IRM | businessDoc

IRM businessDoc, входящая в линейку продуктов IRM Doc, предназначена для комплексной автоматизации делопроизводства и документооборота, архивного дела и управления деловыми процессами организации, совершенствования внешнего и внутреннего документооборота, повышения эффективности работы и исполнительской дисциплины сотрудников организации.

• Стоимость одной лицензии – 8 000 руб.  • Специальное предложение для малого бизнеса, а так же для органов местного самоуправления (включает 3 пользовательские лицензии и техническую поддержку на 1 год) - 16 000 руб.  • Пакет для средних предприятий (10 лицензий и техническая поддержка на 1 год) - 65 000 руб. • Пакет для крупных предприятий (100 лицензий и техническая поддержка на 1 год) - 450 000 руб. • Коммуникационная редакция IRM businessDoc Курьер поставляется бесплатно.

Состав IRM businessDoc

Система включает три базовых функциональных приложения:
• Электронная канцелярия – автоматизирует типовые задачи документооборота и делопроизводства от момента принятия решения о создании документа до его уничтожения или списания в архив в строгом соответствии с действующими нормативными документами и сложившейся российской и зарубежной практикой.
• Архивное дело – автоматизирует ведение архива бумажных документов организации, а также электронных документов, созданных в «Электронной канцелярии». Документы Электронного архива по достижении сроков хранении могут быть переданы в вышестоящий архив или списаны к уничтожению.
• Управление процессами – развитые средства управления бизнес-процессами организации и полная автоматизация регламентов организации в части движения документов. С помощью данного модуля становится возможным определять и исполнять специфические для организации организационные задачи и процессы документооборота.

Функциональный модуль «Электронная канцелярия» является базовым приложением IRM businessDoc, которое автоматизирует комплекс задач делопроизводства и стандартные задачи документооборота. Решаемые задачи:
• Управление номенклатурой дел организации и правами на регистрацию документов, ведение сопутствующих справочников (организации, тематические рубрики, виды доступа, виды доставки и др.);
• Регистрация и корректировка внутренних документов, входящей и исходящей корреспонденции со встроенными средствами регистрации документов «по факту» и предотвращения повторной регистрации;
• Управление взаимосвязями документов, включая ведение «папок по вопросу»;
• Маршрутизация входящих, внутренних и исходящих документов;
• Управление правами доступа к документам, включая гибкий механизм «рассылки» документов;
• Многоаспектный (в том числе – полнотекстовый) поиск документов с возможностью просмотра регистрационных карточек документов и самих документов; 
• Визуальное представление электронных документов на основе шаблонов;
• Управление исполнением поручений по документу, включая средства создания, корректировки, маршрутизации, исполнения, рецензирования и контроля исполнения резолюций. Подсистема реализует иерархический механизм исполнения (с возможностью декомпозиции задачи на следующем уровне исполнения и формированием интеграционного отчета из отчетов, созданных на нижнем уровне исполнения).

Функциональный модуль «Управление процессами» позволяет создать единую систему управления деятельностью организации, предоставляя средства автоматизированного контроля выполнения регламентов организации:
• Интерактивное графическое формирование шаблонов деловых процессов на основе регламентов предприятия и стандарта BPMN (Business Process Modeling Notation);
• Набор шаблонов типовых процессов (согласование договоров, организационно-распорядительных документов, исходящих писем и др.);
• Управление выполнением процесса, включая оперативный контроль актуального состояния процесса, создание и завершение процесса, визуальный контроль хода его выполнения, гибкое изменение состава исполнителей задач и контролера процесса, создание подпроцессов и другие возможности;
• Поддержка календарей рабочего времени со средствами расчета и контроля сроков исполнения задач процессов;
• Автоматическая маршрутизация задач процесса, включая возможности параллельного и последовательного выполнения  и синхронизация задач процессов, условные переходы и рассылки сообщений;
• Автоматическое создание документов (договоров, соглашений и пр.) при исполнении задач процесса;
• Протоколирование процесса и создание промежуточных отчетов по исполнению задач процесса;
• Использование специализированных отчетов по группам задач процессов (лист согласования, обходной лист и другие).

Функциональный модуль «Архивное дело» обеспечивает автоматизацию задач «производственного» управления бумажными и электронными архивами организации в соответствии с требованиями законодательства:
• Ведение архивных фондов, описей и дел;
• Управление номенклатурой дел подразделений и организации;
• Многоаспектный (в том числе – текстовый) поиск;
• Обеспечение использования архивных документов по внутренним и внешним запросам к электронному архиву;
• Выполнение операций по обслуживанию бумажных архивов организации  –  ведение и учет документального архивного фонда организации;
• Формирование и печать актов о выделении к уничтожению дел организации.

Системный модуль «Электронное хранилище данных и документов» – надежное технологическое решение централизованного унифицированного хранения в организации электронных документов (и файлов произвольных форматов) с широкими функциональными возможностями:
• Хранение электронного контента, созданного в различных прикладных программных приложениях, с сохранением оригинальных форматов документа, включая цифровые аудио- и видеоматериалы;
• Получение и размещение объектов хранения в хранилище в соответствии с уровнем доступа;
• Потоковое сканирование, распознавание и индексация документов;
• Хранение индексной информации с возможностью ее коррекции в соответствии с предоставленными пользователям правами (коррекция индексной информации необходима при ретроконверсии документов);
• Реализация доступа к хранилищу из внешних программных приложений с web-сервисов взаимодействия, интеграция с программно-аппаратными комплексами долговременного хранения электронного контента
• Обеспечение возможности построения единого универсального корпоративного хранилища электронного контента;
• Встроенное средство для просмотра и печати документов распространенных графических и текстовых форматов.
Системный модуль «Электронное хранилище данных и документов», может поставляться как самостоятельная система – IRM archiveDoc.

Основные сервисные и технологические возможности IRM businessDoc

• Развертывание, адаптация в соответствии с правами пользователя, обеспечение функционирования и автоматическое обновление клиентского приложения на рабочем месте пользователя;
• Интеграция со специализированным аппаратным обеспечением – печатающим, сканирующим (в том числе с системами поточного сканирования), штрих-кодирующим и другим;
• Обеспечение создания и проверки электронной цифровой подписи (ЭЦП) для подтверждения подлинности и авторства документов и действий с ними;
• Управление файлами, хранимыми или создаваемыми в системе c интеграцией со средствами цензурирования, просмотра и защищенной печати;
• Интеграция с электронной почтой, электронным факсом, сервисом межкорпоративного электронного документооборота и
• Интеграция с иными внешними информационными системами на основе web-сервисов с внешними информационными системами в составе Единой интегрированной системы организации;
• Взаимодействие территориально-распределенных компонент системы;
• Гибкое управление правами доступа на основе ролей, уровней доступа в соответствии с организационно-штатной структуры организации;
• Делегирование полномочий и передача дел при увольнении или отпуске сотрудника;
• Управление механизмом сообщений (уведомлений и напоминаний) со средствами контроля доставки;
• Протоколирование действий пользователей и аудит безопасности системы;
• Управление персональными и общими папками для группировки и разделения документов между пользователями;
• Создание аналитических и фактографических отчетов, отображение интерактивных отчетов;
• Изменение структуры и представления объектов системы (документов, поручений, отчетов и др.) – редактор форм и др.

Технологичность установки и сопровождения

• Простота установки системы. После развертывания общесистемных компонент (сервера приложений и сервера базы данных) установка системы выполняется с помощью поставляемого инсталлятора.
• Простота установки клиентских рабочих мест. Установка выполняется с рабочего места сотрудника путём запуска в интернет–браузере инсталлятора, доступного с сервера приложений.
• Автоматическое обновление клиентских рабочих мест. Обновление осуществляется автоматически при обнаружении клиентским приложением обновлений, размещаемых на сервере приложений. Обновление может проводиться в «горячем» режиме – без завершения работы клиентского приложения.
• Автоматическое восстановление после «не фатального» сбоя –  система автоматически восстановит работоспособность после перезапуска сервера приложений, если при сбое не произошло разрушение данных.
• Простая процедура восстановление после фатального сбоя – в случае разрушения данных система автоматически перейдет в работоспособное состояние после восстановления резервной копии данных и перезапуска сервера приложений.
• Поддерживается удаленный мониторинг и сопровождение.

Низкая совокупная стоимость владения

IRM businessDoc позволяет достичь минимальной стоимости владения Системой за счет:
• Отсутствия периодических лицензионных отчислений;
• Возможности использования свободно распространяемого общесистемного программного обеспечения (операционной системы, сервера приложений, сервера базы данных) и отсутствие необходимости в приобретении дополнительного программного обеспечения;
• Технологичности установки и сопровождения, позволяющей минимизировать требования к техническому персоналу;
• Простоты администрирования Системы, позволяющей минимизировать требования к квалификации администратора;
• Минимальных требований к аппаратному обеспечению и информационной инфраструктуре Заказчика.

Эргономичность и простота освоения

• IRM businessDoc предоставляет единый интерфейс пользователя для всех функциональных приложений Системы. Интерфейс реализует единый принцип работы во всех приложениях системы, при освоении которого пользователь осваивает все возможности системы самостоятельно в кратчайшее время;
• Предоставление пользователю возможности выбора режима работы – определение им индивидуального списка(ов) представляемых объектов (например: «Поручения, зарегистрированные мной», «Поручения, направленные мной на исполнение», «Мои сообщения» или др.);
• Просмотр с помощью панели интерактивного отчета и/или выполнение действий с объектом, представленном в интерактивном отчете (работа с параметрами объекта) или с помощью команд в панели задач (работа с одним или несколькими объектам в целом);
• Работа в Системе осуществляется только с помощью контекстных команд, доступных в панели задач или в панели интерактивного отчета. Работа с системным меню приложений полностью исключена. Таким образом, полностью реализуется линейный маршрут работы пользователя в Системе, что значительно упрощает пользователям её освоение и работу;
• Система позволяет вести работу только в одном списке «Сообщения» (уведомления и напоминания пользователю обо всех событиях в Системе, важных для него лично). Интерактивный отчет по сообщению позволяет выполнить все необходимые действия для реакции пользователя на сообщение.

Открытая архитектура и современные технологии

• В IRM businessDoc реализованы самые современные технологии, а также методы обработки данных. В процессе развития постоянно поддерживается технологическая новизна применяемых решений. Пользователь может быть уверен, что в его программном продукте реализованы самые последние достижения, позволяющие достичь максимальной производительности, безопасности и функциональности;
• Технологическое ядро и функциональные приложения взаимодействуют между собой посредством web-сервисов. Данные web-сервисы могут быть использованы для применения возможностей IRM businessDoc в сторонних программных продуктах. Технологическое ядро может быть лицензировано для разработки сторонних специализированных функциональных приложений;
• IRM businessDoc обеспечивает низкий сетевой трафик, достигаемый за счет использования smart-клиента, не требующего передачи интерфейсных данных. Клиенту  предоставляются комфортные условия работы даже при соединении от 56 кбит/сек, обеспечивается высокая устойчивость к потерям соединения.

Высокий уровень безопасности

IRM businessDoc обеспечивает уровень защиты конфиденциальной информации, позволяющий аттестовать сегменты сети работы Системы по классу 1Г., благодаря:
• Гибкому многоуровневому управлению правами доступа;
• Использованию современных методов аутентификации;
• Использованию защищенных протоколов передачи данных;
• Применению сертифицированных средств криптографической защиты информации;
• Поддержке набора хранилищ данных для выполнения различных требований к информации различного уровня доступа;
• Развитым средствам аудита действий пользователей.

Простота внедрения IRM businessDoc

Система IRM businessDoc являются простым и удобным для самостоятельной установки и развертывания силами заказчика. После установки общесистемных компонент (сервера приложений и сервера базы данных) установка выполняется с помощью поставляемого инсталлятора.
Систему легко устанавливать и обновлять на клиентских рабочих местах. Установка выполняется через запуск в интернет – браузере инсталлятора, доступного для установки с сервера приложений. Автоматическое обновление клиентских рабочих мест выполняется при обнаружении клиентом обновления. Обновление может проводиться в горячем режиме – без завершения работы клиентского рабочего места.
Продукт снабжен документацией, содержащей подробные инструкции по установке и дальнейшей эксплуатации.