На любой фирме, в любом учреждении хоть раз, да терялись документы. Неприметную бумажку банально могут принять за черновик или мусор. А уж сколько всего потеряно в крупных компаниях или холдингах, где приходится пересылать отчеты, акты, договора и так далее между филиалами и разными юридическими лицами! Именно поэтому системы электронного документооборота (СЭД) оказываются настолько востребованными: байты информации не может смахнуть в мусорную корзину уборщица или потерять Почта России.

Современное развитие инфраструктуры и качество каналов связи позволяет внедрять такие системы повсеместно.

Их преимущества очевидны:

• увеличивается скорость прохождения документов,
• снижаются затраты на канцтовары,
• появляется возможность сократить штат делопроизводителей, более эффективно используя человеческий ресурс,
• предотвращается возможность случайной утраты необходимой документации.

Однако, несмотря на все эти плюсы, на практике переход на электронный документооборот осуществляется в единичных организациях.

И причин тому несколько:

1. Юридическая сила электронного документа. Электронная цифровая подпись была окончательно узаконена не так давно, а ранее её можно было использовать, только если между организациями подписано соответствующее соглашение. И пока эти подписи не распространены повсеместно, часто возникают ситуации, когда в дополнение к электронному партнерам приходится отправлять и бумажный вариант.
2. Взаимодействие с предприятиями с традиционной системой документооборота. Даже если фирма перешла на СЭД, партнеры продолжают слать ей бумажные счета, акты и т. д. Но эта проблема решается довольно просто — в систему включается сканирующий модуль, способный оцифровать входящую документацию.
3. Отсутствие документооборота затрудняется, если они не были отлажены ранее. В таком случае, сразу перейти на новую систему не получится - необходим детальный анализ документооборота и его формализация. Запускается пилотный проект, который постепенно дорабатывается под нужны клиента.
4. Структурная неразбериха. Внедрение СЭД сильно затруднено в тех организациях, где нет четкой структуры либо она постоянно меняется. В таком случае типовые решения оказываются нежизнеспособными, требуется разрабатывать и постоянно дорабатывать модульную систему. Сотрудничество фирмы-клиента и фирмы-разработчика в таком случае не одномоментное, а рассчитывается на длительный срок.

Это все были объективные факторы, но есть еще и субъективные, человеческие. Зачастую именно они выступают самым главным тормозом перехода на новую, более современную, ступень развития компании. Прежде всего, это консерватизм сотрудников, которые привыкли к бумажным документам, журналам регистрации входящей и исходящей корреспонденции и т. п. Они не понимают, как файл на компьютере может иметь законную силу, а потому считают СЭД всего лишь прихотью. В сочетании с низким уровнем компьютерной грамотности и нежеланием осваивать новые программы получается мощный тормозящий фактор. Преодолеть его помогает твердая позиция руководства и понимание им стратегической важности перехода на новую систему.