Пн-пт с 9:00 до 20:00

Система управления документами

Система управления документами Все руководители заинтересованы, чтобы осуществляемая их предприятием деятельность шла успешно. От этого зависит репутация, рейтинг, конкурентоспособность, уровень зарплаты сотрудников.
Работа с документами - неотъемлемая составляющая любого из существующих видов бизнеса.
Даже на самом маленьком предприятии поток ежедневно поступающей информационной документации достаточно велик.
Он требует постоянной срочной обработки, систематизации, своевременного реагирования. Промедление в работе с документами чревато потерей клиентов, невыполнением обязательств по договорам, снижением доходов предприятия.



Электронный документооборот на предприятии позволяет не только результативно обрабатывать поток документов, но и способствует направлению этого потока в нужное, выгодное для предприятия русло. Благодаря организации СЭД у ответственного персонала есть возможность быстро справляться с большими объемами документации (письма, договора, архивы, сведения из различных баз данных), а руководитель может легко контролировать этот процесс даже на удаленном расстоянии.

Потребность в организации автоматизации документооборота может возникнуть на предприятии по разным причинам:

  1. Осознание, что существующая система управления документами малоэффективна;
  2. Расширение масштабов деятельности с сопутствующим увеличением объемов документации;
  3. Преобразования, связанные с изменениями в структуре предприятия.

Некоторые руководители оттягивают внедрение системы электронного документооборота, опасаясь, что этот процесс долго продлится, потребует больших финансовых расходов на установку программ и обучение персонала. Самому руководителю также необходимо научиться пользоваться системой для эффективного управления документами. Практически доказано, что все вложенные затраты очень быстро окупаются за счет большей оперативности работы с документами и возросшей производительностью труда. СЭД позволяет большую часть рабочих усилий направить не на обработку и систематизацию документации, а на анализ имеющихся сведений. То есть можно больше времени уделить корректировке непосредственной деятельности предприятия и разработке новых результативных способов работы.

Программы, внедряемые в работу при системе электронного документооборота достаточно просты для усвоения. Тем более, что при автоматизации можно очень четко распределить конкретные обязанности сотрудников по ведению документации.

Уже на первых этапах можно оценить, какие преимущества дает электронный документооборот, программы автоматически выполняют целый ряд операций, которые раньше производились только при участии сотрудника. Установленные документальные шаблоны и настроенный маршрут прохождения позволяет автоматизировать:

  1. Процесс регистрации принятой и отправленной корреспонденции;
  2. Сканирование документов с последующими вводом и сохранением в системе;
  3. Создание, согласование, подписание новых документов;
  4. Рассылка распоряжений исполнителям и контроль исполнения;
  5. Работа по хранению и рассылке электронных документов.

СЭД позволяет каждому руководителю осуществлять управление всеми процессами дистанционно, поскольку есть возможность удаленного доступа к документации при помощи мобильного приложения (например, наша версия - мобильный клиент и управление поручениями через iPad).