Любая организация, независимо от количества сотрудников и масштабов деятельности, нуждается в быстрой и качественной обработке документации. Исходящую и входящую корреспонденцию, приказы, распоряжения, кадровые решения и прочие действия, которые нуждаются в обязательном подтверждении, - необходимо учитывать и хранить таким образом, чтобы в нужный момент жизненно важный документ был, что называется, под рукой.

Обеспечить работу с бумажной волокитой, рассортировать документы по значимости вручную достаточно сложно. Для работы с архивами требуется целый штат сотрудников и время, которое чаще бывает дороже, чем оплата специалистам архивариусам.

В последнее время всё больше организаций переходит на ведение электронного архива, который ничем не уступает классическому. Введение цифровой подписи руководителя придаёт электронным документам точно такую же значимость, как и бумажным.

Отлаженное электронное делопроизводство превращает работу с документами понятной, управляемой и контролируемой.

При помощи специальных компьютерных программ ведётся журнал регистрации. Каждому документу присваивается индивидуальный номер, который содержит сведения о том, в каком электронном журнале он находится. Поиск нужного решения или приказа абсолютно прозрачен. Достаточно набрать код журнала и первое слово из документа. Компьютерная программа тотчас выдаст полный текст того или иного распоряжения.

Регистрация входящей документации значительно упрощается. Первичные данные: кем отправлен документ и когда, вкупе с его содержанием и способом доставки, - заносятся в специальную форму электронного бланка, который, при необходимости в любое время можно распечатать на принтере, либо отправить по факсу.

Исходящая документация точно также регистрируется по датам и спискам рассылок по организациям. При занесении ответа в электронную базу, автоматически отмечается: на какое именно послание пришёл результат. Это исключает дополнительный поиск и значительно сокращает время работы с документацией.

После процедуры электронной регистрации входящие документы рассматриваются, по ним выносятся резолюции, исполнение которых ставится на контроль. Всё это происходит в электронном виде. При таком подходе, практически исключается случайная потеря оригинала того или иного документа.

Дополнительные функции, которыми пользуется электронная канцелярия, позволяют отслеживать каждый документ на любой стадии работы. Для этого предусмотрены папки отчётности по этапам:

• документ находится на рассмотрении;
• документ подлежит возврату;
• поручение просрочено;
• приказы, утратившие силу, и так далее.

При запросе какого-либо документа, система тотчас выдаёт информации о стадии работы с ним, указывает на действия или бездействие сотрудников на данном этапе. Таким образом, начальник предприятия или отдела кадров получает сведения о работе с документами, не выходя из кабинета. В зависимости от требований, предъявляемых к некоторым документам, их бумажные копии могут быть отпечатаны при первой же необходимости.

На любой фирме, в любом учреждении хоть раз, да терялись документы. Неприметную бумажку банально могут принять за черновик или мусор. А уж сколько всего потеряно в крупных компаниях или холдингах, где приходится пересылать отчеты, акты, договора и так далее между филиалами и разными юридическими лицами! Именно поэтому системы электронного документооборота (СЭД) оказываются настолько востребованными: байты информации не может смахнуть в мусорную корзину уборщица или потерять Почта России.

Современное развитие инфраструктуры и качество каналов связи позволяет внедрять такие системы повсеместно.

Их преимущества очевидны:

• увеличивается скорость прохождения документов,
• снижаются затраты на канцтовары,
• появляется возможность сократить штат делопроизводителей, более эффективно используя человеческий ресурс,
• предотвращается возможность случайной утраты необходимой документации.

Однако, несмотря на все эти плюсы, на практике переход на электронный документооборот осуществляется в единичных организациях.

И причин тому несколько:

1. Юридическая сила электронного документа. Электронная цифровая подпись была окончательно узаконена не так давно, а ранее её можно было использовать, только если между организациями подписано соответствующее соглашение. И пока эти подписи не распространены повсеместно, часто возникают ситуации, когда в дополнение к электронному партнерам приходится отправлять и бумажный вариант.
2. Взаимодействие с предприятиями с традиционной системой документооборота. Даже если фирма перешла на СЭД, партнеры продолжают слать ей бумажные счета, акты и т. д. Но эта проблема решается довольно просто – в систему включается сканирующий модуль, способный оцифровать входящую документацию.
3. Отсутствие документооборота затрудняется, если они не были отлажены ранее. В таком случае, сразу перейти на новую систему не получится - необходим детальный анализ документооборота и его формализация. Запускается пилотный проект, который постепенно дорабатывается под нужны клиента.
4. Структурная неразбериха. Внедрение СЭД сильно затруднено в тех организациях, где нет четкой структуры либо она постоянно меняется. В таком случае типовые решения оказываются нежизнеспособными, требуется разрабатывать и постоянно дорабатывать модульную систему. Сотрудничество фирмы-клиента и фирмы-разработчика в таком случае не одномоментное, а рассчитывается на длительный срок.

Это все были объективные факторы, но есть еще и субъективные, человеческие. Зачастую именно они выступают самым главным тормозом перехода на новую, более современную, ступень развития компании. Прежде всего, это консерватизм сотрудников, которые привыкли к бумажным документам, журналам регистрации входящей и исходящей корреспонденции и т. п. Они не понимают, как файл на компьютере может иметь законную силу, а потому считают СЭД всего лишь прихотью. В сочетании с низким уровнем компьютерной грамотности и нежеланием осваивать новые программы получается мощный тормозящий фактор. Преодолеть его помогает твердая позиция руководства и понимание им стратегической важности перехода на новую систему.

На рынке автоматизированных систем электронного документооборота (далее АСЭД) представлены программные продукты как иностранных компаний, так и российских разработчиков. Выбор между ними однозначно нужно делать в пользу российских программ. Главный недостаток иностранных АСЭД заключается в том, что их документооборот, в отличие от российского, построен на совершенно других принципах. В качестве примера можно привести отечественную систему IRM classicDoc, которая не только полностью адаптирована под регламентированный российский документооборот промышленных предприятий и других видов бизнеса, но и с успехом применяется в государственных структурах.

Одна из основных целей АСЭД – повысить у сотрудников компании исполнительную дисциплину за счет контроля за исполнением поручений по обработке документов. Система уведомлений вовремя предупреждает всех ответственных сотрудников о приближении контрольных точек отсчета. С помощью сводных отчетов можно увидеть полную картину работы отдельного работника, отдела или всего предприятия в целом.

АСЭД также позволяет сокращать время на выполнение типовых операций при работе с документами. Автоматическая установка текущей даты и генерация номера документа, использование электронных справочников сокращают время, затрачиваемое на регистрацию документов, и предотвращают появление ошибок, обусловленных заполнением реквизитов.

Инструменты АСЭД проводят быстрый поиск запрашиваемых документов с учетом имеющихся версий и вложений. Задав комбинацию реквизитов, можно найти комплект документов, содержащих необходимую информацию. Архивное хранение в АСЭД дает возможность организовать на предприятии единое целостное информационное поле, которое позволит любому сотруднику иметь доступ к наиболее полным данным по интересующим его вопросам.

Основные задачи, которые должны решать автоматизированные системы документооборота

1. Организация документооборота
   Миграция документов по всей цепочке ответственных сотрудников, их поиск, использование и хранение.
2. Документирование
   Сюда входит подготовка документов, их составление, оформление и согласование с различными инстанциями.
3. Архивное хранение
   Правила хранения документов, их поиск, использование, обеспечение секретности.

Характеристики автоматизированных систем документооборота

1. После того, как информация зарегистрирована в качестве документа, его автор или регистратор лишается доступа для изменения или удаления.
2. Каждому документу устанавливается определенный срок хранения, до завершения которого любые изменения в нем запрещены.
3. К уничтожению электронных документов допускаются только уполномоченные работники предприятия.

Главные функции, которые должны выполнять автоматизированные системы документооборота

Любая программа автоматизации документооборота представляет собой электронное хранилище документов. Она должна обеспечивать качественный переход на электронный документооборот за счет обеспечения следующих ключевых функций АСЭД:

1. Безопасность.
2. Автоматические уведомления.
3. Карточки документов.
4. Поиск.
5. Удобство интерфейса.
6. Маршруты миграции документов и возможность устанавливать задания пользователям.
7. Хранение и сопровождение последних версий документов.
8. Сканирование, распознавание и сохранение бумажных документов.

Предприятия и организации, которые занимаются сходными видами деятельности, являются непосредственными конкурентами. Степень успешности каждого их них во многом зависит от навыков, позволяющих быстро ориентироваться в ситуациях, когда требуется принимать грамотные незамедлительные решения. Оперативное владение нужными информационными документальными сведениями существенно помогает ускорить рабочий процесс.

Почему выгодно внедрение системы электронного документооборота?
Очевидно наличие целого ряда бесспорных преимуществ:

• Экономия времени и повышение производительности. При традиционных формах работы процессы, связанные с подготовкой, созданием, поиском, оформлением, обработкой, систематизацией документов требуют серьезных временных затрат. При их сокращении появляется возможность ощутимого повышения продуктивности деятельности, поскольку усилия можно направить исключительно на обработку и практическое применение документальной информации.
• Экономия средств. Исчезнет необходимость копирования одного бумажного документа в случаях, когда требуется несколько экземпляров. Соответственно, сократятся расходы на канцелярские товары и копировальную технику.
• Упорядоченность в организации рабочего места и деятельности. Организация электронного документооборота позволяет значительно уменьшить объемы документации на бумажных носителях. Это поможет избежать излишнего скопления документов, часто приводящего к путанице при определении их источника и целевого назначения. Кроме того, полностью ликвидируется риск утраты или возможной утечки документальных данных предприятия.
• Упрощение рабочего процесса. Система способствует повышению оперативности доступа к нужной информации, позволяет четко разграничить возможности доступа для каждого конкретного сотрудника. Быстрота и грамотное раcпределение работы обеспечат стабильную слаженную деятельность всех подразделений организации или предприятия.

Автоматизация электронного документооборота даст возможность предприятиям и организациям значимо увеличить темпы работы и улучшить ее качество. Своевременная обработка информационных сведений, поступающих ежедневно в огромных объемах, требует быстроты и вдумчивого отношения, что затруднительно при традиционных подходах к ведению документации. Промедление часто приводит к потере важных текущих данных и, как следствие, к неблагоприятным для предприятия последствиям в виде убытков, срыва сделок, штрафов и пр.

В интересах каждого владельца или учредителя незамедлительно приступить к организации электронного документооборота на собственном предприятии. Вне зависимости от рода осуществляемой деятельности и ее масштабного охвата это позволит за короткий срок ощутимо повысить результативность, качественные показатели работы, уровень квалификации работающих сотрудников.

Самый главный этап в процессе автоматизации бизнес процессов при работе с документами – выбор системы, которая наиболее подходит данному предприятию. Электронный архив и документооборот чрезвычайно важные компоненты в хозяйственной деятельности любой организации. Вряд ли найдется производитель систем автоматизации, который скажет, что его продукция не обеспечит решения всех задач, указанных в техническом задании. Рынок есть рынок. И не всегда на нем действуют цивилизованными методами. Это надо принимать как должное в существующих условиях и стараться обезопасить себя от принятия неверного решения.

Для начала приведем классификацию систем электронного документооборота:

• управление документами;
• управление документооборотом (ДОУ);
• управление делопроизводством;
• управление потоками рабочих процессов (ERP);
• управление архивами.

Надо сразу предупредить, что создание электронного документооборота и процесс эффективной автоматизации базируется на двух платформах, каждая из которых решает свои задачи. Первая – это система, которая автоматизирует производственный документооборот (ERP системы). Вторая – система автоматизации управленческого документооборота (ДОУ системы). Только интеграция этих двух систем в единый базис позволит организовать на предприятии действительно четко работающую систему автоматизации электронного документооборота.

Но как определиться с выбором конкретной системы автоматизации СЭД?

Ниже приведены несколько советов от экспертов, которые помогут на первоначальном этапе избежать наиболее распространенных ошибок.

1. Сбор информации

Определите список задач, которые будет решать система автоматизации СЭД. Помните, что Яндекс знает все и обо всех! Соберите как можно больше информации в Интернете о производителях систем и об их продуктах.

2. Поиск консультантов

Даже если на предприятии есть специалисты, которые разбираются в автоматизации СЭД, найдите квалифицированного консультанта, а лучше двух-трех. Процесс автоматизации стоит немалых денег, и лучше перестраховаться при выборе, чем истратить эти деньги неэффективно.

3. На что обратить внимание при выборе системы

При выборе системы обращайте внимание на ее функционал. Она должна быть простой и удобной при настройке, масштабируемой (способной расширяться и включать дополнительные приложения без лишних затрат).

4. Особое внимание техническим аспектам системы

Программное обеспечение и аппаратные решения в системе автоматизации определяют ее возможности в плане эффективности работы и отказоустойчивости. Здесь также нелишним будет привлечение технического специалиста, чтобы он дал заключение о соответствии выбранной системы техническим требованиям.

5. Отладка и проверка системы автоматизации в рабочем режиме

Требуйте от производителя демо-версию или проверку работоспособности системы в тестовом режиме не кратковременно, а при довольно продолжительном периоде времени. Заодно протестируете и работу службы технической поддержки производителя.

6. Автоматизация СЭД – процесс постепенный

Не стремитесь устанавливать сразу многофункциональную и дорогую систему. Начинайте с малого. Установка и наладка системы автоматизации надо начинать с простых и понятных модулей. Такой подход убережет персонал предприятия от авралов и трудностей освоения системы. Далее, при условии, что автоматизированная система масштабируемая, весь процесс пойдет предсказуемо и в полном соответствии с утвержденным техническим заданием автоматизации СЭД.

В заключение, помните: главный в процессе автоматизации СЭД – Вы, потому что Вы платите производителю или установщику деньги. Вникайте во все тонкости, не стесняйтесь спрашивать и переспрашивать.

При принятом решении внедрить электронный документооборот в организации руководитель столкнется с рядом определенных вопросов. Как правильно организовать последовательность процесса? Сколько времени будет затрачено? Во сколько обойдется в финансовом отношении?
Вне зависимости от выбранной системы деятельность по ее внедрению представляет собой совокупность последовательных этапов. При этом для ускорения процесса допустимо по некоторым из них вести работу одновременно. В любом случае потребуется:

1. Детально исследовать структуру организации или предприятия, выявляя ведущие составляющие деятельности, для того, чтобы составить ориентировочную схему перемещения документов.
2. Провести работу по формированию документальной номенклатуры, справочников, инструкций.
3. Адаптировать работу программного обеспечения с документацией конкретной организации или предприятия.
4. Установить и настроить систему с целью пробного использования.
5. Устранить обнаруженные во время проб недочеты и произвести окончательную настройку системы электронного документооборота.
6. Обучить сотрудников предприятия пользоваться программным обеспечением для организации эффективной работы.

Объемы необходимых работ на первый взгляд могут показаться достаточно большими. Однако, чтобы определить точные сроки внедрения системы, нужно учитывать факторы, которые типичны для каждого отдельного предприятия.

Во-первых, время внедрения зависит от класса выбранной предприятием системы. Например, СЭД с одним автоматизированным рабочим местом может начать работу через неделю; а система класса ERP может внедряться около года.

Во-вторых, важны масштабные охваты деятельности предприятия. Чем крупнее организация, тем больше требуется АРМ и серверов. Соответственно, будет больше потенциальных пользователей, которых потребуется обучить пользоваться системой.

В-третьих, настройка после пробной эксплуатации может производиться по-разному. Если меняются настройки ситемы, адаптация происходит довольно быстро. При изменении кода программы времени потребуется больше.

То есть, только принимая во внимание все существующие факты, можно обозначить точный срок внедрения системы электронного документооборота (от 1 недели до года).

Определение итоговой стоимости этого процесса предполагает суммирование всех расходов, затраченных в процессе внедрения системы. Можно перечислить основные виды необходимых затрат:

1. Непосредственная стоимость самой системы конкретного класса со всеми лицензиями программного обеспечения;
2. Оплата работ технических специалистов на всех этапах внедрения. Также следует учесть расходы на техническое сопровождение в процессе последующей эксплуатации;
3. Расход средств на обучение сотрудников. Эффективное ведение электронного документооборота возможно только в случае, когда весь персонал, задействованный в работе, имеет соответствующую квалификацию.

Однако стоит напомнить, что все затраченные в процессе организации электронного документооборота финансовые средства, достаточно быстро окупаются за счет повышения продуктивности деятельности предприятия и за счет сокращения других видов расходов (бумага, канцелярские товары, оргтехника), потребность в которых отпадает в результате автоматизации документооборота.

В условиях развития современной цивилизации всё чаще бумажная технология хранения и обработки информации заменяется электронной. В этих условиях особую актуальность приобретает создание электронного документооборота. Важна разработка электронных механизмов защиты документа, поскольку бумажные носители имеют такие атрибуты, как печати, водяные знаки и особая фактура поверхности. В России понятие ЭЦП появилось в 1994 году с разработкой первого ГОСТа.

Электронная цифровая подпись, или ЭЦП, и призвана защитить электронный документ от подделки, безошибочно идентифицировать личность владельца и не допустить изменения информации. Федеральный закон "Об электронной подписи" от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ. Этим законодательным актом электронная цифровая подпись подразделяется на простую (ЭП), усиленную неквалифицированную (НЭП) и усиленную квалифицированную (КЭП).

Простая электронная подпись только подтверждает личность подписавшего, не гарантируя последующей неизменности документа. Подпись типа НЭП благодаря специальным криптографическим алгоритмам может гарантировать неизменность документа и достоверно идентифицирует личность подписавшего. Усиленная квалифицированная подпись создаётся при помощи сертифицированных средств криптографической защиты. Документ, подписанный КЭП, автоматически становится юридически значимым, невзирая на любые обстоятельства и условия.

В настоящее время применяют электронную цифровую подпись (ЭЦП) в различных сферах деятельности, таких как платёжные системы, бухгалтерские расчёты, торговля в интернете. Управление бизнес процессами также всё чаще осуществляется с использованием цифровой подписи в условиях системы электронного документооборота. Аббревиатура СЭД наверняка вскоре станет привычной в практическом документоведении. Электронный документооборот уже активно используется в государственном и муниципальном управлении, кредитных организациях, в крупных корпорациях и на бирже. При защите авторских и смежных прав в интернете всё активнее внедряется цифровая подпись.

Структура ЭЦП состоит из трёх элементов: сертификата с информацией о владельце подписи и двух ключей.
Открытый ключ общедоступен, в то время как закрытый находится у представителей того сервиса, который и обеспечивает электронный документооборот. Технологически ключи являются набором скрытых символов, закодированных и используемых только комплексно.

Электронная подпись может быть создана путём официально заключённого договора, при этом представителям соответствующего сервиса необходимо предоставить заверенное у нотариуса свидетельство о дееспособности клиента вместе с заверенным образцом его подписи, выполненной собственноручно от руки. Изготовление ключей, установка и настройка нужного программного обеспечения возможна только после заключения такого договора. Освоение механизма электронной подписи проходит быстро: необходимо лишь использовать специальный алгоритм программы и ЭЦП отправится по своему назначению.

Преимущества, которые дает внедрение электронного документооборота, уже смогли оценить многие руководители разномасштабных организаций и предприятий. В числе очевидных достоинств СЭД - способность легко интегрироваться с уже имеющимися внутренними информационными системами. Объединение существующих приложений и систем в единую среду способствует созданию цельного информационного пространства, позволяющего эффективно обрабатывать разрозненные, неструктурированные документы, что существенно повышает общую производительную деятельность.

Опытной практикой ряда предприятий, организаций, государственных структур подтвержден факт успешной интеграции СЭД с:

1. Многофункциональными ERP-системами. В подобном случае СЭД выступает как своеобразный концентратор всей имеющейся информации, обеспечивая оперативный доступ к конкретным документальным сведениям внутри ERP-систем благодаря их четкому систематизированию. Совместное применение СЭД и ERP-систем позволяет:
   • организовать для сотрудников комфортные условия работы в знакомых им приложениях после;
   • значительно сократить операционные расходы;
   • ускорить процессы обработки и создания новых рабочих документов.
2. CRM-приложениями. Для объединения с СЭД существуют различные способы, среди которых:
   • применение компонентных моделей;
   • формирование шаблонных приложений.

СЭД обычно выполняет роль специального интеграционного слоя, делающего доступным все информационные данные, с которыми обычно взаимодействует CRM-приложение, что обеспечивает:

• надежную поддержку существующих форматов, стандартов коммуникации;
• быструю обработку масштабных объемов информации;
• распространенными офисными приложениями (MS Word, MS Excel, MS PowerPoint), что дает возможность всем пользователям иметь доступ к привычным, стандартным библиотечным сервисам.

Интеграция СЭД с любыми внутренними информационными системами активно способствует мощной поддержке всех производимых предприятием бизнес-процессов, поэтому при выборе подходящего IT-решения важно, чтобы оно могло легко объединять в общую информационную среду уже имеющиеся системы.

Продукты IRM Doc - системы, полностью отвечающими требованиям заказчиков, которыми обычно являются представители сфер бизнеса, государственного управления. В числе значимых положительных характеристик IRM Doc: возможность оперативного, безболезненного внедрение СЭД, гибкость в интеграции со всеми другими системами. Это позволяет за короткий срок ощутить качественные изменения в работе предприятия, организации. Автоматизация документооборота с помощью продуктов IRM Doc способствует быстрому решению сложнейших производственных и государственных задач.

Автоматизация делопроизводства и документооборота сегодня не является банальной данью моде. Это диктуемая потребностями современного бизнеса необходимость. Кроме того, переход на электронный документооборот все чаще требуется по закону.

Плюсы автоматизации

1. Процесс автоматизации дает возможность ведения оперативного и объективного контроля всего документооборота.
2. С помощью автоматизированной системы документооборота можно сделать прозрачной информационно-справочную работу и в любой момент получить информацию о стадии обработки документа.
3. Одним из важнейших аспектов процесса автоматизации является возможность упорядоченного хранения электронных документов. Создавая автоматизированную систему, одновременно необходимо решать задачу гарантированной сохранности документов.
4. Благодаря автоматизации документооборота появляется возможность настраивать систему, ориентируясь на требования определенного заказчика.

В результате внедрения СЭД:

• для поиска документа требуется несколько секунд или минут;
• не нужно ожидать поступления документов: все они доступны сотрудникам, имеющим право доступа к ним;
• согласование и утверждение документов становится прозрачным и осуществляется в реальном времени;
• передача документов между различными подразделениями осуществляется очень быстро;
• возможность удаленно работать с документацией по электронной почте или посредством Web-браузера позволяет продолжать работу предприятия даже при отсутствии ключевых сотрудников на рабочем месте.

Когда необходим электронный документооборот

При налаженной работе бизнеса без автоматизации документооборота и делопроизводства вряд ли кто-то захочет внедрять ее. Система электронного документооборота направлена на повышение эффективности бизнеса благодаря удобству работы с документами.

Сегодня использование электронной почты с его традиционным пользовательским интерфейсом с аккуратно разложенными по папкам письмами стало привычным. Система электронного документооборота позволяет аналогичным способом разместить все документы в специальные папки и значительно облегчает поиск, доступ и хранение всей документации. Но в большинстве случаев организации простого хранилища документов оказывается недостаточно. В таких случаях руководителю предприятия приходится позаботиться о внедрении системы, позволяющей автоматизировать процесс работы с документами и управление бизнесом. Принятие подобных мер необходимо, если:

• работа предприятия или организации связана с большим потоком документов (внутренних, входящих и исходящих), на рассмотрение которых уходит довольно много времени, что растягивает срок выполнения работы;
• руководителями разных уровней проводится большое количество совещаний, и их продолжительность постепенно увеличивается;
• руководитель не удовлетворен оперативностью принятия решений и строками их выполнения;
• невозможно найти виновных в задержке или некорректном исполнении приказов или это требует больших временных затрат;
• наблюдается рост количества форм отчетности;
• фиксируются случаи нарушения коммерческой тайны и утечки информации.

При игнорировании описанных и некоторых других ситуаций и попытках решать проблемы без автоматизации программных систем возникает ряд новых задач, что приводит к падению эффективности работы предприятия.

Организационно-распорядительные документы (ОРД) – это вторая неотъемлемая составляющая бухгалтерского документооборота. Напомним, что первой является бухгалтерская документация (первичные документы, регистры учета и отчетность). К числу организационно-распорядительных документов относятся:

• нормативные акты, непосредственно регламентирующие бухгалтерскую деятельность на предприятии (например, приказ об учетной политике);
• документация, подлежащая обязательному визированию главным бухгалтером (штатное расписание, график отпусков и т.п.);
• документы, из которых бухгалтер получает необходимую информацию для учетных работ, и другие.

Вся деятельность бухгалтерии и главного бухгалтера прямо или косвенно связана с организационно-распорядительной документацией. Собственно, сама номенклатура документооборота в бухгалтерском учете регламентируется несколькими такими документами, в том числе приказом об утверждении графика документооборота и приказом об учетной политике. На разных предприятиях она отличается и зависит от размеров предприятия, численности штата, вида хозяйственной деятельности и других факторов.

Документооборот в бухгалтерии: примеры ОРД

Рассмотрим несколько примеров ОРД, которые должны быть практически в каждой организации.
Основополагающими организационно-распорядительными документами бухгалтерского документооборота являются приказ и положение об учетной политике. Каждое предприятие, согласно ПБУ 1/2008, самостоятельно выбирает способы и методы ведения бухгалтерского учета на предприятии, утверждает используемые формы учетных регистров и первичных документов, способы оценки активов, порядок проведения инвентаризации и т. д. Все это закрепляется в Положении об учетной политике предприятия, которая утверждается соответствующим приказом.

К ОРД относится также и график документооборота в бухгалтерском учете. Он регламентирует жизненный цикл всех документов на предприятии, от создания до уничтожения.
В нем обычно отражается:

• ответственное лицо/подразделение на каждом этапе существования документа (создание, проверка, обработка, исполнение, сдача в архив, уничтожение);
• должности, которые визируют документ;
• количество экземпляров документа;
• последовательность прохождения различных экземпляров документа по отделам предприятия;
• сроки предоставления документа в каждое из подразделений и сроки визирования;
• и другие аспекты.

Следующие примеры организационно-распорядительных документов, относящихся к номенклатуре документооборота в бухгалтерии, – положения об оплате труда, надбавках и премировании. Информация из этих положений, а также из изданных на их основе приказов, используются бухгалтерской службой предприятия для начисления заработной платы и премий работникам предприятия.
Полный перечень ОРД, которые могут использоваться в бухгалтерском документообороте, довольно обширен, и по каждому из них можно написать отдельную статью.
Сюда входят такие документы, как:

• график отпусков;
• приказ о праве подписи;
• приказы о назначении различных комиссий: по нематериальным активам, основным средствам, инвентаризационных;
• приказы о назначении материально-ответственных лиц или их совмещении;
• приказы об использовании рабочего времени;
• приказы о лимитах остатков кассы в подразделениях, о выдаче подотчетных сумм и многие другие.

Первая основная составляющая документооборота в бухгалтерском учете – это собственно бухгалтерские документы. Забегая вперед, скажем, что вторая – это организационно-распорядительные документы, которые не являются бухгалтерскими, т. е. не отражают хозяйственные операции предприятия, однако прямо или косвенно используются в учете.

Документооборот в бухгалтерском учете по видам бухгалтерских документов подразделяется на три типа:

• документооборот первичной документации;
• документооборот регистров бухгалтерского учета;
• документооборот бухгалтерской отчетности.

Наиболее важными в бухгалтерском документообороте являются первичные документы – товарные и товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, кассовые приходные и расходные ордера, банковские чеки, платежные поручения и т. п. Ведь именно они фиксируют данные о хозяйственной операции, ее параметрах и содержании. На основании первичных бухгалтерских документов делаются проводки, заносятся записи в бухгалтерские регистры. Их формы в основном унифицированы, однако в Положении об учетной политике предприятие вправе вносить изменения в некоторые типовые формы первичной документации.

Графиком документооборота в бухгалтерии устанавливается путь движения по подразделениям предприятия для каждого из первичных документов, а также сроки их нахождения в каждой из точек этого пути. В общих чертах документооборот для всех первичных документов схож:

• Накладная, кассовый ордер или другой первичный документ составляется в момент совершения хозяйственной операции (или по ее завершению, если это допускается законодательством). Документ подписывается уполномоченными лицами, при необходимости заверяется печатью. Графиком бухгалтерского документооборота может быть предусмотрено составление 2-3 и более экземпляров одного документа. В таком случае график регламентирует, какой экземпляр какому подразделению отправляется.
• Один из экземпляров документа передается в бухгалтерию и проверяется бухгалтером на правильность и полноту заполнения обязательных реквизитов, отсутствие несанкционированных исправлений, полноту и правомочность визирования и т. п.
• После этого первичный документ обрабатывается бухгалтерской службой. В этот этап документооборота в бухгалтерии может входить так называемая таксировка, т. е. начисление по количественным данным из документа денежных сумм, например, заработной платы работников на основе табеля учета рабочего времени. Кроме этого бухгалтерия проставляет корреспонденцию счетов (проводки) на документе, а также может сгруппировать несколько однородных первичных документов для составления одного сводного.
• Далее данные документа (или сводного документа) заносятся в регистры бухгалтерского учета.
• После этого документ оформляется на хранение предусмотренным образом, или же передается в архив.
• Документооборот в бухгалтерском учете завершается передачей первичных документов на бессрочное или длительное хранение в муниципальные или государственные архивы или же уничтожением. Это зависит от типа документа. Например, табели учета рабочего времени, ведомости по заработной плате относятся к документации длительного хранения.

Роль регистров учета в документообороте в бухгалтерии

Если предприятие небольшое и количество первичных документов, обрабатываемых бухгалтерией ежемесячно, не превышает нескольких десятков, можно было бы обойтись и без регистров учета. Однако даже на малых предприятиях они существенно упрощают работу бухгалтера, позволяя систематизировать, группировать информацию. Впоследствии такая организация бухгалтерского документооборота серьезно ускоряет составление отчетности всех видов и позволяет снизить количество ошибок и неточностей. Для крупных же организаций эффективный учет без регистров бухгалтерского учета невозможен.

Типовые формы учетных регистров устанавливаются и рекомендуются Минфином РФ. Также предприятие вправе применять в качестве бухгалтерских налоговые учетные регистры, такой метод закрепляется в учетной политике предприятия.

Документооборот в бухгалтерском учете в части регистров учета обычно несколько более сокращен, чем движение первичных документов. Так, большинство регистров учета при создании визируется, помимо руководителя, только работниками бухгалтерии. Также регистры практически не покидают бухгалтерию: создаются, проверяются и обрабатываются здесь же. Если предприятие содержит крупную бухгалтерскую службу, то в таком случае отдельные регистры учета могут передаваться из отдела в отдел внутри самой бухгалтерии, для визирования или внесения данных.

Бухгалтерская отчетность

Но самым коротким в системе документооборота в бухгалтерии является путь отчетности. Чаще всего она составляется главным бухгалтером, отправляется на подпись руководителю, возвращается обратно, и, если это предусмотрено законодательством, по одному экземпляру отчетности направляется в государственные контролирующие органы. Здесь особенно важно соблюдение сроков графика документооборота, поскольку предоставление бухгалтерской отчетности в контролирующие органы с опозданием влечет наложение штрафов на предприятие.

Делопроизводство и документооборот – понятия, которые многие считают синонимами, однако это не так. Делопроизводство – это все, что касается работы с документами, начиная от их создания и заканчивая передачей в архив. Здесь имеется в виду обеспечение создания документов, передачи их из отдела в отдел и хранения после выполнения своей задачи.

Под документооборотом же подразумевают движение документов, т. е. фактически это этап, который находится между созданием документа и его уничтожением или передачей в архив. Делопроизводство и документооборот на предприятии находятся в тесной связи, поскольку последний является частью первого.

Делопроизводство и документооборот: важность для организации

Неспециалистам, которые не сталкиваются с организацией работы в комплексе, может казаться, что правильное делопроизводство и документооборот на предприятии – одна из наименее важных задач. Ведь это "всего лишь бумажки", а самое главное – наладить продажи, производство или предоставление услуг. И действительно, если ваше предприятие представляет собой руководителя и 3 сотрудников, то, возможно, это справедливо. Однако чем сложнее становятся ваши бизнес-процессы, и чем больше людей вовлекаются в каждый из них, тем меньше будет эффективность без налаженного делопроизводства и документооборота. Вы вольны выбирать форму: электронную или бумажную, однако совсем без них обойтись нельзя. Ведь вам нужно:

• Организовать эффективный бухгалтерский, налоговый, управленческий учет;
• Обеспечить с помощью делопроизводства и документооборота оперативное реагирование на входящие сообщения: письма из гос.органов, жалобы клиентов, коммерческие предложения и так далее. Необходимо назначить ответственного, организовать взаимодействие различных отделов по обсуждению вопросов, которые находятся в компетенции нескольких подразделений одновременно, и контролировать скорость обработки информации;
• Обеспечить эффективную обратную связь "снизу": обсуждение и внедрение предложений по улучшению работы, претензии подразделений друг к другу, сообщения об изменениях в процессах и тому подобное;
• Организовать с помощью делопроизводства и документооборота взаимодействие кадровой службы с бухгалтерией, хозяйственной частью, службой защиты информации на предприятии: своевременную смену кодов доступа при увольнении сотрудника, блокировки/приостановки учетной записи, обеспечение нового сотрудника оборудованным рабочим местом и необходимыми инструментами и материалами для работы;
• Организовать эффективную систему учета показателей работы и выплаты премий по их результатам;
• Организовать автоматизацию рутинных операций, ускорить обработку заявок клиентов.

И это только небольшая часть задач, которые можно решить с помощью эффективного делопроизводства и документооборота на предприятии. Кроме того, в зависимости от вида деятельности организации и размера штата задачи могут сильно отличаться и дробиться.

Делопроизводство и документооборот на предприятии: общая схема организации

Однако вне зависимости от указанных выше факторов, есть общая схема организации делопроизводства и документооборота на предприятии, этапы и задачи, которые будут присутствовать даже в самой маленькой компании.

Организация входящих потоков документов

Это документация, которая создается в других организациях и учреждениях и поступает на предприятие в бумажном или электронном виде: письма, претензии, коммерческие предложения, счета на оплату и тому подобное. В их отношении для эффективного делопроизводства и документооборота необходимо обеспечить:

• регистрацию документа, т. е. отметку даты поступления и присвоение ему входящего номера (опционально);
• передачу входящего документа в установленные графиком документооборота сроки в подразделение, которое занимается этим вопросом, или в несколько подразделений;
• регистрацию принятия документа ответственными лицами в работу;
• получение отметки об исполнении/ ответе/ принятых мерах по документу;
• передачу обработанного документа на хранение.

Организация исходящих потоков документов

Путь таких документов в делопроизводстве и документообороте предприятия обычно начинается в самом "низу" организационной структуры предприятия. После создания они проходят путь согласования и визирования в нескольких структурных подразделениях (в последнюю очередь – у руководства) и отправляются во внешние инстанции: торговым партнерам, поставщикам и покупателям, в контролирующие органы и так далее. Для исходящих документов необходимо разработать:

• назначение ответственных лиц по созданию, проверке и доработке исходящих документов в каждом подразделении;
• эффективный порядок согласования документа в различных отделах, с соблюдением определенных сроков;
• регистрацию документа при его отправке адресату.

Организация внутренних потоков документов

Это самый обширный участок делопроизводства и документооборота на крупных предприятиях. При этом часто именно их движение является наиболее неупорядоченным. Внутренние документы могут объединять в себе черты входящих и исходящих. К примеру, путь какого-то документа может начинаться от специалиста или отдела в качестве проекта, пройти согласование и визирование в вышестоящих подразделениях, поступить на подпись к руководству и уже с его разрешительной резолюцией отправиться обратно вниз – к исполнению сотрудникам определенного отдела или всего предприятия.

Поэтому для результативного делопроизводства и документооборота необходимо разработать наименее затратные по времени пути движения документов как от исполнителей "наверх" при разработке проекта документа, так и "вниз", к исполнению уже готового, а также контроль их исполнения. Нужно избегать повторной регистрации одного и того же документа, поскольку это означает потери времени и непродуктивную нагрузку на исполнителей.