В условиях развития современной цивилизации всё чаще бумажная технология хранения и обработки информации заменяется электронной. В этих условиях особую актуальность приобретает создание электронного документооборота. Важна разработка электронных механизмов защиты документа, поскольку бумажные носители имеют такие атрибуты, как печати, водяные знаки и особая фактура поверхности. В России понятие ЭЦП появилось в 1994 году с разработкой первого ГОСТа.

Электронная цифровая подпись, или ЭЦП, и призвана защитить электронный документ от подделки, безошибочно идентифицировать личность владельца и не допустить изменения информации. Федеральный закон "Об электронной подписи" от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ. Этим законодательным актом электронная цифровая подпись подразделяется на простую (ЭП), усиленную неквалифицированную (НЭП) и усиленную квалифицированную (КЭП).

Простая электронная подпись только подтверждает личность подписавшего, не гарантируя последующей неизменности документа. Подпись типа НЭП благодаря специальным криптографическим алгоритмам может гарантировать неизменность документа и достоверно идентифицирует личность подписавшего. Усиленная квалифицированная подпись создаётся при помощи сертифицированных средств криптографической защиты. Документ, подписанный КЭП, автоматически становится юридически значимым, невзирая на любые обстоятельства и условия.

В настоящее время применяют электронную цифровую подпись (ЭЦП) в различных сферах деятельности, таких как платёжные системы, бухгалтерские расчёты, торговля в интернете. Управление бизнес процессами также всё чаще осуществляется с использованием цифровой подписи в условиях системы электронного документооборота. Аббревиатура СЭД наверняка вскоре станет привычной в практическом документоведении. Электронный документооборот уже активно используется в государственном и муниципальном управлении, кредитных организациях, в крупных корпорациях и на бирже. При защите авторских и смежных прав в интернете всё активнее внедряется цифровая подпись.

Структура ЭЦП состоит из трёх элементов: сертификата с информацией о владельце подписи и двух ключей.
Открытый ключ общедоступен, в то время как закрытый находится у представителей того сервиса, который и обеспечивает электронный документооборот. Технологически ключи являются набором скрытых символов, закодированных и используемых только комплексно.

Электронная подпись может быть создана путём официально заключённого договора, при этом представителям соответствующего сервиса необходимо предоставить заверенное у нотариуса свидетельство о дееспособности клиента вместе с заверенным образцом его подписи, выполненной собственноручно от руки. Изготовление ключей, установка и настройка нужного программного обеспечения возможна только после заключения такого договора. Освоение механизма электронной подписи проходит быстро: необходимо лишь использовать специальный алгоритм программы и ЭЦП отправится по своему назначению.