Пн-пт с 9:00 до 20:00

Внедрение системы электронного документооборота - этапы, сроки, деньги

Организация электронного документооборота на предприятии в вопросах и ответах

 

Внедрение системы электронного документооборота При принятом решении внедрить электронный документооборот в организации руководитель столкнется с рядом определенных вопросов. Как правильно организовать последовательность процесса? Сколько времени будет затрачено? Во сколько обойдется в финансовом отношении?


Вне зависимости от выбранной системы деятельность по ее внедрению представляет собой совокупность последовательных этапов. При этом для ускорения процесса допустимо по некоторым из них вести работу одновременно. В любом случае потребуется:

  1. Детально исследовать структуру организации или предприятия, выявляя ведущие составляющие деятельности, для того, чтобы составить ориентировочную схему перемещения документов.
  2. Провести работу по формированию документальной номенклатуры, справочников, инструкций.
  3. Адаптировать работу программного обеспечения с документацией конкретной организации или предприятия.
  4. Установить и настроить систему с целью пробного использования.
  5. Устранить обнаруженные во время проб недочеты и произвести окончательную настройку системы электронного документооборота.
  6. Обучить сотрудников предприятия пользоваться программным обеспечением для организации эффективной работы.

 

Объемы необходимых работ на первый взгляд могут показаться достаточно большими. Однако, чтобы определить точные сроки внедрения системы, нужно учитывать факторы, которые типичны для каждого отдельного предприятия.

Во-первых, время внедрения зависит от класса выбранной предприятием системы. Например, СЭД с одним автоматизированным рабочим местом может начать работу через неделю; а система класса ERP может внедряться около года.

Во-вторых, важны масштабные охваты деятельности предприятия. Чем крупнее организация, тем больше требуется АРМ и серверов. Соответственно, будет больше потенциальных пользователей, которых потребуется обучить пользоваться системой.

В-третьих, настройка после пробной эксплуатации может производиться по-разному. Если меняются настройки ситемы, адаптация происходит довольно быстро. При изменении кода программы времени потребуется больше.

То есть, только принимая во внимание все существующие факты, можно обозначить точный срок внедрения системы электронного документооборота (от 1 недели до года).

 

Определение итоговой стоимости этого процесса предполагает суммирование всех расходов, затраченных в процессе внедрения системы. Можно перечислить основные виды необходимых затрат:

  1. Непосредственная стоимость самой системы конкретного класса со всеми лицензиями программного обеспечения;
  2. Оплата работ технических специалистов на всех этапах внедрения. Также следует учесть расходы на техническое сопровождение в процессе последующей эксплуатации;
  3. Расход средств на обучение сотрудников. Эффективное ведение электронного документооборота возможно только в случае, когда весь персонал, задействованный в работе, имеет соответствующую квалификацию.

Однако стоит напомнить, что все затраченные в процессе организации электронного документооборота финансовые средства, достаточно быстро окупаются за счет повышения продуктивности деятельности предприятия и за счет сокращения других видов расходов (бумага, канцелярские товары, оргтехника), потребность в которых отпадает в результате автоматизации документооборота.