Пн-пт с 9:00 до 20:00

Электронные архивы и хранилища данных

организации хранилищ данныхЭлектронный архив – это файловая система, предназначенная для хранения электронных документов.

Основные функции электронного архива:

  • конфиденциальность;
  • надежность хранения;
  • удобство пользования;
  • высокая скорость поиска;
  • разграничение доступа для пользователей.

Как правило, электронные архивы и хранилища данных построены по следующему принципу: документы в них находятся в неструктурированном виде (текстовые файлы, графические файлы, электронные таблицы и т. д.), которые, в свою очередь, сопровождаются карточкой документа со структурированным описанием.

Подходы к организации хранилищ данных

До недавнего времени существовало два основных подхода к организации хранилищ электронных документов:

  1. Хранение на SQL-сервере.
  2. Хранение данных в файлах.

Сейчас разработан и применяется комбинированный вариант, который сочетает в себе преимущества этих методов: высокую рабочую производительность и простоту управления SQL-сервера и неограниченный объем хранимых данных, многопользовательский доступ к данным и невысокую стоимость хранения в современных файловых хранилищах.

Схемы построения единого архива документов

Применение той или иной типовой схемы зависит от объема хранимых данных, количества пользователей и требуемой скорости работы с документами.

Наибольшее применение нашли четыре схемы организации электронного архива:

1. Базовая

Данная схема рекомендуется на начальной стадии построения архива. При необходимости, электронное хранилище может быть увеличено до требуемого объема и снабжено дополнительными рабочими функциями.

При такой схеме все данные хранятся в SQL-сервере. Главное преимущество – простота хранения и управления.

2. Классическая

При таком построении система состоит из двух составляющих, между которыми организован двухсторонний обмен данными: SQL-сервер выступает как оперативное хранилище, а файловое хранилище как архивное.

Данное решение обеспечивает работу с файлами до 100 МБ с высокой скоростью обработки документов на стороне оперативного хранилища. При этом стоимость хранения получается достаточно низкая, а объем архива практически неограниченный.

3. Мультимедийная

При работе с файлами большого объема, такими как графика, видео, подкасты, карты и пр., требования к организации хранилища документов повышаются. Одно из главных при такой схеме – организация потокового доступа к файлам (считывание не всего документа в целом, а лишь его требуемую часть).

Здесь ставят четыре хранилища: первая пара – оперативный SQL-сервер и файловый архив для документов объемом до 100 МБ, и вторая пара – оперативное хранилище медиа-данных с архивным хранилищем медиа-данных для файлов объемом больше 100 МБ.

Данная схема позволяет организовать оперативную работу с файлами практически любого объема, хранить документы в архиве сколь угодно долго и иметь быстрый доступ к ним.

4. Распределенная

Мощность одного сервера может оказаться недостаточной при обработке большого объема данных и одновременной работе большого количества пользователей. В такой ситуации применяют распределенную схему хранилища данных, при которой задействуют несколько файл-серверов и сервер базы данных. При этом нагрузка перераспределяется между ними.

При такой схеме электронные документы распределяются по имеющимся хранилищам, что позволяет сбалансировать нагрузку, как по всей сети в целом, так и на отдельном сервере. Помимо этого, увеличивается максимальный объем хранения, повышается отказоустойчивость системы и снижается стоимость хранения.

 

 

Основные аспекты, составляющие эффективность электронного архива IRM archiveDoc компании «Системы и проекты»

Применение электронного архива на предприятииПрименение IRM archiveDoc позволит выстроить такой алгоритм управления электронными документами предприятия, при котором каждому типу документов будет соответствовать определенное хранилище. Более того, можно настроить требуемую схему миграции документов между хранилищами.

После создания и сохранения документа он помещается по умолчанию в хранилище для определенного типа документа (например, аудио- и видеофайлы в хранилище медиа данных, отчеты – в файловое хранилище и т. д.). Для документов можно настроить и время нахождения в оперативном доступе. По истечении заданного времени, если документ не был востребован, он перекладывается в электронный архив предприятия.

Преимущества IRM archiveDoc

Использование IRM archiveDoc позволяет управлять различными электронными документами из единой системы. За счет этого не нужно использовать дополнительные средства для организации архивного хранения, организации хранения файлов большого объема и т. д.

За счет увеличения количества оперативной памяти и сокращения времени восстановления после сбоя повышается масштабируемость системы, т. е. скорость работы не будет снижаться при увеличении объема данных в СЭД.

В целом, уменьшается совокупная стоимость сопровождения системы IRM archiveDoc, что положительно сказывается на финансовых показателях предприятия.

Эффективность IRM archiveDoc

Эффективность IRM archiveDoc, как системы в целом, складывается из эффективной работы всех электронных составляющих производственного цикла предприятия.

За счет чего повышается эффективность работы при использовании IRM archiveDoc предприятиями:

1. Крупные предприятия:

  • хранение данных неограниченного объема;
  • автоматизация прикладных задач;
  • высокая отказоустойчивость.

2. Средние предприятия:

  • масштабируемость – при подключении все большего числа пользователей, эффективность работы системы не снижается;
  • корпоративная информация постоянно накапливается, структурируется и управляется.

3. Малые предприятия:

· за счет размещения части документов на недорогие рабочие станции или менее мощные серверы и замедления роста базы данных, снижается стоимость оборудования и сопровождения системы.

Преимущества использования IRM archiveDoc для сотрудников предприятия

1. Пользователи

Возможность работы в единой корпоративной среде с различными видами контента:

  • оперативный доступ к организационным и регламентирующим документам;
  • перевод документов в архив и получение доступа к определенным файлам электронного архива;
  • сохранение медиа данных объемом свыше 100 МБ;
  • получают увеличенное быстродействие при работе в системе за счет оптимизации работы SQL-сервиса.

2. Администраторы

Администрирование нескольких хранилищ гораздо эффективнее, чем одного большого хранилища:

  • восстановление после сбоя одного из хранилищ требует меньше времени по сравнению со всей системой;
  • одновременный выход из строя всех хранилищ крайне маловероятен;
  • упрощение администрирования SQL-сервера за счет уменьшения размера базы данных.

3. Руководители

  • распределенная система электронных хранилищ наиболее отказоустойчива и больше всего подходит для обеспечения непрерывности бизнес-процессов;
  • оптимизация стоимости хранения электронных данных за счет их размещения в дисконтных хранилищах.

4. Сотрудники отделов компьютерной безопасности

Надежная защита данных:

  • есть возможность конфиденциальные данные размещать в специализированном хранилище, куда будет закрыт доступ даже системным администраторам;
  • определенные файлы можно шифровать в рамках и инструментами операционной системы.

5. Разработчики прикладных программ

Автоматизация бизнес задач:

  • автоматизация процессов хранения файлов большого размера;
  • простота разработки прикладных программ для нескольких хранилищ.