для документов объемом до 100 МБ, и вторая пара – оперативное хранилище медиа-данных с архивным хранилищем медиа-данных для файлов объемом больше 100 МБ.

Данная схема позволяет организовать оперативную работу с файлами практически любого объема, хранить документы в архиве сколь угодно долго и иметь быстрый доступ к ним.

4. Распределенная

Мощность одного сервера может оказаться недостаточной при обработке большого объема данных и одновременной работе большого количества пользователей. В такой ситуации применяют распределенную схему хранилища данных, при которой задействуют несколько файл-серверов и сервер базы данных. При этом нагрузка перераспределяется между ними.

При такой схеме электронные документы распределяются по имеющимся хранилищам, что позволяет сбалансировать нагрузку, как по всей сети в целом, так и на отдельном сервере. Помимо этого, увеличивается максимальный объем хранения, повышается отказоустойчивость системы и снижается стоимость хранения.

Основные аспекты, составляющие эффективность электронного архива IRM archiveDoc

Применение IRM archiveDoc позволит выстроить такой алгоритм управления электронными документами предприятия, при котором каждому типу документов будет соответствовать определенное хранилище. Более того, можно настроить требуемую схему миграции документов между хранилищами.

После создания и сохранения документа он помещается по умолчанию в хранилище для определенного типа документа (например, аудио- и видеофайлы в хранилище медиа данных, отчеты – в файловое хранилище и т. д.). Для документов можно настроить и время нахождения в оперативном доступе. По истечении заданного времени, если документ не был востребован, он перекладывается в электронный архив предприятия.

Преимущества IRM archiveDoc

Использование IRM archiveDoc позволяет управлять различными электронными документами из единой системы. За счет этого не нужно использовать дополнительные средства для организации архивного хранения, организации хранения файлов большого объема и т. д.

За счет увеличения количества оперативной памяти и сокращения времени восстановления после сбоя повышается масштабируемость системы, т. е. скорость работы не будет снижаться при увеличении объема данных в СЭД.

В целом, уменьшается совокупная стоимость сопровождения системы IRM archiveDoc, что положительно сказывается на финансовых показателях предприятия.

Эффективность IRM archiveDoc

Эффективность IRM archiveDoc, как системы в целом, складывается из эффективной работы всех электронных составляющих производственного цикла предприятия.

За счет чего повышается эффективность работы при использовании IRM archiveDoc предприятиями:

1. Крупные предприятия:

• хранение данных неограниченного объема;
• автоматизация прикладных задач;
• высокая отказоустойчивость.

2. Средние предприятия:

• масштабируемость – при подключении все большего числа пользователей, эффективность работы системы не снижается;
• корпоративная информация постоянно накапливается, структурируется и управляется.

3. Малые предприятия:

• за счет размещения части документов на недорогие рабочие станции или менее мощные серверы и замедления роста базы данных, снижается стоимость оборудования и сопровождения системы.

Преимущества использования IRM archiveDoc для сотрудников предприятия

1. Пользователи

Возможность работы в единой корпоративной среде с различными видами контента:

• оперативный доступ к организационным и регламентирующим документам;
• перевод документов в архив и получение доступа к определенным файлам электронного архива;
• сохранение медиа данных объемом свыше 100 МБ;
• получают увеличенное быстродействие при работе в системе за счет оптимизации работы SQL-сервиса.

2. Администраторы

Администрирование нескольких хранилищ гораздо эффективнее, чем одного большого хранилища:

• восстановление после сбоя одного из хранилищ требует меньше времени по сравнению со всей системой;
• одновременный выход из строя всех хранилищ крайне маловероятен;
• упрощение администрирования SQL-сервера за счет уменьшения размера базы данных.

3. Руководители

• распределенная система электронных хранилищ наиболее отказоустойчива и больше всего подходит для обеспечения непрерывности бизнес-процессов;
• оптимизация стоимости хранения электронных данных за счет их размещения в дисконтных хранилищах.

4. Сотрудники отделов компьютерной безопасности

Надежная защита данных:

• есть возможность конфиденциальные данные размещать в специализированном хранилище, куда будет закрыт доступ даже системным администраторам;
• определенные файлы можно шифровать в рамках и инструментами операционной системы.

5. Разработчики прикладных программ

Автоматизация бизнес задач:

• автоматизация процессов хранения файлов большого размера;
• простота разработки прикладных программ для нескольких хранилищ.

Каждое предприятие с годами обрастает невероятным количеством всевозможной документации. И привычные для нас папки с документами раньше хранили в специально отведенных помещениях. На современном этапе такая потребность уже отпадает: организации создают электронный архив документов, который является частью комплексной СЭД.

С его помощью легче и быстрее находить необходимые документы и отслеживать их движение в документообороте, т.е. происходит систематизация информации. Все это делает управление делопроизводством более эффективным.

Организация электронного архива особенно важна, если требуется централизованное или распределенное хранение документов, созданных и обрабатываемых в электронном виде.

Каким предприятиям нужен электронный архив?

Крупные компании и холдинги, через которые ежедневно идет многотысячный поток деловых бумаг, просто не смогут нормально работать без их упорядочивания и правильного хранения. Для них электронные архивы – это неотъемлемая часть IT-инфраструктуры, которая помогает экономить рабочее время сотрудников.

Начинающим компаниям не требуется комплексный контроль над документооборотом, но, тем не менее, и им важно, чтобы их документация была в полном порядке. И особенно актуально это будет в случае развития и укрупнения бизнеса.

Электронный архив организации: функции и требования

Документы на предприятиях могут появляться как итог структурированных корпоративных процессов обработки, так и как результат персональной работы сотрудников в свободном режиме или в рабочих группах. Задачи электронного архива заключаются в хранении всех этих видов документов. То есть он должен стать единственным местом хранения файлов электронных документов. В нем должен присутствовать ряд сервисов для приложений информационной системы и для конечных пользователей. Обычно его функции осуществляет электронный документооборот.

Реализация требований к такому архиву на примере IRM archiveDoc

Создание электронного архива документов должно соответствовать некоторым условиям (на примере вышеуказанной системы):

• структуризация хранения – система IRM archiveDoc позволяет создавать электронный архив, в котором может быть один или несколько серверов и произвольная структура. Ее формируют создаваемые пользователями и приложениями папки, на которые могут быть определены ограничения различного рода. При этом есть возможность создавать виртуальные деревья, размещая там ссылки на эти папки и на поисковые папки;
• система обеспечивает различные механизмы разграничения доступа в электронный архив. В нем могут содержаться и внешние, и внутренние документы, которым обеспечивается надежная защита на разных уровнях менеджмента;
• поиск – система поддерживает все необходимые средства поиска: атрибутивного, полнотекстового. Имеется возможность создания шаблонов поисковых запросов и создания виртуальных папок;
• интеграция со средствами обработки документов и корпоративными приложениями – позволяет пользователям хранить документы и сообщения электронной почты прямо из приложений Microsoft, т.е. полностью отказаться от хранения их в файловых архивах и пользоваться централизованным архивом документов, что гораздо надежнее. Система полностью интегрирована с работой различных корпоративных приложений.

Сравнительно недавно при слове "архив" возникали устойчивые ассоциации с помещением, содержащим большое количество шкафов и полок, на которых плотными рядами теснятся толстые, массивные, пыльные папки. Деятельность любого предприятия подразумевает скопление документации различного характера. Рабочий процесс требует периодического обращения к созданным ранее документам. Цели могут быть разными:

• дополнить новыми сведениями уже имеющиеся базовые данные;
• произвести сопоставительный анализ аналогичных показателей за разные периоды;
• проследить движение документов, регламентирующих работу (договоров, нормативных актов) и пр.

Для эффективности управления делопроизводством предприятия важно, чтобы вся документация надежно сохранялась в четко структурированном виде, который бы позволил быстро отыскать необходимые документальные данные.

Централизованное электронное хранилище данных - способ обеспечить систематизированное хранение всей документации на длительный срок с возможностью оперативного поиска нужного в конкретный момент документа. Это полностью избавляет от потребности складирования гигантских массивов на бумажных носителях и существенно экономит время поиска. Внедрение комплексной системы электронного документооборота подразумевает организацию электронного архива как одну из функций СЭД. Однако система электронного архива может существовать и как полноценный самостоятельный продукт.

Чем выгодно внедрение программы автоматизированного электронного архива? Эта система способна оперативно выполнять целый ряд функциональных требований, которые ранее были возложены на сотрудников предприятия и осуществлялись при значительных временных затратах. Она позволяет:

1. Производить упорядоченную структуризацию всех хранимой документации. Система электронного архива формирует структурную иерархию всех имеющихся документов, разделив их по характерным признакам. Новые созданные документы будут автоматически попадать в конкретную папку архива на основании признака, определяющее место в общей документальной иерархии.
2. Выполнять быстрый поиск с использованием средств электронного архива (текст, атрибут, поисковый шаблон).
3. Организовывать разграниченный доступ к документации. Руководитель должен иметь доступ ко всем документальным данным, поскольку от этого зависит успешность управления всем делопроизводством. Для подчиненных сотрудников возможно организовать ограниченный доступ только к тем документам, которые касаются их непосредственных обязанностей. Это способствует безопасности хранения всех данных.
4. Обеспечивать взаимодействие со всеми компонентами системы, интеграцию со всеми средствами обработки сохраняемых документов, в том числе и с корпоративными приложениями.
5. Надежно сохранять масштабные объемы информации. Электронные архивы и базы данных могут содержать разноплановую информацию (деловая переписка, проекты предприятия, финансовые договора, технические характеристики, данные по кадрам, документы организационно-распределительного характера). Система электронного архива перед внедрением всегда проходит тестирование, доказывающее ее способность безупречно сохранять огромное количество разноформатных документов при постоянной рабочей нагрузке.

Наличие электронного хранилища данных дает предприятию неоспоримые преимущества для быстрой организации работы по обработке и сохранению всех информационных сведений. Руководитель получает возможность быстрого получения всех архивных данных, которые могут потребоваться для решения управленческих задач.

Каждый, кому приходилось бывать хотя бы раз в ведомственном архиве, знает, какой это нелегкий труд – поиск необходимого документа на полках, от пола до самого потолка забитых огромным количеством бумаг, пакетами, коробками с идентификационными номерами. На это уходит очень много времени и нервов. Но сегодня есть решение проблемы. Это электронный архив.

Для чего он нужен?

Создание электронного архива стало непременным условием высокой эффективности работы как частных, так и государственных организаций, деятельность которых связана с необходимостью обработки и хранения большого количества информации.

Ведение электронной версии архива позволяет:

1. Осуществлять быстрый поиск. Создание единой информационной среды хранения документов значительно упрощает и ускоряет поиск конкретного объекта, сокращает количество копий документов и сводит к минимуму вероятность их потери.
2. Благодаря электронному архиву осуществляется оперативный доступ к электронным папкам прямо из интерфейса учетной системы при наличии прав доступа.
3. Электронный архив позволяет контролировать местоположение каждого из объектов благодаря единой системе и наличию общей точки доступа к электронным справочникам, классификаторам и сохранению истории обработки.
4. Архивные дела можно привязывать к конкретным проектам.
5. Передача документов осуществляется по защищенным каналам с шифрованием.
6. Для гарантии подлинности информации используется цифровая подпись. Она также является подтверждением принадлежности файла конкретному владельцу.
7. Обеспечивается сохранность и доступность всех версий. Электронная система дает возможность автоматизации процесса архивирования и последующего контролирования сроков хранения документов.
8. Система сохраняет историю обработки каждого из документов с меткой версии, актуальной на данный момент.
9. Электронный архив минимизирует вероятность потери оригиналов.
10. Система интегрируется как с внутренними, так и с внешними информационными системами.

Необходимость автоматизации документооборота

В настоящее время автоматизация документооборота стала необходимостью на любом предприятии. Она открывает новые возможности по оптимизации работы, позволяет получить преимущество перед конкурентами при принятии стратегических и оперативных решений.

Почему это необходимо?

1. Информация должна обрабатываться по возможности быстрее и качественнее.
2. Попадание информации в чужие руки и ее утеря обходятся очень дорого.

Когда это необходимо?

Потребность в автоматизации документооборота назрела, если:

• документы часто теряются;
• образуются скопления документов, источник и назначение которых не удается выяснить;
• документация или содержащиеся в них данные попадают не по адресу;
• поиск необходимого документа, его подготовка, согласование требуют значительных затрат времени;
• требуется несколько копий документов.

Автоматизация документооборота позволяет:

• повысить эффективность работы с документами благодаря упрощению процесса;
• обеспечить нормальное функционирование всех подразделений;
• обеспечить оперативный доступ к необходимой информации;
• существенно сократить время, необходимое для создания и обработки документа;
• при доступе к информации разграничить права сотрудников.

Любая современная компания, каким бы видом деятельности она не занималась, прежде всего – это море документов, которые нужно оформлять и обрабатывать:

• Приказы и распоряжения
• Договоры и отчеты
• Корреспонденция и архивы
• Базы данных и информации

И все это сегодня в основном переведено в электронную форму и хранится и обрабатывается с помощью компьютеров. Количество файлов, вмещающих все необходимые данные, может исчисляться сотнями тысяч. И с каждым днем их общая численность увеличивается, поскольку компания растет, ее деятельность активизируется, происходят изменения и усовершенствования в методах и стилях ее работы. Все это сопровождается усилением потока документов, в которых отображаются даже самые мелкие и незаметные шаги и принятые решения.

Чтобы упростить и облегчить процесс работы с документами, их учет и обработку, а также перемещение и надежное хранение, целесообразно ввести в использование электронный документооборот. Эта система позволяет взять под контроль и управление абсолютно всю массу документации, находящейся в ведении компании. Благодаря внедрению электронной системы управления документами можно сделать значительный рывок в модернизации деятельности предприятия, вывести его на совершенно новый уровень работы и сделать компанию еще более эффективной и способной составить конкуренцию многим представителям своей сферы деятельности.

В чем преимущество использования СЭД?

Прежде всего – это создание единого фирменного информационного пространства, охватывающего все подразделения компании, даже если она имеет удаленные филиалы, отделенные от головного офиса территориально. Общая база документации может стать доступна любому сотруднику, обладающему необходимыми полномочиями, для совершения множества действий:

• Создания базы шаблонов стандартных документов, используемых в делопроизводстве компании
• Регистрации корреспонденции, входящей и исходящей, всех внутренних документов и распоряжений
• Ввода в систему документов путем их сканирования
• Рассылки документации внутреннего пользования и контроля выполнения распоряжений исполнителями
• Работы со всеми текущими документами – согласования, утверждения, регистрации, пересылки
• Создания собственных архивов и хранения документов

Используемая в работе система электронного документооборота позволяет сотрудникам всех уровней не тратить рабочее время на оформление и передачу файлов вручную. Сложная логистика и автоматизация процессов дают возможность не задумываться о путях перемещения информации, позволяя любому сотруднику работать только со своим пакетом документов для решения узко определенной задачи. А используемая программа "электронный архив" помогает сохранить в памяти компьютерных систем каждый, даже самый незначительный, документ.

СЭД – это не только очень удобно, но и выгодно

Мало того, что электронная документация значительно сокращает трудозатраты на делопроизводство, она дает уникальную возможность вести дела на расстоянии. Имея доступ к интернету, каждый из допущенных может войти в СЭД, находясь в любой точке планеты и ознакомиться с новыми документами, внести коррективы в работу или отдать распоряжение. Удобный и простой вариант управления документооборотом позволяет пользоваться системой даже с помощью телефона.

Удаленное управление является гарантом непрерывности всех процессов руководства и функционирования компании. Это непременно положительно отразится на темпе и интенсивности ведения дел, а соответственно и на конечном результате.