Модуль «Одно окно» используется службами для автоматизации государственных услуг, комплексной работы с документами, и предназначен для обеспечения автоматизированного учета и контроля исполнения обращений в службы «Одно окно» физических и юридических лиц.
Целью создания данных служб является реализация проекта упрощенной процедуры выдачи различных документов по запросам граждан и организаций. Для получения необходимых документов, заявитель (физическое или юридическое лицо) должен обратиться в службу «Одно окно». При обращении он предоставляет заявление установленного образца и необходимые документы (паспорт, доверенность т.п.).
Учет обращений заявителей ведется во всех службах «Одно окно» в журнале регистрации и контроля. Учет ведется в бумажной и электронной формах. Ответственным за ведение учета является специалист службы. Специалисты данной службы занимаются подготовкой, согласованием, и выдачей документов по запросу заявителя. Документы выдаются заявителям или их доверенным лицам в службах в установленные сроки для каждого вида документов. После выдачи документа ответственное лицо делает соответствующую пометку в журнале регистрации и контроля выполнения обращений. Заявитель подтверждает получение документов подписью в графе журнала регистрации либо на бланке своего заявления.
Для организации информационного взаимодействия между органами исполнительной власти в модуле «Одно окно» реализованы следующие возможности:
- Регистрация обращений физических или юридических лиц.
- Регистрация и хранение принимаемых от заявителя документов с использованием технологии поточного сканирования в единой базе документов.
- Рассылка регистрационных карточек и прикреплённых к ним электронных образов полученных от заявителя документов исполнителям.
- Инициирование запросов в другие органы власти для получения нужной информации и согласований.
- Защита информации.
- Хранение истории изменений по запросам.
- Учет и контроль предоставляемых услуг в режиме «одного окна».
- Единый порядок регистрации заявок, согласований и конечных документов для заявителя.
- Единая структура и порядок формирования регистрационного номера
- Анализ работы служб «одного окна»
- Мониторинг состояния процесса подготовки документов
- Разграничение прав пользователей, работающих в программе
- Документы хранятся в системе в виде регистрационных карточек, в которых представлены основные идентификационные реквизиты документов и сопутствующая информация о ходе работы с ними. Регистрационная карточка может содержать ссылки на файлы с электронными копиями документов. Таким образом, регистрационная карточка документа содержит исчерпывающие сведения о документе.
После заполнения регистрационной карточки, документу автоматически присваивается регистрационный номер, и документ попадает для хранения в базу данных системы, и в любой момент времени пользователю доступна актуальная информация о документах системы.
Специальные средства поиска обеспечивают условия для дальнейшей оперативной работы с выбранными документами.
Отличительная особенность модуля «Одно окно» - простая интеграция с существующими производственными информационными системами.
Так, например при автоматизации отраслевых структур, в Комитете по архитектуре и градостроительству г. Москвы модуль интегрирован с производственными системами подведомственных организаций ГУП ГлавАПУ и ГУП УПСП Москомархитектуры, обеспечивающих подготовку, согласование и выдачу документов в режиме «одного окна».
ЗАО «НТЦ ИРМ» предлагает полный перечень услуг по разработке на базе модуля «Одно окно», запуску в эксплуатацию и сопровождению информационных систем служб «одного окна» органов исполнительной власти регионов России.
