Пн-пт с 9:00 до 20:00

Автоматизация делопроизводства и документооборота

Автоматизация делопроизводства и документооборота сегодня не является банальной данью моде. Это диктуемая потребностями современного бизнеса необходимость. Кроме того, переход на электронный документооборот все чаще требуется по закону.

Плюсы автоматизации

  1. Процесс автоматизации дает возможность ведения оперативного и объективного контроля всего документооборота.
  2. С помощью автоматизированной системы документооборота можно сделать прозрачной информационно-справочную работу и в любой момент получить информацию о стадии обработки документа.
  3. Одним из важнейших аспектов процесса автоматизации является возможность упорядоченного хранения электронных документов. Создавая автоматизированную систему, одновременно необходимо решать задачу гарантированной сохранности документов.
  4. Благодаря автоматизации документооборота появляется возможность настраивать систему, ориентируясь на требования определенного заказчика.

В результате внедрения СЭД:

  • для поиска документа требуется несколько секунд или минут;
  • не нужно ожидать поступления документов: все они доступны сотрудникам, имеющим право доступа к ним;
  • согласование и утверждение документов становится прозрачным и осуществляется в реальном времени;
  • передача документов между различными подразделениями осуществляется очень быстро;
  • возможность удаленно работать с документацией по электронной почте или посредством Web-браузера позволяет продолжать работу предприятия даже при отсутствии ключевых сотрудников на рабочем месте.
Когда необходим электронный документооборот

При налаженной работе бизнеса без автоматизации документооборота и делопроизводства вряд ли кто-то захочет внедрять ее. Система электронного документооборота направлена на повышение эффективности бизнеса благодаря удобству работы с документами.

Сегодня использование электронной почты с его традиционным пользовательским интерфейсом с аккуратно разложенными по папкам письмами стало привычным. Система электронного документооборота позволяет аналогичным способом разместить все документы в специальные папки и значительно облегчает поиск, доступ и хранение всей документации. Но в большинстве случаев организации простого хранилища документов оказывается недостаточно. В таких случаях руководителю предприятия приходится позаботиться о внедрении системы, позволяющей автоматизировать процесс работы с документами и управление бизнесом. Принятие подобных мер необходимо, если:

  • работа предприятия или организации связана с большим потоком документов (внутренних, входящих и исходящих), на рассмотрение которых уходит довольно много времени, что растягивает срок выполнения работы;
  • руководителями разных уровней проводится большое количество совещаний, и их продолжительность постепенно увеличивается;
  • руководитель не удовлетворен оперативностью принятия решений и строками их выполнения;
  • невозможно найти виновных в задержке или некорректном исполнении приказов или это требует больших временных затрат;
  • наблюдается рост количества форм отчетности;
  • фиксируются случаи нарушения коммерческой тайны и утечки информации.

При игнорировании описанных и некоторых других ситуаций и попытках решать проблемы без автоматизации программных систем возникает ряд новых задач, что приводит к падению эффективности работы предприятия.