Пн-пт с 9:00 до 20:00

Особенности системы управления электронным документооборотом

Системы электронного документооборота (СЭД) являются обязательным элементом ИТ-инфраструктуры в организации любого масштаба. Они позволяют значительно увеличить эффективность работы той или иной компании или небольшого предприятия. Что касается государственных учреждений, то в них СЭД дают возможность быстро решать задачи, связанные со внутренним управлением, межведомственным взаимодействием, а также взаимодействием со всем населением.

Что такое СЭД?

Сразу же нужно заметить, что система управления электронным документооборотом (СЭД) по своей сути является технической системой, способствующей упрощению процесса создания, управления доступом и распространения электронных документов по компьютерным сетям фирмы. Кроме того, она обеспечивает полный контроль над всеми существующими потоками документации в компании.

Функции СЭД

Системы электронного документооборота поддерживают множество полезных функций, которые в любом случае найдут применение.

Одним из наиболее важных и полезных инструментов можно назвать управление жизненным циклом документации и его последующая маршрутизация. С помощью СЭД можно запросто создать регламент — описание процесса работы в графическом виде. Таким образом, обработка документа происходит в соответствии с конкретным порядком, а не хаотично.

Также СЭД системы позволяют легко и быстро осуществлять управление статусами всех электронных документов. Теперь каждый ответственный сотрудник может посмотреть, а также исправить статус документа, указанного в программе.

В системе электронного документооборота каждому документу можно присвоить свою атрибутивную карточку. В ней можно указать тему, название и номер контракта, а также приложить некоторые файлы. В этой же карточке размещается строка «Срок согласования», «Модель согласования», «Замечания».

Сотрудники крупных компаний могут осуществлять следующие простые действия:

  • Форматирование документа, используя готовые шаблоны;
  • Форматирование бланков для документов;
  • Хранение документов в архивах;
  • Ведение учета оставшегося места для хранения документов.
Основные преимущества СЭД

В самом начале внедрения СЭД подобные системы рассматривались управленцами только в качестве инструмента, позволяющего автоматизировать задачи делопроизводства по классическому сюжету. Однако теперь такие системы могут охватить достаточно широкий спектр всех возможных задач.

Современные разработчики сэд системы стараются ориентировать ее на работу с разными внутренними документами. Ранее эти системы могли работать только с корреспонденцией и организационно-распорядительными бумагами. Кроме того, системы такого рода сейчас применяются для решения любых прикладных задач, связанных с электронной документацией. С их помощью можно быстро осуществить:

  • Управление взаимодействием со всеми клиентами;
  • Обработку обращений граждан;
  • Автоматизацию работы сервиса;
  • Проектирование документооборота и прочее.
Заключение

Системы электронного документооборота существенно упрощают работу с документами в любых организациях. Они особенно хорошо подойдут для крупных компаний, имеющих большое количество документации. С помощью СЭД управление документами становится простым и может выполняться в любое время в кратчайшие сроки.