Пн-пт с 9:00 до 20:00

Внедрение электронного документооборота

Внедрение электронного документооборота на предприятии решает большинство задач


Рано или поздно любая компания приходит в своём развитии к стадии, когда обработка документов немыслима без автоматизации. Связано это с тем, что большинство важной для бизнеса информации существует исключительно в электронном виде и эти разрозненные данные нуждаются в систематизации. Созданием папок с файлами и использованием е-мейла уже не ограничишься. Логика и взаимосвязь контента предприятия должна содержаться не в человеческой голове, которая не в состоянии удержать такой объём данных. Поэтому появились автоматизированные системы делопроизводства. Специалисты в области информационных технологий ставят ЕСМ (Enterprise Content Management) на второе место по значимости задачи — сразу за безопасностью.


Ещё в конце девяностых, до эпохи массового внедрения интернета, более 80 процентов корпоративного контента начало скапливаться в виде неструктурированных данных. Надёжно хранить и пользоваться коллективной памятью фирмы, ценнейшим её интеллектуальным активом, получать к ней лёгкий доступ становилось всё труднее.


ЕСМ — стратегическая концепция, предназначенная помочь преодолеть последствия информационного взрыва, объединить отдельные IT-технологии, работающие с неструктурированным контентом.


В буквальном переводе Enterprise Content Management означает «управление корпоративным содержанием». Точнее, умение с ним обращаться, справляться. Сначала родилось понятие Web Content Management, связанное с необходимостью публиковать и обновлять информацию на веб-сайте, отслеживать его актуальность. Затем речь зашла о потребности работать с корпоративным контентом, управлять им, свободно ориентироваться в информационных ресурсах компании.


Почему разработчики автоматизированных систем управления контентом предпочли именно этот термин слову «документ»? Документ создают в одном формате (предположим, txt или doc), затем публикуют на сайте в html или преобразуют в рdf для последующего распространения. С формальной точки зрения это три разных документа. Но информацию-то он содержит одну и ту же! Содержание победило форму.


По старой привычке мы предпочитаем воспринимать данные распечатанными на принтере на бумаге формата А4 и сильно негодуем, если на лист не влезает распечатка с веб-страницы или пара последних строчек документа оказывается на отдельном листе. Но будущее явно за мультимедиа. Очевидно, со временем появятся общепринятые стандарты и инструменты для работы с видеоконтентом.


До этого ещё далеко. Однако уже сегодня умение пользоваться технологиями ЕСМ и их «дирижёром» — системами workflow или соllaboration, которые обеспечивают необходимое автоматизированное руководство коллективным ведением деловых процессов, включая разработку маршрутов и контроль исполнительской дисциплины, — показатель зрелости компании.


При этом фирма не обязательно должна быть крупной корпорацией. Малый и средний бизнес оперирует меньшим объёмом информации, однако требует такого же функционала, скорости доступа и удобства пользования IT-технологиями. Вне зависимости от размера компании ЕСМ-системы являются могучим инструментом управления документами, информацией на интернет-ресурсах, автоматизацией бизнес-процедур, работы исполнителей в группе. Применение этого комплексного решения обеспечивает систематизацию неструктурированного контента и даёт возможность его анализа во славу процветания предприятия и реального увеличения его доходов.