Пн-пт с 9:00 до 20:00

Автоматизированный документооборот

Автоматизированный документооборот включает в себя несколько приложений, например, автоматизация канцелярии, электронный архив документов, системы управления и другие программы, необходимые для качественного управления предприятием.

Современный автоматизированный документооборот состоит из двух различных подсистем. Первая подсистема – это базовая платформа, предназначенная непосредственно для автоматизации бизнес процессов. Вторая – конкретные приложения, с помощью которых автоматизируются отдельные направления в деятельности предприятия. Очень часто смешивание задач в этих подсистемах приводит к неправильной или неэффективной работе автоматизированного документооборота.

Все приложения автоматизации можно разбить на группы по функциональному принципу. Рассмотрим это на примере линейки продуктов IRM Doc:

1. IRMbusinessDoc. ЕСМ-система управления документами, административными и бизнес процессами.

Включает в себя:

  • автоматизация заключения договоров;
  • согласование договоров;
  • контроль над исполнением поручений;
  • документооборот в границах отдельных проектов;
  • и другие.
IRM businessDoc

2. IRM classicDoc. Классическое делопроизводство.

Включает в себя:

IRM classicDoc

3. IRM archiveDoc. Электронные архивы.

Включает:

  • архив документов;
  • библиотека регламентов процедур управления;
  • архив технологической и конструкторской документации;
  • и др.
IRM archiveDoc

Можно внедрять данные приложения и отдельно, не тратя средства на создание системной инфраструктуры. Но в таком случае эффект от подобной автоматизации будет крайне низок из-за действия следующих факторов:

  • наличие на рабочем месте сотрудника множества приложений с различными интерфейсами и инструкциями пользователя;
  • не регулярное пользование работниками отдельных приложений;
  • необходимость организации в ручном режиме совместного информационного пространства;
  • потребность в гибких и эффективных инструментах модификации приложений;
  • сложность управления большим количеством разнообразных приложений.

Эти недостатки отсутствуют в комплексных системах автоматизации документооборота, таких как IRM Doc. В них процесс автоматизации разбивается на 2 этапа – внедрение платформы автоматизации документооборота и реализация на ее основе интегрированных приложений.

В результате, при использовании базовой платформы при автоматизации СЭД, система получает следующие преимущества:

  • снижение стоимости внедрения и использования конечных приложений;
  • унификация интерфейсов для всех приложений;
  • построение совместного информационного пространства;
  • получение унифицированных средств контроля над процессами производства;
  • автоматизированный сбор аналитической и статистической информации об исполнении бизнес процессов предприятия;
  • обеспечение последовательного расширения автоматизации процессов и их модификации, в зависимости от технологических и структурных изменений.

Пожалуй, единственным недостатком внедрения платформы автоматизации является высокая стоимость начального этапа. Но в дальнейшем, при эксплуатации автоматизированного документооборота издержки будут снижаться, а эффективность использования постоянно возрастать.