Пн-пт с 9:00 до 20:00

Электронное делопроизводство

Любая организация, независимо от количества сотрудников и масштабов деятельности, нуждается в быстрой и качественной обработке документации. Исходящую и входящую корреспонденцию, приказы, распоряжения, кадровые решения и прочие действия, которые нуждаются в обязательном подтверждении, - необходимо учитывать и хранить таким образом, чтобы в нужный момент жизненно важный документ был, что называется, под рукой.

Обеспечить работу с бумажной волокитой, рассортировать документы по значимости вручную достаточно сложно. Для работы с архивами требуется целый штат сотрудников и время, которое чаще бывает дороже, чем оплата специалистам архивариусам.

В последнее время всё больше организаций переходит на ведение электронного архива, который ничем не уступает классическому. Введение цифровой подписи руководителя придаёт электронным документам точно такую же значимость, как и бумажным.

Отлаженное электронное делопроизводство превращает работу с документами понятной, управляемой и контролируемой.

сравнение бумажного и электронного архивов

При помощи специальных компьютерных программ ведётся журнал регистрации. Каждому документу присваивается индивидуальный номер, который содержит сведения о том, в каком электронном журнале он находится. Поиск нужного решения или приказа абсолютно прозрачен. Достаточно набрать код журнала и первое слово из документа. Компьютерная программа тотчас выдаст полный текст того или иного распоряжения.

Регистрация входящей документации значительно упрощается. Первичные данные: кем отправлен документ и когда, вкупе с его содержанием и способом доставки, - заносятся в специальную форму электронного бланка, который, при необходимости в любое время можно распечатать на принтере, либо отправить по факсу.

Исходящая документация точно также регистрируется по датам и спискам рассылок по организациям. При занесении ответа в электронную базу, автоматически отмечается: на какое именно послание пришёл результат. Это исключает дополнительный поиск и значительно сокращает время работы с документацией.

После процедуры электронной регистрации входящие документы рассматриваются, по ним выносятся резолюции, исполнение которых ставится на контроль. Всё это происходит в электронном виде. При таком подходе, практически исключается случайная потеря оригинала того или иного документа.

Дополнительные функции, которыми пользуется электронная канцелярия, позволяют отслеживать каждый документ на любой стадии работы. Для этого предусмотрены папки отчётности по этапам:

  • документ находится на рассмотрении;
  • документ подлежит возврату;
  • поручение просрочено;
  • приказы, утратившие силу, и так далее.

При запросе какого-либо документа, система тотчас выдаёт информации о стадии работы с ним, указывает на действия или бездействие сотрудников на данном этапе. Таким образом, начальник предприятия или отдела кадров получает сведения о работе с документами, не выходя из кабинета. В зависимости от требований, предъявляемых к некоторым документам, их бумажные копии могут быть отпечатаны при первой же необходимости.