Пн-пт с 9:00 до 20:00

Задачи межведомственного электронного документооборота

Системы межведомственного электронного документооборота внедряются в России в 2008 года, когда была подписана «Стратегия развития информационного общества в РФ». Впоследствии Президент и члены Правительства многократно высказывались по поводу её претворения в жизнь. Главная задача её формулируется как интеграция в глобальное информационное сообщество.

Перед системами межведомственного электронного документооборота (МЭДО) ставится множество задач. Первая и главнейшая — упрощение взаимодействия между органами государственной власти и гражданами страны. Наверняка все помнят, как несколько лет назад, еще до того, как появились автоматизированные системы документооборота и многофункциональные центры, чтобы оформить пособие, субсидию или внести изменения в какие-либо документы, приходилось посещать сразу несколько ведомств — брать справки из паспортной службы, кадастровой, органов соцзащиты и т. д. Но ведь все это — государственные и муниципальные службы, которые могли бы обмениваться информацией между собой, не привлекая к этому заинтересованного гражданина.


межведомственный электронный документооборот

С тех пор, как в каждом из подразделений внедрены системы электронного документооборота, это возможно. Во-первых, можно использовать одну общую систему, но в таком случае в ней получаются слишком громоздкие справочники, возрастает нагрузка на базу данных, требуются каналы связи с повышенной пропускной способностью. Второй вариант — каждая организация пользуется своей СЭД, но они связаны системой шлюзов, через которые передаются запросы и ответы. Это и есть МЭДО.

Ключевой момент тут — обеспечить достаточно надежные каналы связи. Кроме того, посредством этой системы может происходить обмен не только общедоступной информацией, но и той, что связана со служебной тайной. Поэтому должна тщательно продумываться структура уровней доступа и прав пользователей.

Итак, межведомственный электронный документооборот для наиболее эффективного взаимодействия должен выполнять следующие задачи:

  1. подготавливать документы к отправке, то есть приводить их к определенной принятой форме, которую сможет считать машина или человек.
  2. автоматически регистрировать все отправления между разными ведомствами.
  3. отправлять данные о регистрации документа. Это нужно для того, чтобы происходил контроль исполнительной дисциплины, запросы не терялись и отслеживался их статус.
  4. формировать отчеты об исполнении документа.
  5. автоматически связывать документы разных ведомств.

Все это помогает решать и другие, более практические, задачи — снижение материальных и трудовых затрат. В частности, снижает время прохождения документа, ликвидирует расходы на почтовую пересылку, ручную регистрацию, снятие копий (ксерокопирование, сканирование), позволяет уменьшить штат работников