Пн-пт с 9:00 до 20:00

Современное делопроизводство и документооборот

С развитием компьютерных и сетевых технологий появилась возможность организовать по-настоящему эффективное делопроизводство и документооборот на предприятии. Причем прогресс коснулся практически всех сторон создания, движения, визирования, регистрации документации:

  • документы теперь можно создавать как в офисных текстовых редакторах, так и в специальных системах, где запоминаются и отмечаются все правки и комментарии лиц, участвующих в разработке документа.
  • Можно забыть про огромные амбарные книги ручной регистрации входящей и исходящей корреспонденции. Теперь все это можно делать, опять-таки в офисных программах, например, в Эксель. Но еще лучше – в специальном ПО делопроизводства и документооборота, где регистрация происходит автоматически. Во многих из них есть возможность регистрации не только документов, созданных непосредственно в этом ПО, но и присланных по электронной почте или даже доставленных в бумажном виде. Бумажные документы добавляются в базу с помощью сканирования.

Мгновенная передача на согласование и визирование

  • В современных системах делопроизводства и документооборота передача проекта документа от подразделения к подразделению происходит в считанные секунды. Ознакомиться с ним можно в удобном формате, а если система документооборота имеет возможность работы с мобильных устройств – то и в любое время и в любом месте: в дороге, в отпуске.
  • Визирование документа также осуществляется в электронном виде – с помощью электронной подписи.

Хранение и поиск

  • Благодаря современным системам делопроизводства и документооборота на предприятии все документы хранятся в единой базе. Даже если затеряется бумажный вариант, всегда сохраняется электронная копия. Кроме того, для большей безопасности создаются резервные копии базы документов, что исключает вариант ее потери.
  • В свою очередь, благодаря наличию электронной базы поиск нужного документа по дате, названию, номеру теперь занимает от силы несколько минут. Реализован даже полнотекстовый поиск: возможно ли было ранее, с бумажной документацией, найти документ, если вы помните из него только одно слово или фразу?

Контроль в реальном времени

Системы делопроизводства и документооборота позволяют также в реальном времени контролировать:

  • сроки рассмотрения/ визирования/ исполнения документа. Умное ПО напоминает ответственному лицу о приближении дедлайна, а в случае просрочки – сообщает другим участникам проекта.
  • Ознакомление с документом. Современное делопроизводство и документооборот на предприятии больше не предусматривает сбор подписей на бумаге, о том, что сотрудник ознакомился с приказом, распоряжением, положением и так далее. Достаточно каждому из своей учетной записи проставить соответствующую электронную отметку.
  • Исполнение документа. Точно также в электронной форме можно отчитаться об исполнении распоряжения или приказа.

Внешнее взаимодействие

С развитием программного обеспечения для делопроизводства и документооборота на предприятии и сетевых технологий стало также возможным взаимодействие в системе не только между внутренними структурными подразделениями организации, но и с другими предприятиями и учреждениями. Теперь можно сдать отчетность в контролирующие органы при помощи электронной системы делопроизводства и документооборота, обменяться прайсами и справочниками номенклатуры с поставщиками и покупателями, наладить с торговыми партнерами синхронизацию остатков на складе и многое другое.
В итоге современная организация делопроизводства и документооборота на предприятии позволяет более чем на 60% сэкономить затраты рабочего времени сотрудников и на четверть поднять эффективность управления и производительность труда.