Пн-пт с 9:00 до 20:00

Электронный архив документов

При каких условиях возникает потребность в создании электронного архива?

Существование предприятия невозможно без скопления огромных объемов документации, которая нуждается в систематизированном хранении. СЭД позволяет значительно сократить количество деловых бумаг, заменяя большую часть электронными документами. Однако остается потребность в централизованном тематическом распределении документации, чтобы в процессе работы не возникало трудностей с поиском нужного документа.

Создание электронного архива не только полностью решает проблему сохранности имеющейся документации, но и способствует решению целого ряда задач:

  • осуществление оперативного поиска необходимого в конкретный момент документа;
  • своевременное отслеживание движения поступающей и создаваемой документации (корреспонденция, договора, нормативные акты);
  • организация результативного управления всеми вопросами делопроизводства

Необходимым условием, позволяющем осознать потребность в создании электронного архива, является факт не достаточно хорошей организации хранения документов, при которой решение перечисленных задач затруднительно.

Электронный архив и размер предприятий

Чем больше массивы рабочей документации, тем востребованнее становится электронный архив, где все документальные файлы можно расположить в четко упорядоченном виде, сэкономив рабочее время руководителя и сотрудников на выполнение ряда операций. Поэтому в первую очередь в подобном архиве, как в обязательной части IT-инфраструктуры, нуждаются крупномасштабные организации, в которых необходим постоянный комплексный контроль за оборотом документов.

На небольших предприятиях также нужна упорядоченная систематизация всех информационных сведений, несмотря на менее внушительные объемы документов. Электронное хранилище может стать гарантией идеального порядка в ведении делопроизводства. Кроме того, любое малое (среднее) предприятие со временем может дорасти до масштабов крупного холдинга. Наличие опыта в ведении электронного архива может стать преимущественным моментом при организации бизнес-процессов в условиях конкуренции, когда крайне значима оперативность в разрешении всех вопросов, в том числе и связанных с делопроизводством.

Электронный архив: соответствие требованиям в рамках выполняемых функций

Электронный архив является полноценно функциональным только в случае, если он способен хранить все документы, которые порождаются в процессе деятельности организации. Это в равной степени касается и документации, которая является результатом процессов обработки корпоративной структуры, и документов, создаваемых сотрудниками или рабочей группой в свободном ежедневном режиме.

Это предполагает, что такой архив должен содержать несколько сервисов, позволяющих осуществлять важнейшие функции по структуризации хранения информационных данных, разграничению возможного доступа, быстрому поиску, интеграции со средствами обработки и корпоративными приложениями.

Каким образом СЭД IRM archiveDoc реализует требования к электронному архиву?

СЭД IRM archiveDoc полностью соответствует всем предъявляемым требованиям. Полноценное безупречное функционирование обеспечивается наличием четырех модулей:

  1. "Архивное дело". Этот модуль позволяет автоматизировать задачи по управлению всеми архивными данными (на бумажных и электронных носителях), опираясь на требования действующего законодательства.
  2. "Электронное хранилище данных и документов". Способствует организации централизованного хранения документов и регламентированию доступа к ним.
  3. "Технологическое ядро". Обеспечивает четкое взаимодействие всех компонентов СЭД (интеграция с внешним обеспечением программы, управление установкой приложений клиентов, разграничение прав доступа).
  4. Распознавание и поиск документов.

СЭД IRM archiveDoc значительно упрощает ведение электронного архива, превращая работу с различными объемными базами данных в быстрый, прозрачный процесс.