Пн-пт с 9:00 до 20:00

Электронный архив документов

Каждое предприятие с годами обрастает невероятным количеством всевозможной документации. И привычные для нас папки с документами раньше хранили в специально отведенных помещениях. На современном этапе такая потребность уже отпадает: организации создают электронный архив документов, который является частью комплексной СЭД.

С его помощью легче и быстрее находить необходимые документы и отслеживать их движение в документообороте, т.е. происходит систематизация информации. Все это делает управление делопроизводством более эффективным.

Организация электронного архива особенно важна, если требуется централизованное или распределенное хранение документов, созданных и обрабатываемых в электронном виде.

Каким предприятиям нужен электронный архив?

Крупные компании и холдинги, через которые ежедневно идет многотысячный поток деловых бумаг, просто не смогут нормально работать без их упорядочивания и правильного хранения. Для них электронные архивы – это неотъемлемая часть IT-инфраструктуры, которая помогает экономить рабочее время сотрудников.

Начинающим компаниям не требуется комплексный контроль над документооборотом, но, тем не менее, и им важно, чтобы их документация была в полном порядке. И особенно актуально это будет в случае развития и укрупнения бизнеса.

Электронный архив организации: функции и требования

Документы на предприятиях могут появляться как итог структурированных корпоративных процессов обработки, так и как результат персональной работы сотрудников в свободном режиме или в рабочих группах. Задачи электронного архива заключаются в хранении всех этих видов документов. То есть он должен стать единственным местом хранения файлов электронных документов. В нем должен присутствовать ряд сервисов для приложений информационной системы и для конечных пользователей. Обычно его функции осуществляет электронный документооборот.

 

организация электронного архива

 

Реализация требований к такому архиву на примере IRM archiveDoc

Создание электронного архива документов должно соответствовать некоторым условиям (на примере вышеуказанной системы):

  • структуризация хранения – система IRM archiveDoc позволяет создавать электронный архив, в котором может быть один или несколько серверов и произвольная структура. Ее формируют создаваемые пользователями и приложениями папки, на которые могут быть определены ограничения различного рода. При этом есть возможность создавать виртуальные деревья, размещая там ссылки на эти папки и на поисковые папки;
  • система обеспечивает различные механизмы разграничения доступа в электронный архив. В нем могут содержаться и внешние, и внутренние документы, которым обеспечивается надежная защита на разных уровнях менеджмента;
  • поиск – система поддерживает все необходимые средства поиска: атрибутивного, полнотекстового. Имеется возможность создания шаблонов поисковых запросов и создания виртуальных папок;
  • интеграция со средствами обработки документов и корпоративными приложениями – позволяет пользователям хранить документы и сообщения электронной почты прямо из приложений Microsoft, т.е. полностью отказаться от хранения их в файловых архивах и пользоваться централизованным архивом документов, что гораздо надежнее. Система полностью интегрирована с работой различных корпоративных приложений.