ФГБУ «Центральный архив» осуществляет хранение, обеспечение сохранности, учета и использования архивных документов, образующихся в процессе деятельности Управления делами Президента Российской Федерации и подведомственных ему организаций; физико-химическую и техническую обработку архивных документов; организацию использования архивных документов для обеспечения деятельности организаций; оказание методической помощи организациям в постановке архивной работы, отбору и подготовке документов к передаче на архивное хранение.

Создание и внедрение системы электронного документооборота ФГБУ «Центральный архив» на базе продукта IRM businessDoc.

Создание и внедрение системы электронного архива ФГБУ «Центральный архив» на базе продукта IRM businessDoc.

Система электронного документооборота введена в промышленную эксплуатацию в 2014 году. Автоматизирован административный документооборот, назначение и исполнение поручений – на текущий момент зарегистрировано порядка 11 тыс. документов и 5 тыс. поручений.

Система электронного архива введена в промышленную эксплуатацию в 2015 году. Автоматизировано поступление, учет и использование архивных документов, исполнение запросов в архив.

В электронный архив занесены сведения о всех хранящихся в ФГБУ «Центральный архив» документах – порядка 1 580 000 архивных дел 209 архивных фондов. Реализовано распознавание архивных дел и описей с последующим поиском по распознанному тексту.

Автоматизированы следующие процессы:

• формирование реестра проектируемых, строящихся и эксплуатируемых объектов Управления делами президента РФ в привязке к ГИС-компоненте, ведение паспортов объектов;
• формирование структуры проектной библиотеки для упорядоченного хранения документов в привязке к объектам;
• формирование структурированного представления федеральной адресной инвестиционной программы и ее мероприятий;
• технический документооборот, связанный с приемкой и хранением проектной, рабочей, исполнительной, административной, нормативно-правовой и другой документации;
• подготовка документов к передаче на архивное хранение.