Пн-пт с 9:00 до 20:00

Обеспечение юридической значимости документов в системе электронного документооборота

Под термином «юридическая значимость документа» подразумевают его доказательную силу – к примеру, в арбитражном суде, в других организациях.

Электронные документы сами не обладают юридической силой по следующим причинам:

  • они не могут обеспечить конфиденциальность передаваемой информации;
  • ЭД не имеют определенной защиты от изменений.

Для придания документам в электронной форме значимости необходим юридически значимый ЭДО - электронный документооборот в организации. Для достижения этого требуется выполнение трех обязательных пунктов:

  1. Необходимо наличие аналога собственноручной подписи. Функцию таковой в электронном документообороте выполняет электронная цифровая подпись (ЭЦП). Она является гарантией подлинности ЭД на всех стадиях его существования:

    — подписания;
    — согласования
    — утверждения;
    — ознакомления;
    — дальнейшего хранения

  2. Процесс создания ключей электронной цифровой подписи и их последующее применение должно осуществляться исключительно посредством сертифицированных средств ЭЦП и СКЗИ (средств криптозащиты информации).
  3. Каждый электронный документооборот в организации (т. е. его отдельная система) должен иметь собственный регламент использования ЭЦП. Возможно также использование определенного соглашения о применении цифровой подписи. Подобные нормы должны охватывать все возможные моменты использования ЭЦП в электронных документах.

Соблюдение этих условий позволит осуществлять полноценный значимый в юридическом плане электронный документооборот.


Преимущества ЭДО

Использование систем электронного документооборота (полное или частичное, если полностью отказаться от традиционного бумажного делопроизводства пока нет возможности) дает ряд преимуществ. Основные из них:

  • высокая скорость обмена документами между участниками системы;
  • мгновенное попадание требуемого документа в рабочее пространство круга исполнителей и его доступность для руководителя непосредственно после формирования исполнителем;
  • обеспечение идеального порядка в документах: быстрое нахождение, автоматический контроль за сроками исполнения и т.д.;
  • повышение имиджа компании, поддержка его престижа в глазах партнеров, вышестоящих организаций: результативное управление бизнес процессами и эффективное развитие бизнеса сегодня невозможны без ЭДО;
  • обеспечение качественно нового уровня исполнительской дисциплины сотрудников с одновременным облегчением их работы;
  • увеличение производительности труда;
  • уменьшение стоимости хранения документации на 80 % по сравнению с хранением обычных бумажных документов;
  • сокращение времени реагирования на запросы;
  • обеспечение высокого уровня обслуживания заказчиков;
  • возможность контролировать все происходящие бизнес-процессы;
  • качественное и быстрое принятие решений;
  • повышение корпоративной культуры благодаря созданию максимально эффективных деловых коммуникаций;
  • соответствие выполняемой работы существующим законам и правилам;
  • значительное повышение привлекательности бизнеса для инвестиций.