|
IRM classicDoc, входящая в линейку продуктов IRM Doc, предназначена для автоматизации документооборота в территориально-распределенных организациях, технология делопроизводства которых предполагает централизованный мониторинг движения документов в реальном масштабе времени. |
Лицензионная политика IRM classicDoc
Стоимость лицензии - 8 000 руб. (в стоимость не включена лицензия на базу данных)
В комплект поставки входит тонкий клиент (мобильное рабочее место, Web доступ).
Действует система скидок.
Комплексное решение для малого и среднего бизнеса, а так же для органов местного самоуправления (включает 3 рабочих места) - 14 000 руб.
Состав системы IRM classicDoc
Система IRM classicDoc, повышает эффективность и прозрачность управленческой деятельности организации, обеспечивает уменьшение рисков срыва сроков обработки документов за счет автоматизации следующих функций документационного обеспечения:
• автоматическая регистрация документов в соответствии с номенклатурой дел заказчика; ведение электронных журналов;
• распределенное создание и подписание поручений; их автоматическое направление исполнителям
• многоуровневый контроль исполнения документа в целом, контроль исполнения отдельных поручений по исполнителям/подразделениям;
• автоматическая установка взаимосвязей между документами;
• использование сканера для получения электронных образов документов с обеспечением формирования файлов с распознанными текстами;
• построение отчетов любой сложности в соответствии с шаблоном отчета в заданном формате (html, excel, word);
• подтверждение подлинности содержания документа с помощью механизма электронной цифровой подписи (ЭЦП);
• многокритериальный поиск документов по любому набору реквизитов или по контексту.
IRM classicDoc состоит из следующих функциональных компонент, учитывающих специфику обработки различного вида корреспонденции:
• Служебная корреспонденция – автоматизированная технология регистрации, обработки и контроля служебной переписки между организациями.
• Решения и распоряжения – автоматизированная технология регистрации, обработки и контроля распорядительных документов:
- внешних – постановлений, указов, распоряжений вышестоящих организаций;
- внутренних – протоколов, приказов и распоряжений.
• Письма граждан – автоматизированная технология регистрации, обработки и контроля обращений, жалоб и заявлений граждан.
• Прием граждан – автоматизированная технология регистрации, обработки и контроля устных обращений граждан, планирования графика приема руководителя и организации приема граждан
Функциональные возможности IRM classicDoc
Основные функции IRM classicDoc:
• Регистрация, учет и контроль входящей, исходящей и внутренней корреспонденции.
• Настройка структуры регистрационного номера в соответствии с номенклатурой дел, принятой в организации.
• Регистрация и контроль каждого пункта распорядительного документа (протокола, приказа, …) в отдельности.
• Автоматическое формирование папки документов, относящихся к одному вопросу, включающей в себя: первичные документы, повторные документы, сопроводительную переписку по документу.
• Формирование поручений/резолюций по документу:
- создание проектов поручений (с указанием инициатора, исполнителя, срока исполнения);
- редактирование проектов поручений (изменение текста задания, состава исполнителей, пр.); их утверждение (подписание) и направление (рассылка) исполнителям
- постановка и снятие с контроля поручений отдельным исполнителям;
- перенос срока исполнения с указанием причины переноса;
- создание отчета об исполнении поручения;
- поиск поручений по заданному критерию.
• Контроль прохождения и исполнения документов.
• «Сквозной» контроль исполнения документов между территориально-удаленными подразделениями.
• Просмотр истории исполнения и движения документов.
• Создание проекта документа, согласование проекта документа в электронном виде.
• Создание реестров рассылки документов.
• Передача завизированных сотрудниками документов на ознакомление руководителю и на исполнение.
• Удаленная рассылка документов (поручений) посредством транспортных утилит.
• Поиск документов по любому набору реквизитов и по контексту, возможность формирования многокритериальных поисковых запросов, возможность сохранения поисковых пользовательских запросов и последующее их выполнение.
• Списание документов в дело и возможность передачи на архивное хранение.
• Подготовка аналитических справок, сводок, отчетов по исполнительской дисциплине. Возможность формирования отчетов любой сложности по данным, хранящимся в базе данных. Вывод отчетов на печать и представление их в различных форматах.
• Создание и хранение шаблонов документов.
• Выбор и печать информации о документах в виде сводок, списков, журналов. справок и др..
Обеспечение информационной безопасности
Конфиденциальность документов, хранящихся в системе IRM classicDoc, обеспечивается следующими возможностями:
• выбор типа аутентификации, позволяющим гибко настраивать уровень безопасности доступа к ресурсам системы для каждого пользователя (SQL Server, Windows);
• протоколирование всех действий пользователей с целью восстановления истории обработки документа.
• возможность управления и доступа к информации. Разграничение прав доступа пользователей к документам, ролевая модель доступа к ресурсам системы. В зависимости от функциональных обязанностей пользователю системы назначаются права по доступу к определенным видам документов, к набору делопроизводственных операций.
• возможность разделения прав доступа (вплоть до отдельных полей) по подразделениям и исполнителям.
• использование методов криптографической защиты информации – ЭЦП и шифрование.
Сервис уведомлений
Данный сервис предназначен для автоматической рассылки уведомлений с целью информирования:
• инициаторов поручений об исполнении поручений;
• исполнителей документов и исполнителей поручений об истечении сроков или приближении сроков исполнения.
Поточное сканирование и распознавание текста документов
Электронные образы документов присоединяются к регистрационно-контрольной карточке документа в системе с помощью встроенной функции сканирования, процедуры поточного сканирования, файла с ЭО документа, сохраненного на диске. Возможно сканирование документов со штрих-кодами, сканирование с распознаванием, распознавание уже прикрепленного файла с электронным образом документа.
Процесс распознавания документа осуществляется при помощи программного обеспечения компании ABBYY – ведущего разработчика программного обеспечения для сканирования и распознавания документов и форм.
Архивное хранение информации
Система обеспечивает долговременное безопасное хранение информации, гарантирует ее неизменность в течение всего срока хранения, а также надежное безвозвратное уничтожение по истечению установленного срока. Реализована поддержка сроков хранения. Система позволяет управлять хранением большого количества файлов, при этом, файлы с электронными образами документов могут быть значительных объемов. Доступ к файлам с электронными образами документов осуществляется через специализированный портал, что обеспечивает пользователям системы удаленный, консолидированный доступ к актуальной информации.
ЭЦП и шифрование
Система предоставляет возможность использования технологии электронной цифровой подписи (ЭЦП) и криптографического шифрования данных. Решение реализовано с использованием сертифицированного программного обеспечения КриптоПро 3.0.
Автоматизированное рабочее место Руководителя
Модуль Автоматизированное рабочее место руководителя, реализованный как стандартное Интернет решение, предназначен для предоставления руководящему составу организации отчетной информации о состоянии выполнения выданных ими поручений на поступившие документы. АРМ Руководителя предлагает широкий круг возможностей, разработанных специально для удобства работы руководителя через Интернет:
• выдача информации о состоянии выполнения поручений;
• просмотр основных реквизитов регистрационной карточки документа;
• оперативный поиск документов по основным реквизитам;
• просмотр электронных образов документов;
• формирование сводок по исполнителям и контролерам.
Руководители всех уровней получают в среде Интернет удобное рабочее место для быстрого доступа ко всем документам по рассматриваемому вопросу, работы с содержанием документов в их привязке к управленческому контексту, вынесения резолюций, формирования поручений, контроля исполнения поручений, информирования сотрудников, сбора мнений по обсуждаемым вопросам, согласования документов в рамках подразделений и рабочих групп, делегирования полномочий.
