Пн-пт с 9:00 до 20:00

Электронный документооборот: что это такое и зачем он нужен фирме?

Электронный документооборот сейчас является одним из наиболее популярных направлений автоматизации управления предприятием. С помощью этого направления руководители компаний могут решить многие проблемы, которые касаются организации менеджмента. Но сможет ли электронный документооборот решить все проблемы предприятия? Получит ли руководство должный эффект от его использования?

Для начала поговорим о согласовании документов. Ни для кого не секрет, что этот процесс занимает большой отрезок времени, нередко сильно затягивается. Кроме того, документы во время передачи могут где-то потеряться. Именно по этой причине сотрудникам компании проще лично обойти своих коллег, чтобы передать документы из рук в руки.

Стоит отметить, что электронный документооборот в организации значительно упростит этот процесс. Сотрудник, ответственный за передачу документов, создаст задачу, к которой будут приложены все документы с указанием адреса доставки или маршрута. При этом каждый сотрудник компании будет иметь свои сроки выполнения этой задачи. После этого все сотрудники получат письма с заданиями, отправленные в папку «Входящие». Удобство такой системы заключается в том, что инициатор сразу видит, на каком этапе находится поставленная задача, а исполнители могут видеть точный адрес, а также писать и читать примечания. Также можно пересмотреть выполненные до этого задачи, если это понадобилось руководству.

На первый взгляд может показаться, что автоматизация электронного документооборота должна быть в каждом предприятии. Однако это не совсем так. Этот механизм хорошо «приживется» только в тех фирмах, которые соответствуют следующим требованиям:

  • Должен быть большой аппарат управления и сложный документооборот (в малых предприятиях, как правило, электронный документооборот сильно замедляет все процессы);
  • Руководство компании должно понимать, что ей требуется некая перестройка, которая в будущем оптимизирует все бизнес-процессы;
  • Целью внедрения в предприятие электронного документооборота должно стать значительное повышение эффективности управленческой деятельности, а не облегчение работы для сотрудников, работающих в отделе канцелярии;
  • Если все условия будут выполнены, то электронный документооборот приведет к следующим приятным последствиям:
  • У каждого сотрудника усилится чувство ответственности за выполнение дел до конца, потому что он будет знать, что про его задачу никто не забудет (она фиксируется в программе);
  • У руководства появляется возможность определять эффективность работы каждого сотрудника (сразу станет заметно, кто из коллег задерживает выполнение задачи, а кто – наоборот);
  • Скорость документооборота на предприятии значительно ускорится;
  • Сотрудники, которые быстрее справляются с выполнением задач, могут брать задачи у коллег, не успевающих все сделать;
  • Повышается чувство корпоративной культуры у каждого сотрудника.

В результате внедрения электронного документооборота предприятие становится единым механизмом, каждый элемент которого работает правильно и быстро. Она позволит руководству фирмы быстрее принимать важные решения, что обязательно приведет к ее стремительному развитию.