Пн-пт с 9:00 до 20:00

Почему компании нуждаются в автоматизации электронного документооборота?

Современный бизнес продолжает стремительно развиваться. В этом процессе активно участвуют информационные технологии, играя в развитии бизнеса очень важную роль. Сейчас эти технологии стали неотъемлемой частью любого процесса, происходящего внутри компании. Дело в том, что каждое предприятие нуждается в правильной организации документооборота, так как с увеличением количества документации усложняется работа компании. Электронный документооборот во многом упрощает работу со всеми существующими документами.

Если говорить кратко, то основными предпосылками создания СЭД можно назвать:

  • Необходимость в автоматизации административного управления крупной компании.
  • Наличие большого бумажного архива.
  • Необходимость в быстром управлении документами.
  • Крайнюю необходимость в выполнении всех требований по срокам хранения документов.
  • Возможность интеграции с уже существующими системами.
  • Наличие подразделений компании, которые расположены в другой части города или даже в другом регионе страны.
  • Необходимость в быстром поиске нужной информации.
  • Обеспечение безопасности для важных данных.
  • Соответствие международным стандартам ведения бизнеса.

Наличие хотя бы нескольких предпосылок является первым знаком, указывающим на то, что предприятию нужна автоматизация электронного документооборота. И действительно, он во многом упрощает работу с документацией.

Функции электронного документооборота

Предметная область, которая автоматизируется с помощью средств документооборота, довольно простая. СЭД – это всего лишь виртуальное хранилище для всех документов компании, поэтому она может выполнять следующие функции:

  • Централизованное хранение всех документов компании.
  • Создание карточки для каждого документа.
  • Обеспечение безопасности для всей информации.
  • Удобный поиск по большому массиву информации.
  • Возможность получения уведомлений после внесения изменений в документацию.
  • Создание заданий для пользователей.
  • Объединение с электронной почтой компании и сотрудников.
  • Возможность архивирования.
  • Удобная структура электронного хранилища.
  • Понятный интерфейс.
  • Возможность пользовательской поддержки.
Возможности СЭД

По сути сэд система является централизованным местом для хранения документов. С ее помощью любой пользователь сможет найти нужный ему документ, используя удобную систему поиска. При этом у каждого документа имеется своя карточка. В ней администратор и некоторые пользователи СЭД могут записывать все изменения, происходившие в документе.

Во время коллективной работы с документами в общем ресурсе на первое место должна ставиться безопасность. СЭД позволяет администраторам настраивать ролевую или персональную безопасность. Таким образом, некоторые пользователи могут получить доступ к редактированию документов, а другие – только к их просмотру. Также любая система электронного документооборота позволяет пользователям хранить все версии документов.

Возможности СЭД позволяют крупным компаниям забывать о проблемах, возникающих во время работы с документами. С помощью СЭД можно быстро найти нужный документ, отредактировать его или же распечатать.