Системы электронного документооборота (СЭД) и Электронные Архивы

Комплексные системы электронного документооборота (СЭД) позволяют организовать работу с документами и контроль исполнения на всех стадиях рабочего процесса, а также -  обеспечить интеграцию с другими информационными системами.

                                                    Автоматизация документооборота и создание электронного архива организации

1. Автоматизация документооборота

1.1. Делопроизводство:

ú           Регистрация входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов организации;

ú           Создание электронных образов зарегистрированных документов по шаблонам MS Word;

ú           Создание жёстких (ответы, повторные, вторичные документы) и мягких (ссылки) связок документов;

ú           Проверка при регистрации по реквизитам документа с целью исключения дублирования при вводе первичной информации;

ú           Создание резолюций и поручений, возможность переназначения, контроль и интерактивный отчет по исполнению;

ú           Автоматизированная регистрация документов, полученных по e-mail, факсу или из внешних систем.

1.2. Регламенты организации:

ú           Интерактивное графическое формирование шаблонов деловых процессов на основе регламентов организации;

ú           Поддержка стандарта BPMN (Business Process Modeling Notation);

ú           Календарь рабочего времени и контроль сроков исполнения;

ú           Параллельное выполнение и синхронизация задач процессов;

ú           Автоматическое создание документов (договоров, соглашений и пр;) при исполнении задач процесса;

ú           Протоколирование изменений, внесенных в документы участниками процесса;

ú           Визуальное отображение состояния выполняемого процесса;

2. Создание Электронного архива организации

ú           Хранение электронных образов документов (в универсальных графических форматах, в формате PDF и др;), в том числе в привязке к распознанному или введенному штрих-коду, с возможностью просмотра и печати копий, выписок;

ú           Ретроспективный ввод массивов электронных архивных документов;

ú           Ввод документов предоставляемых сторонними организациями и загрузка массивов электронных документов из внешних систем;

ú           Хранение версий электронных документов;

ú           Хранение электронного содержания (контента), созданного в различных прикладных программных приложениях, с сохранением оригинальных форматов документа, включая цифровые аудио- и видеоматериалы;

Базовые технологические возможности Системы документационного обеспечения управления (СДОУ):

ú           Управление правами доступа на основе ролей, уровней доступа и ОШС;

ú           Интеграция со службой каталогов (Active Directory) организации;

ú           Обеспечение web-доступа;

ú           Режим позадачных уведомлений;

ú           Контроль ознакомления сотрудников с разосланной информацией;

ú           Интеграция с внешними системами на уровне документов и процессов;

ú           Использование электронной цифровой подписи для подтверждения и проверки подлинности электронных документов и авторства в исполнении команд.

ú           Обеспечение интеграции со сканирующим оборудованием и системами потокового сканирования (с поддержкой функций распознавания текста и штрихового кодирования);

Внедрение автоматизированной системы документационного обеспечения предполагает проведение ряда организационно - технических мероприятий, выполняемых совместно с организацией - заказчиком.

         Услуги по внедрению:

         1. Обследование организации заказчика, при которой оцениваются:

        2. Поставка и конфигурирование аппаратно-программных средств:

        3. Проектирование автоматизированной технологии обработки документов:

• разработка схемы эксплуатации и настройка ПО;
• формирование баз данных нормативно-справочной информации, выверка нормативно-справочной информации (НСИ) и разработка методики ее ведения;
• подготовка приказов,  регламентов и инструкций, связанных с внедрением системы.

        4. Ввод системы электронного документооборота (СЭД) в эксплуатацию:

• общая настройка системы и рабочих мест;
• конвертирование данных из существующих баз данных в базу данных системы (при необходимости);
• выполнение и тестирование необходимых доработок системы;
• настройка отчетных форм;
• обучение пользователей;
• опытная эксплуатация.