Пн-пт с 9:00 до 20:00

Как подготовить персонал к внедрению СЭД?

Система автоматизации документооборота, которую внедряют на современных предприятиях и компаниях, направлена на повышение продуктивности и ускорение движения информации. Часто процесс внедрения СЭД терпит неудачи или сталкивается с различными трудностями. Для того чтобы избежать этих препятствий необходимо понять типичные ошибки при внедрении СЭД, определить основу для становления стратегии СЭД, подготовить персонал к технологическим изменениям и настроить сотрудников на успешный результат.

При внедрении СЭД многие руководители предприятий сталкиваются с препятствиями в системе корпоративного документооборота. Эти препятствия связаны со следующими факторами:

  • отсутствие четкой структуры данных в отделах предприятия,
  • отсутствие ограниченного доступа к данным только ответственных лиц и пробелы в отслеживании документов в бизнес-процессах;
  • отсутствие структурированной информации в дополнительных приложениях, в том числе в бухгалтерских программах;
  • отсутствие системы доступа, позволяющей получать информацию только сотрудникам, имеющим соответствующий доступ;
  • лишняя загруженность информационного потока на предприятии и сбои в работе из-за хранения данных в разных приложениях;
  • сбои в обмене информацией между отделами;
  • отсутствие систематизации при выполнении конкретных бизнес процессов;
  • несоответствие системы документооборота на предприятии государственным и отраслевым нормам, а также внешним законодательным требованиям.

Для того чтобы избежать сбоев в работе СЭД следует исключить все основные препятствия и планомерно настроить персонал к переходу на новую систему. Сотрудникам необходимо объяснить важность инновационных и конкурентоспособных технологий, повышения качества услуг и продуктивности работы предприятия. В первую очередь, следует пояснить сотрудникам степень эффективности системы электронного документооборота.


При внедрении СЭД руководитель должен провести совещание со служащими всех уровней и поставить перед ними задачи, направленные на эффективное освоение электронного документооборота. Достаточное внимание следует уделить опросу персонала, чтобы выявить недочеты и трудности в документообороте. Процесс внедрения СЭД не следует затягивать, так как сотрудникам необходимо применять на практике электронную систему.

Каждый сотрудник должен пройти специальный обучающий курс, который поможет правильно пользоваться СЭД, вносить информацию и настраивать систему. Уровень обучения должен быть выбран в соответствии со специализацией сотрудников, в том числе с отдельным обучением специалистов отдела IT. Также сотрудникам необходимо представить систему электронного документооборота как технологию, представляющую особую важность для каждой категории сотрудников предприятия. Развертывание данной системы следует представлять как общий процесс повышения эффективности деятельности компании.

При внедрении СЭД необходимо выбрать наиболее современный вариант системы, оценить и сравнить разработчиков и поставщиков. В процессе внедрения системы автоматизации документооборота руководитель и его помощники должны начинать ввод электронного оборота с тех отделов, в которых выявлено наибольшее количество трудностей в документообороте. Также важно провести интеграцию системы с полезными Интернет-сервисами и операционными отделами.

Ключевыми составляющими для успешного внедрения СЭД и продуктивной работы служащих являются правильная расстановка приоритетов по отделам, четкий план ввода новой системы в рабочий процесс и правильная учебная подготовка.

Внедрение системы автоматизации документооборота на работе