Пн-пт с 9:00 до 20:00

Электронное делопроизводство

Электронное делопроизводство

Предназначением электронного документооборота и делопроизводства является автоматизация процесса документооборота в государственных и коммерческих организациях, предприятиях независимо от их размеров, рода деятельности и форм собственности. С помощью системы осуществляется:

  • автоматизация традиционного делопроизводства;
  • упорядочение работы корреспонденцией (как входящей, так и исходящей);
  • оптимальная организация передвижения внутренней документации на предприятии;
  • работа с обращениями клиентов, граждан;
  • облегчается задача организации электронного архива документов.

В настоящее время делопроизводство часто называется “документационным обеспечением управления”, поскольку документы особенно ценны для управления.

Требования к документообороту

  • Вся важная информация должна отражаться в документах.
  • Их хранение организуется таким образом, чтобы как для руководителя, так и для рядового работника была возможность быстро находить требуемый документ.
  • Еще одной задачей ДОУ является возможность постоянного контроля заданий и поручений, поскольку при невыполнении принятых решений даже идеальные технологии управления не смогут эффективно работать.
  • Другая задача документооборота – внедрение и последующая организация самых передовых методов работы с документами. По этой причине инициатором внедрения электронного документооборота и делопроизводства должен стать руководитель предприятия
  • Важно обеспечить надежность хранения документации.
  • Еще одно условие - обязательность исполнения принятых решений.
  • Работа с документами не должна тормозить деятельность организации или предприятия.

Внедрение электронного документооборота и делопроизводства позволяет решить все указанные проблемы. Последующее надежное хранение документов возможно при организации электронного архива.

Особенности СЭД для различных организаций

Государственные органы, крупные предприятия с государственным участием используют форму административного делопроизводства. Ее отличием является обязательность следующих действий:

  • тотального учета документов;
  • фиксации этапов их движения
  • долгосрочного хранения.

Коммерческие предприятия среднего и небольшого размеров в большинстве случаев используют форму электронного документооборота и делопроизводства, которая позволяет решать задачу управления документацией в ограниченных масштабах.

В таких случаях учитываются самые важные документы. По ним должны быть требования со стороны государства относительно учета и последующего хранения.

Важность документа зависит от масштабов риска в случае несвоевременной обработки, выполнения, утери или искажения. К категории наиболее важных, как правило, относятся:

  • переписка с государственными органами;
  • переписка с заказчиками, поставщиками;
  • договорная документация;
  • должностные инструкции;
  • документы, относящиеся к кадровому учету.
Вся необходимая документация должна сохраняться.