Основной задачей автоматизации делопроизводства является фиксация документов и их текущего статуса в базе данных, посредством заполнения специальной регистрационной карточки документа. Содержимое карточки документа может быть типовым или настраиваться в зависимости от сложившейся в организации ситуации.
Структура хранимых документов опирается на номенклатуру дел, имеющуюся, как правило, в каждой организации, а технология учета и обработки документов опирается на сформулированное в данной организации «Положение о делопроизводстве». Документы хранятся в бумажном виде, в специальном архиве, в базе данных отображается их текущее местоположение, статус (включая атрибуты контроля исполнения) и, при необходимости, электронный образ.
В зависимости от существующей ИТ - инфраструктуры и масштабов организации Заказчика предлагаются различные варианты решения.
Файл-серверное решение может использоваться для небольших организаций, чей документооборот не превышает 20 000 документов в год и количество пользователей системы не более 20.
Для средних и крупных организаций НТЦ ИРМ предлагает решения на одной из следующих платформ: Lotus Notes/Domino, MS SQL Server или Oracle.
